Bütçe formunda tek bir satır vardı: "Kalite yönetim yazılımı — tutar". Masada ise üç teklif duruyordu ve hiçbiri diğeriyle aynı kalemleri içermiyordu. Birincisi lisansı ve kurulumu birlikte fiyatlamış, eğitimi ayrı bir ek olarak bırakmıştı. İkincisi eğitimi dahil etmiş ama veri göçünü "kapsam dışı" yazmıştı. Üçüncüsü ise en düşük rakamı veriyordu; alt satırında yıllık bakım oranı duruyordu ve o oran diğerlerinin iki katıydı. Kalite müdürü hangisini forma yazacaktı? QDMS fiyatları ya da başka bir kalite yazılımının bedeli sorulduğunda verilecek tek doğru cevap şudur: teklifleri aynı kalem listesine oturtmadan karşılaştıramazsınız. Bu yazıda o kalem listesini kuruyoruz.
Fiyatı belirleyen dört ana değişken
QDMS fiyatları ya da aynı kategorideki başka bir ürünün fiyatlaması karmaşık görünse de dört değişkene indirgenebilir. Kaç kullanıcı lisanslanıyor? Hangi modül seti alınıyor — yalnızca doküman yönetimi mi, yoksa denetim, düzeltici faaliyet, tedarikçi, kalibrasyon ve ölçüm analizi de dahil mi? Kurulum bulut aboneliği olarak mı yapılıyor, şirket içi lisansla mı? Dördüncüsü ise tek bir kalem değil, bir demet: kurulum, veri göçü, eğitim, özelleştirme ve yıllık bakım. Teklifleri karşılaştırılamaz kılan da genelde bu son demettir.
Bu dördünden ilk ikisi ilk yıl bedelini, son ikisi ise beş yıllık toplamı belirler. Satın alma komitelerinin en sık düştüğü hata, kararı yalnızca ilk yıl rakamına bakarak vermektir. Yüzde on beş bakım oranıyla gelen bir teklif, beş yılda lisans bedelinin yüzde altmışını daha faturalandırır; yüzde yirmi beşle gelen bir teklif ise lisansın tamamını bir kez daha ödetir. İki teklif arasındaki ilk yıl farkı bu tabloda kolayca silinir.
Lisans modelleri ve hangisinin size uyduğu
Piyasada üç lisans modeli dolaşıyor ve üçü de farklı bir organizasyona uyuyor. Kullanıcı başına (named user) modelde sistemde tanımlı her kişi için ödeme yaparsınız; kim ne kadar kullanırsa kullansın bedel aynıdır. Eşzamanlı kullanıcı (concurrent user) modelinde aynı anda sisteme bağlanabilecek kişi sayısını satın alırsınız. Kurum lisansında ise kullanıcı sayısı sınırsızdır, bedel tesis ya da şirket başına belirlenir.
Üretim ağırlıklı bir otomotiv tedarikçisinde eşzamanlı model neredeyse her zaman daha hesaplıdır. Üç yüz kişilik bir fabrikada herkesin sisteme tanımlı olması gerekir ama aynı anda kırk kişiden fazlası bağlanmaz. Kullanıcı başına modelde üç yüz lisans ödersiniz, eşzamanlı modelde elli. Buna karşılık eşzamanlı modelin bir riski vardır: vardiya değişiminde herkes aynı anda talimat açmaya çalışırsa kapasite dolar ve kullanıcı kapıda bekler. Sayımı vardiya başındaki tepe yüke göre yapın, ortalamaya göre değil.
Kurum lisansı ise iki durumda mantıklı olur: çok tesisli bir grup şirketiyseniz ya da kullanıcı sayınızın önümüzdeki üç yılda belirgin biçimde artacağını biliyorsanız. Bu modelde dikkat edilecek nokta kapsamın nasıl tanımlandığıdır. "Şirket" mi, "tesis" mi, "vergi numarası" mı? Grup şirketinde ikinci fabrikayı açtığınızda lisansın oraya da geçip geçmediği sözleşmede tek cümleyle yazılı olmalıdır. Bu cümle olmadığında ikinci tesis yeni bir satın alma süreci demektir ve pazarlık gücünüz sıfıra iner.
