Salı sabahı gelen e-posta kısaydı: tedarikçi, iki yıldır aldığınız bir çözücünün güvenlik bilgi formunu revize etmiş, sınıflandırmaya yeni bir zararlılık ifadesi eklenmişti. Kalite sorumlusu o çözücünün hangi ürünlerde kullanıldığını çıkarmak için reçete klasörünü açtı ve iki gün boyunca 200'e yakın reçeteyi tek tek taradı. Sonunda 40 ürün buldu; kırkının da kendi güvenlik bilgi formu, etiketi ve taşıma bilgisi güncellenmek zorundaydı. Kimya sektörü kalite yönetim sistemi kurarken çözmeniz gereken asıl mesele budur: bir kaydın değişmesi, ona bağlı kaç kaydı harekete geçirmeli ve bunu kim hatırlayacak?
Hammadde, reçete ve ürün arasındaki bağ
Kimya üretiminde kayıtlar üç düzeyde yaşar: hammadde, reçete ve ürün. Çoğu işletmede bu üç düzey birbirinden bağımsız dosyalarda durur. Hammadde kartları satın almada, reçeteler ar-ge ya da üretimde, ürün belgeleri kalitede. Aralarındaki bağ ise insanların hafızasındadır. Bu yapı ürün sayısı 30'a kadar iş görür, 100'ü geçtiğinde çöker.
Doğru kurulum tek yönlüdür: hammadde kartı reçeteye, reçete ürüne bağlanır ve bağlar veritabanı düzeyinde tutulur. Böylece bir hammaddede yapılan her değişiklik, o hammaddeyi kullanan reçeteleri ve o reçetelerden üretilen ürünleri anında listeler. İki günlük arama, iki saniyelik bir sorguya döner. Kurulum maliyeti ise sanılandan düşüktür; asıl emek hammadde kartlarının ilk kez düzgün açılmasına gider.
Bu bağı kurarken hammadde kartına en az şu alanları koyun: tedarikçi, tedarikçi ürün kodu, CAS numarası, sınıflandırma bilgisi, güvenlik bilgi formu sürümü ve sürüm tarihi, giriş kontrol şartnamesi. Bu altı alan, sonraki bütün otomatik sorguların dayanağıdır. Eksik açılmış bir hammadde kartını iki yıl sonra tamamlamak, baştan açmaktan zordur.
Parti izlenebilirliği: ileri ve geri
İzlenebilirlik iki yönlüdür ve çoğu işletme yalnızca birini kurar. Geriye doğru izlenebilirlik, elinizdeki ürün partisinden yola çıkıp hangi hammadde partilerinin kullanıldığını bulmanızı sağlar; müşteri şikâyetinde buna ihtiyaç duyarsınız. İleriye doğru izlenebilirlik ise bir hammadde partisinden yola çıkıp o partinin hangi ürün partilerine ve hangi müşterilere gittiğini gösterir; tedarikçi bir uygunsuzluk bildirdiğinde buna ihtiyaç duyarsınız.
ISO 9001 madde 8.5.2 tanımlama ve izlenebilirliği düzenler ve izlenebilirlik bir şartsa çıktının tekil tanımının kontrol altında tutulmasını ister. Kimyada bu tekil tanım parti numarasıdır. Parti numarasını üretim emrine, kullanılan hammadde partilerine, analiz sonucuna ve sevk kaydına bağlamadıysanız, madde 8.5.2 kâğıt üzerinde karşılanmış görünür ama işlemez.
Tank ve silolarda ise ayrı bir zorluk var. Yarı dolu bir tankın üzerine yeni parti boşaltıldığında iki parti karışır. Bunu görmezden gelen sistemlerde izlenebilirlik zinciri tam da burada kopar. Uygulamadaki çözüm, her tank dolumunu kayıt altına almak ve karışım oluştuğunda birleşik bir tank partisi numarası üretip bunu iki kaynak partiye birden bağlamaktır. Böylece sorguladığınızda iki hammadde partisi de listeye düşer. Tank karışımını modellemeyen bir kimya sektörü kalite yönetim sistemi, sıvı üretimde izlenebilirlik sözünü tutamaz.
Bir değişiklik hangi kayıtları tetikler
Aşağıdaki tablo, kimya üretiminde sık yaşanan dört değişiklik türünü ve her birinin hangi kayıtları harekete geçirmesi gerektiğini gösteriyor. Tabloyu kendi ürün yapınıza uyarlayıp bir tetikleme kuralı listesine dönüştürebilirsiniz.
