Masaya konan yönetim gözden geçirme tutanağı iki sayfa. İlk sayfanın tamamı ciro, sipariş ve tahsilat rakamları; ikinci sayfada birkaç cümle kalite hedefi. Tedarikçi performansı geçmiyor, dış kaynaklı süreçlerden söz edilmiyor, kaynak yeterliliği başlığı hiç yok. Denetçi standardın girdi listesini eline alıyor ve tutanakla madde madde karşılaştırmaya başlıyor. ISO 9001 madde 9.3 YGG girdileri konusunda bulgu almanın en kolay yolu budur: iyi bir toplantı yapmak ama tutanağı standardın diliyle yazmamak.
Madde 9.3.2 girdi listesi
Standart, gözden geçirmenin planlanmasında ve yürütülmesinde şunların dikkate alınmasını ister. Önceki yönetim gözden geçirmelerinden gelen aksiyonların durumu. Kalite yönetim sistemiyle ilgili iç ve dış hususlardaki değişiklikler. Sistemin performansı ve etkinliğine dair bilgi ki bu da yedi alt başlığa ayrılır: müşteri memnuniyeti ve ilgili tarafların geri beslemesi, kalite hedeflerinin karşılanma derecesi, proses performansı ile ürün ve hizmet uygunluğu, uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler, izleme ve ölçme sonuçları, tetkik sonuçları, dış tedarikçilerin performansı. Ardından kaynakların yeterliliği. Risk ve fırsatlara yönelik aksiyonların etkinliği. Ve iyileştirme fırsatları.
Sayarsanız on bir başlık ediyor. Bu on bir başlığı tutanağın alt başlıkları olarak kullanın; hiçbir zekice düzenleme, standardın kendi sırasını takip etmek kadar iyi korumaz. Bir başlıkta konuşacak bir şey yoksa altına "bu dönemde değişiklik olmamıştır" yazın. Boş bırakmak ile "değişiklik yok" yazmak denetim açısından çok farklı iki şeydir.
En sık atlanan üç girdi
Birincisi kaynak yeterliliği. Toplantılarda kaynak konuşulur ama tutanağa geçmez, çünkü genelde bütçe tartışmasına dönüşür ve yazmak istenmez. Oysa bu başlık, kalite biriminin yıl boyunca en çok ihtiyaç duyduğu kaldıraçtır. "Ölçüm laboratuvarında ikinci bir teknisyen ihtiyacı görüşülmüş, karar ertelenmiştir" cümlesi bile bir kayıttır ve altı ay sonra işe yarar.
İkincisi dış tedarikçi performansı. Satın alma tarafındaki veriyi toplamak zahmetli olduğu için atlanıyor, halbuki girdi kalitesi çoğu şikâyetin kaynağında duruyor. Tedarikçi karnelerinizi toplantının iki hafta öncesinde çıkarın ve ilk üç ile son üç tedarikçiyi tutanağa yazın.
Üçüncüsü ve en çok atlanan, risk ve fırsatlara yönelik aksiyonların etkinliği. Risk tablosu yılın başında hazırlanıp bir daha açılmıyorsa bu başlığa yazacak bir şey de bulunmuyor. Toplantıdan önce risk kayıtlarını gözden geçirip hangi aksiyonun kapandığını, hangi riskin gerçekleştiğini not edin; risk yönetimi tarafındaki kaydınız o zaman canlanır.
Girdiyi hangi kayıttan çıkaracaksınız?
Tutanağı yazmadan önce her girdinin kaynağını belirleyin. Sol kolonda standardın on bir başlığı duruyor; sağdaki üç kolon veriyi kimin, nereden ve ne kadar sürede çıkaracağını söylüyor. Hazırlık süresi kolonunu boş bırakmayın: o kolon dolduğunda toplantı tarihini ne kadar önceden duyurmanız gerektiği kendiliğinden çıkıyor.