Türkiye'de kalite yazılımı denince akla ilk gelen isimlerden biri olan QDMS, Bimser firmasının ürünüdür ve o kadar yaygınlaştı ki pek çok firmada kategori adı gibi kullanılıyor. Bu yaygınlığın pratik sonucu şu: satın alma komiteleri fiyat sorarken çoğu zaman markayı soruyor, kapsamı sormuyor. Oysa aynı marka altında çok farklı kapsamlar fiyatlanabilir. Hangi ürünü değerlendirirseniz değerlendirin, teklifi markanın adıyla değil kalem listesiyle isteyin.
Teklif alırken salt okunur kullanıcının nasıl fiyatlandığını mutlaka sorun. Fabrikadaki kullanıcıların çoğu sisteme veri girmez, sadece güncel talimatı okur. Bu kişiler tam lisans olarak sayılıyorsa bedel gereksiz yere iki katına çıkar. Bazı tedarikçiler okuma kullanıcısını ücretsiz ya da düşük bedelle tanımlar; sormazsanız söylemezler. Aynı soruyu müşteri denetçisi için açılacak süreli hesaplar için de sorun.
Modül seti fiyatı nasıl büyütür
Modüler fiyatlama ilk bakışta adil görünür: ihtiyacın kadarını al, kadarını öde. Uygulamada ise iki tuzağı var. Birincisi, kalite süreçlerinin birbirine bağlı olmasıdır. Doküman modülünü alıp düzeltici faaliyet modülünü almazsanız, bir uygunsuzluğun ilgili prosedüre bağlanması mümkün olmaz ve DÖF kayıtları yine Excel'de kalır. İkinci tuzak sonradan modül eklemenin fiyatıdır; paket içinde alındığında indirimli olan modül, iki yıl sonra tek başına alındığında liste fiyatından gelir.
Bu yüzden teklifi bugünkü ihtiyaca göre değil, üç yıllık yol haritasına göre isteyin. Otomotiv tedarikçisiyseniz doküman, düzeltici faaliyet, iç denetim, tedarikçi değerlendirme, kalibrasyon, eğitim-yetkinlik ve müşteri şikâyeti modülleri kısa sürede gerekli olacaktır. Bunları ilk sözleşmede fiyatlatın; hemen almasanız bile fiyatı sabitleyen bir opsiyon maddesi ekletin. Modül listesine bakıp kendi üç yıllık haritanızı çıkarmak, ilk teklifi istemeden önce yapılacak en faydalı iştir.
Görünmeyen kalemler nerede saklanır
QDMS fiyatları sorulunca gelen tekliflerin karşılaştırılamaz olmasının asıl sebebi lisans satırı değil, hizmet satırlarıdır. Veri göçü, arayüz geliştirme, özelleştirme ve eğitim; bu dördü bazı tekliflerde dahil, bazılarında "opsiyonel" yazar, bazılarında hiç görünmez. Görünmeyen kalem sözleşme imzalandıktan sonra teklif olarak geri gelir ve o noktada pazarlık gücünüz kalmamış olur.
Özelleştirme kaleminde ayrıca bir tuzak daha var. Firmaya özel geliştirilen bir form ya da rapor, yazılımın bir sonraki sürümüne kendiliğinden taşınmaz; taşınması için ayrı bir uyarlama işi gerekir ve bu iş çoğu sözleşmede bakım kapsamı dışındadır. İki sürüm sonra elinizde güncellenemeyen bir sistem kalır, çünkü her güncelleme özelleştirmeleri kırar. Bunu önlemenin iki yolu var: özelleştirmeyi mümkün olduğunca az tutmak ya da sözleşmeye "özelleştirmelerin yeni sürüme taşınması bakım kapsamındadır" cümlesini yazdırmak. İkisi de olmuyorsa, standart yapıyı süreçlerinize uydurmak yerine süreçlerinizi standart yapıya uydurmak uzun vadede daha ucuza gelir.
Sözleşme öncesi mutlaka fiyatlatmanız gereken kalemler şunlardır: mevcut dokümanların sisteme aktarımı, ERP ya da personel sisteminden kullanıcı aktarımı, firmaya özel form ve rapor geliştirmesi, kurulum sonrası ilk yıl destek kapsamı, ek eğitim günü birim bedeli ve sözleşme sonunda verinin dışa aktarım bedeli. Sonuncusu en çok atlanan maddedir ve en pahalıya patlayanıdır; bunu ve benzeri soruları demo öncesi listelemek için demo soruları yazımıza göz atın.