| Değişiklik | Etkilenen kayıtlar | Tetiklenecek görev |
|---|---|---|
| Tedarikçi SDS revizyonu | Hammadde kartı, ilgili reçeteler, ürün SDS'leri, etiketler | Etkilenen ürün listesi çıkar, SDS gözden geçirme görevi aç |
| Reçete değişikliği | Ürün şartnamesi, ürün SDS'i, analiz yöntemi, ilk üretim onayı | Değişiklik onayı, ilk parti genişletilmiş analiz |
| Tedarikçi değişikliği | Onaylı tedarikçi listesi, giriş kontrol şartnamesi, hammadde kartı | Tedarikçi onayı, numune doğrulama, deneme partisi |
| Analiz yöntemi güncellemesi | Analiz sertifikası şablonu, laboratuvar talimatı, cihaz kaydı | Yöntem geçerli kılma, personel eğitimi kaydı |
Tablodaki mantık basit: her satır bir "eğer bu değişirse, şunlar da değişmeli" kuralıdır. Bu kuralları bir yazılıma tanımladığınızda, değişikliği yapan kişi ne kadar deneyimsiz olursa olsun sistem etkilenen kayıtları önüne getirir. Kurumsal hafızayı kişilerden alıp yapıya taşımanın en ucuz yolu budur ve bir kimya sektörü kalite yönetim sistemi asıl bu kurallarla değer üretir.
Kimyada gözden en çok kaçan başlık, müşteriye hangi sürüm güvenlik bilgi formunun gittiğinin takip edilmemesidir. Bir işletmede yaptığımız kontrolde aynı ürünün birbirinden farklı sürümdeki formları farklı müşterilerin elinde çıktı; en eskisi yıllar öncesine aitti. Çözüm için ayrı bir yazılım gerekmiyor: gönderim kaydına ürün, sürüm numarası, müşteri ve tarih yazmak yeterli. Yeni sürüm çıktığında kime dağıtım yapılacağı o listeden çıkar.
Analiz sertifikası (CoA) düzeni
Analiz sertifikası, ürün partisinin şartnameye uygun olduğunun müşteriye sunulan kanıtıdır ve kimyada neredeyse her sevkiyatın ekidir. İyi kurulmuş bir sistemde CoA elle yazılan bir belge değil, laboratuvar sonuç kaydından üretilen bir çıktıdır. Analiz sonucu sisteme girildiğinde şartname limitleriyle otomatik karşılaştırılır, limit dışı sonuç partiyi serbest bırakılamaz duruma getirir.
Burada dikkat edilecek nokta şartname sürümüdür. Ürün şartnamesi zaman içinde değişir; iki yıl önce sevk edilmiş bir partinin CoA'sı, o tarihte geçerli olan şartname sürümüne göre değerlendirilmiş olmalıdır. Bu yüzden CoA kaydına şartname sürüm numarasını da yazın. Müşteri eski bir partiyi sorguladığında hangi limitlere göre onay verdiğinizi göstermek zorunda kalabilirsiniz.
Bir de tekrar analiz meselesi var. Sınırda çıkan bir sonucu yeniden ölçmek meşrudur, ama ilk sonucun silinmesi meşru değildir. İki sonuç da kayıtta durmalı, hangisinin hangi gerekçeyle kabul edildiği yazılmalıdır. İlk sonucu silen laboratuvar uygulamaları, denetimde veri bütünlüğü sorunu olarak değerlendirilir ve toparlanması zordur.
SDS'i dış kaynaklı doküman olarak yönetmek
Tedarikçiden gelen güvenlik bilgi formu, kendi ürettiğiniz bir doküman değildir; ISO 9001 madde 7.5.3 dilinde dış kaynaklı dokümante bilgidir ve tanımlanıp kontrol altında tutulması gerekir. Pratikte bu şu demek: her tedarikçi SDS'i, hangi hammaddeye ait olduğu, hangi sürüm ve hangi tarihte alındığı bilgisiyle kayıt altına alınır, geçerliliği periyodik olarak sorgulanır.
Güvenlik bilgi formunun 16 bölümlük yapısında hepsi eşit önemde değildir. Revizyon geldiğinde önce 2. bölüm (zararlılık tanımlaması), 3. bölüm (bileşim bilgisi), 9. bölüm (fiziksel ve kimyasal özellikler) ve 14. bölüm (taşımacılık bilgileri) karşılaştırılır. Bu dördünde değişiklik varsa etkilenen ürünlerin formları, etiketleri ve depolama ayrım kuralları gözden geçirilmelidir. Diğer bölümlerdeki düzeltmeler genellikle idari nitelikte kalır.
Eski sürümler silinmez. Bir müşteri üç yıl önce aldığı partinin o tarihteki güvenlik bilgisini sorabilir; ayrıca bir iş kazası incelemesinde o dönem geçerli olan form istenir. Doküman yönetimi kurgunuz yürürlükten kalkmış sürümleri erişimi kısıtlı bir arşivde tutmalı, güncel sürümle karışmayacak biçimde işaretlemelidir.
Kimya işletmelerinde ilk baktığım şey hammadde kartı ile depodaki etiketin uyumudur. Sistemde bir sınıflandırma, bidonun üzerinde başka bir sınıflandırma görüyorsam, SDS revizyon takibinin işlemediğini anlarım ve doğrudan tedarikçi formlarının sürüm listesini isterim. İki liste arasındaki fark, sistemin ne kadar canlı olduğunu tek bakışta gösterir.