| Girdi başlığı | Veri kaynağı | Hazırlayan | Hazırlık süresi |
|---|---|---|---|
| Önceki YGG aksiyonları | Aksiyon takip listesi | Yönetim temsilcisi | 1 saat |
| İç ve dış husus değişiklikleri | Bağlam analizi | Yönetim temsilcisi | 2 saat |
| Müşteri memnuniyeti ve geri besleme | Şikâyet kaydı, karne, anket | Kalite müdürü | 3 saat |
| Kalite hedeflerine ulaşma | Gösterge panosu | Kalite müdürü | 2 saat |
| Proses performansı ve ürün uygunluğu | Hurda, ppm, Cpk raporu | Kalite mühendisi | 3 saat |
| Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet | DÖF kaydı | Kalite şefi | 2 saat |
| Tetkik sonuçları | İç tetkik bulgu listesi | Yönetim temsilcisi | 1 saat |
| Dış tedarikçi performansı | Tedarikçi karnesi | Satın alma | 2 saat |
| Kaynak yeterliliği | Eğitim planı, bakım planı, yatırım listesi | Bölüm müdürleri | 2 saat |
| Risk ve fırsat aksiyonlarının etkinliği | Risk kaydı | Yönetim temsilcisi | 2 saat |
| İyileştirme fırsatları | Öneri kaydı, bulgu analizi | Tüm ekip | 1 saat |
Toplam yirmi bir saat ediyor; yani üç kişilik bir hazırlık ekibinin bir haftalık kısmi mesaisi. Bu süreyi kısaltmanın tek gerçek yolu, verinin toplantı için özel olarak üretilmemesi. Göstergeleri zaten aylık üretiyorsanız ve DÖF kayıtları sistemde duruyorsa hazırlık, veriyi toplamak değil yorumlamak olur; izleme düzenini madde 9.1 yazımızda kurmuştuk.
Tutanağı toplantıdan sonra yazmayı bırakın; toplantıya girerken yarısı dolu olsun. Girdi başlıklarını ve verileri önceden yazın, boş bırakılan tek şey karar satırları olsun. Toplantı sırasında ekran yansıtın ve kararları oracıkta yazıp herkese okutun. Bu yöntemi uygulamaya başladığımız firmalarda toplantı süresi kısaldı, tutanak aynı gün imzalandı ve "ben öyle demedim" tartışmaları tamamen bitti. Bir de aksiyon satırına mutlaka sorumlu ve tarih koyun; sorumsuz aksiyon, alınmamış karardır.
Çıktıda ne aranır?
Madde 9.3.3 kısa ve nettir: gözden geçirme çıktıları karar ve aksiyon içerecek ve üç konuyla ilgili olacak. İyileştirme fırsatları, kalite yönetim sisteminde değişiklik ihtiyacı ve kaynak ihtiyaçları. Ayrıca sonuçların kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgi saklanacak. Yani tutanak durum aktarmakla kalamaz, karar taşımak zorundadır.
Denetçi çıktı tarafında iki şeye bakar. Kararların bu üç başlığa dağılıp dağılmadığına ve kararların sonraki toplantıda takip edilip edilmediğine. İkincisi için basit bir test var: önceki tutanağı açıp aksiyonların durumunu bu tutanakta arar. Bulamazsa "önceki aksiyonların durumu" girdisi de otomatik olarak karşılanmamış olur ve tek eksik iki bulgu birden doğurur.
Karar yazarken belirsiz fiillerden kaçının. "İyileştirilecek", "değerlendirilecek", "takip edilecek" gibi ifadeler altı ay sonra kimsenin ne yapacağını bilmediği satırlara dönüşüyor. Bunun yerine ölçülebilir bir sonuç yazın: "girdi kontrol alanına ikinci komparatör alınacak, sorumlu kalite müdürü, 30 Nisan". Böyle yazılmış üç karar, ISO 9001 madde 9.3 YGG girdileri eksiksiz doldurulmuş ama hiçbir karar taşımayan on sayfalık bir tutanaktan çok daha değerlidir.
Otomotivde ek girdiler ve zorunlu çıktı
IATF 16949 uygulayan bir tedarikçide gözden geçirmenin en az yılda bir yapılması, uygunluk riskine ve müşteri performansına göre sıklığın artırılması beklenir. Girdi listesi de genişler: kalitesizlik maliyeti, proses etkinliği ve verimliliği ölçümleri, ürün uygunluğu, değişiklikler için imalat fizibilite değerlendirmeleri, bakım hedeflerine karşı performans, garanti performansı, müşteri karnelerinin gözden geçirilmesi ve olası ya da gerçekleşmiş saha başarısızlıkları bu kapsamda sayılır.
Çıktı tarafında da bir ek var: müşteri performans hedefleri karşılanmadığında bir aksiyon planı oluşturulması beklenir. Bu, otomotivde YGG tutanağının en sık sorgulanan satırıdır. Müşteri karnesi hedefin altındaysa tutanakta "görüşülmüştür" yazmak yetmez; plan, sorumlu ve tarih olmak zorundadır.
Kalitesizlik maliyeti başlığı da otomotivde ayrıca sorulur ve çoğu tedarikçide en zayıf kalemdir. Hurda, yeniden işleme, sıralama, özel navlun ve müşteri şikâyetine harcanan mühendislik saati toplandığında ortaya çıkan sayı, kalite biriminin yıllık bütçesinden genelde çok daha büyük oluyor. Bu rakamı bir kez hesaplayıp toplantıya götürdüğünüzde kaynak tartışmasının yönü değişiyor. Hesabı mükemmel yapmaya çalışmayın; aynı yöntemle her dönem tekrarlanabilir olması yeterli.