Depolama ayrımı ve raf ömrü kayıtları
Kimyasal depoda kayıt düzeninin iki görevi vardır: birbiriyle reaksiyona girebilecek maddelerin ayrı tutulduğunu kanıtlamak ve raf ömrü dolan malzemenin kullanılmadığını göstermek. Birincisi için depolama ayrım matrisi hazırlanır; hangi zararlılık sınıfının hangisiyle aynı bölmede duramayacağı tablo hâlinde tanımlanır ve hammadde kartındaki sınıflandırma bilgisiyle eşleştirilir. Yeni bir hammadde girdiğinde sistem hangi bölgeye konacağını söyleyebilmelidir.
Raf ömrü tarafında ise iki tarih birlikte izlenir: hammaddenin son kullanma tarihi ve yeniden test tarihi. Birçok kimyasal, son kullanma tarihi geçtiğinde otomatik olarak atılmaz; yeniden analiz edilip belirli bir süre daha kullanılabilir. Bu kararın kayıtlı olması gerekir. Sistemde her hammadde partisine bir durum alanı koyun: kullanılabilir, yeniden test bekliyor, bloke, imha. Durum değişikliğini kimin yaptığı kayıtta dursun.
Bu iki kaydın işletmeye görünen faydası envanterde ortaya çıkar. Yıl sonunda kaç kilogram malzemenin raf ömrü nedeniyle imha edildiğini partisiyle birlikte raporlayabilen bir işletme, ertesi yıl satın alma miktarlarını düzeltir. Sahada gördüğümüz bir örnekte, imha edilen malzemenin büyük bölümünün tek bir hammadde grubundan geldiği ortaya çıktı; sipariş miktarı aşağı çekildiğinde yıllık imha maliyeti belirgin biçimde düştü. Kayıt tutmanın kalite dışında bir de bütçe tarafı var, çoğu zaman ilk fark edilen de o oluyor.
Uygunsuzluk, blokaj ve yeniden işleme
Kimyada uygunsuz ürünün büyük bölümü hurdaya gitmez, düzeltilir: viskozite düşükse dolgu eklenir, renk sapmışsa pigment ilave edilir, pH kayarsa ayarlanır. Bu meşru bir yoldur ama kayıt üretmesi şarttır. ISO 9001 madde 8.7 uygun olmayan çıktının kontrol altına alınmasını, yapılan işlemin ve kararı verenin kaydedilmesini ister. Yeniden işlenmiş bir parti, yeniden analiz edilmeden serbest bırakılamaz.
Sahada gördüğümüz en zayıf halka, düzeltme kaydının parti numarasına bağlanmamasıdır. Düzeltme yapılır, parti sevk edilir, altı ay sonra o partiyle ilgili şikâyet geldiğinde partinin düzeltilmiş olduğu bilgisine kimse ulaşamaz. Oysa bu bilgi kök neden analizinin yarısıdır. Düzeltme kaydı ile düzeltici faaliyet kaydının aynı parti anahtarı altında toplanması, tekrar eden sapmaları da görünür kılar.
Kurulum sırası ve ilk üç ay
Yeni bir kimya sektörü kalite yönetim sistemi kurarken sıralamayı şöyle yapın. İlk ay hammadde kartlarını temizleyin: mükerrer kayıtları birleştirin, CAS numaralarını ve SDS sürümlerini doldurun. İkinci ay reçeteleri sisteme taşıyıp hammadde kartlarına bağlayın. Üçüncü ay parti numaralandırmasını ve analiz sonuç girişini devreye alın. Bu sırayı bozup önce parti takibine başlarsanız, altında duracak hammadde verisi olmadığı için izlenebilirlik yarım kalır.
Tedarikçi tarafını da unutmayın; kimyada ürün kalitesinin büyük kısmı hammadde girişinde belirlenir. Onaylı tedarikçi listesi, giriş kontrol şartnameleri ve tedarikçi performans kayıtları aynı sistemde durduğunda, bir hammaddede tekrar eden sapmayı üç ay içinde fark edersiniz. Tedarikçi yönetimi ayrı bir dosyada kaldığında bu fark ancak yıllık değerlendirmede ortaya çıkar; o da genellikle geç olur. PaKalite'de bu dört kayıt tipi tek bir şema altında tutulduğu için hammadde kartından sevk kaydına kadar zincir kopmadan kurulabiliyor; benzer bir kayıt mantığını gıda üretimi yazımızda da anlatmıştık. Aracı hangisi olursa olsun işe hammadde kartından başlayın; zincirin ilk halkası çürükse gerisi tutmaz. Sistemin genel çerçevesi için kalite yönetim sistemi sayfamıza da bakabilirsiniz.