Sıklık: yılda bir mi, altı ayda bir mi?
ISO 9001 sayı vermez, "planlı aralıklarla" der. Uygulamada altı ayda bir toplanmayı savunuyorum ve nedeni denetim değil, fayda. Yılda bir toplanan bir yönetim, kararlarının etkisini ancak bir sonraki yıl görüyor; altı ayda bir toplanan yönetim ise yıl ortasında düzeltme şansı buluyor. Ayrıca hazırlık yükü ikiye bölününce tek seferde yirmi saatlik angarya olmaktan çıkıyor.
Küçük bir firmada bu iş çok daha basit yürür. On beş kişilik bir işletmede yılda bir kez, yarım günlük, on bir başlığı sırayla geçen bir toplantı yeterlidir. Toplantıya sahibi, üretim sorumlusu ve kalite sorumlusu katılsın, tutanağı da o gün imzalayın. Bu ölçekte ayrı bir yazılıma ihtiyaç yok; ihtiyaç olan şey takvime yazılmış bir tarih ve hazırlığı üstlenen bir kişi.
Ne kadar sık toplanırsanız toplanın, tarihi yılın başında takvime koyun ve oynatmayın. Ertelenen yönetim gözden geçirme, ertelendiği için değil, ertelendiğini gösteren bir kayıt bırakmadığı için sorun oluyor. Toplantı gerçekten ertelenecekse gerekçesini yazın; denetçi tarih kaymasını değil, kayıtsız kaymayı sorgular.
YGG paketini sistemden çıkarmak
Girdi sayısı ve veri hacmi büyüdükçe hazırlığın kendisi bir projeye dönüşüyor. Bunun önüne geçmenin yolu, verinin toplantı için değil, zaten günlük işleyiş için toplanıyor olması. Şikâyetler, DÖF kayıtları, tetkik bulguları, tedarikçi karneleri ve göstergeler aynı sistemde duruyorsa YGG paketi bir raporlama işine iner. Uygunsuzluk tarafının nasıl kurulacağını madde 10.2 yazımızda, tetkik tarafını ise madde 9.2 yazımızda ele aldık.
PaKalite'de bu kayıtlar tek veritabanında durduğu için dönem seçildiğinde girdi başlıkları hazır geliyor; kalan iş yorum yazmak ve karar almak oluyor. Sistemi kurarken kaçırılmaması gereken nokta şu: aksiyonlar toplantı tutanağının içine gömülmesin, ayrı birer kayıt olarak açılsın. Böylece sonraki toplantıda "önceki aksiyonların durumu" başlığı elle hazırlanmadan çıkar ve ISO 9001 madde 9.3 YGG girdileri arasındaki ilk satır kendiliğinden dolar.
Tutanağı okurken elimde standardın girdi listesi olur ve başlıkları tek tek işaretlerim. İkinci olarak katılımcı listesine bakarım: üst yönetim yoksa toplantı yönetim gözden geçirme değildir. Üçüncü olarak da kararları sayarım. On sayfalık, hiç karar içermeyen bir tutanak ile üç sayfalık, altı kararı sorumlu ve tarihiyle taşıyan bir tutanak arasında tercihim her zaman ikincisidir ve bulguyu birincisine yazarım.
Toplantıyı işe yarar hale getirmek
Yönetim gözden geçirme, kalite biriminin yılda bir kez üst yönetimin tam dikkatini aldığı toplantıdır. Bunu bir uygunluk töreni olarak geçirmek en büyük israf. Girdi listesini eksiksiz doldurun ama asıl enerjinizi karar satırlarına harcayın; alınan üç sağlam karar, tam doldurulmuş on bir başlıktan daha çok iş görür. Toplantıya girerken hangi üç kararı çıkarmak istediğinizi önceden belirleyin; hazırlıksız girilen bir toplantıdan çıkan tek şey, bir sonraki toplantıya bırakılan konulardır.
Bir sonraki toplantıdan önce şunu yapın: geçen yılın tutanağını açın ve kararları tek tek okuyun. Kaçı gerçekleşti? Cevap yarıdan azsa sorun tutanakta değil, aksiyon takibinde demektir ve düzeltilecek ilk şey odur. ISO 9001 madde 9.3 YGG girdileri ne kadar eksiksiz olursa olsun, kararı takip etmeyen bir sistemde toplantı bir saatlik sunumdan öteye geçmez.