Beş yıllık maliyet iskeleti
Aşağıdaki tablo bir fiyat listesi değildir; teklifleri aynı zemine oturtmak için kullandığımız iskelettir. Lisans bedelini 100 birim kabul edip diğer kalemleri o birime göre yazın, üç teklifi de aynı biçimde doldurun. Rakamlar tedarikçiden tedarikçiye değişir ama kalemler değişmez.
| Maliyet kalemi | Fiyatlama birimi | Sıklık | Şirket içi kurulumda ağırlık | Bulut aboneliğinde ağırlık |
|---|---|---|---|---|
| Yazılım lisansı | Kullanıcı / eşzamanlı / kurum | Tek seferlik | Yüksek | Yok (abonelikte) |
| Abonelik bedeli | Kullanıcı × ay | Aylık / yıllık | Yok | Çok yüksek |
| Kurulum ve devreye alma | Adam-gün | Tek seferlik | Orta | Düşük |
| Veri göçü | Doküman adedi / adam-gün | Tek seferlik | Orta | Orta |
| Eğitim | Adam-gün / grup | Tek seferlik + tekrar | Orta | Orta |
| Yıllık bakım / destek | Lisans bedelinin yüzdesi | Yıllık | Yüksek | Abonelik içinde |
| Sunucu ve altyapı | Donanım + sistem yönetimi | Tek seferlik + yıllık | Orta | Yok |
| Özelleştirme ve arayüz | Adam-gün | İhtiyaç hâlinde | Değişken | Değişken |
Tabloyu doldurduğunuzda genellikle şu tablo çıkar: şirket içi kurulumda maliyetin ağırlığı ilk yıla biner, sonraki yıllarda yalnızca bakım ve sunucu gideri kalır. Bulut aboneliğinde ise ilk yıl rahattır ama beşinci yılın sonunda ödenen toplam, şirket içi modelin üzerine çıkabilir. Hangisinin sizin için doğru olduğu yalnızca paraya bağlı değil; veri sahipliği ve erişim tarafını bulut mu sunucu mu yazısında ayrı ayrı tarttık.
İlk yıl ucuz olan, beşinci yılda pahalı olabilir
Tabloyu birim üzerinden doldurmanın ne kadar aydınlatıcı olduğunu bir örnekle görelim. Lisans bedelini 100 birim kabul edelim. A teklifi lisansı 100 birim veriyor, kurulum ve göçü 25 birim fiyatlıyor, yıllık bakımı lisansın yüzde 18'i. B teklifi lisansı 80 birim veriyor, kurulumu bedava diyor ama yıllık bakımı yüzde 28. İlk yılda A 143 birim, B 102 birim; komite B'ye yönelir. Beş yılın sonunda A 215 birime, B 192 birime ulaşır. Fark daralmıştır ama hâlâ B öndedir. Şimdi aynı hesabı otuz kullanıcı eklendiği bir senaryoda tekrarlayın; ek kullanıcı bedeli B'de liste fiyatından, A'da paket içinde geliyorsa sıralama tersine döner.
Bu örneğin amacı bir tedarikçiyi diğerine tercih ettirmek değil, hesabı tek bir yıla sıkıştırmanın yanıltıcı olduğunu göstermek. Beş yıllık pencereyi kullanmanızın ikinci bir sebebi daha var: kalite yazılımı sık değiştirilen bir sistem değildir. Doküman geçmişi, kayıt arşivi ve kullanıcı alışkanlığı biriktikçe geçiş maliyeti artar. Aldığınız kararla en az beş yıl yaşayacağınızı varsayarak hesaplayın.
Üçüncü bir kalem daha var ve teklif kâğıdında hiç görünmez: kendi ekibinizin harcadığı zaman. Dört haftalık bir devreye almada kalite ekibinden bir kişinin neredeyse tam zamanlı çalışması gerekir. Bunu adam-gün olarak hesaplayıp tabloya yazın. Yazmadığınızda proje ucuz görünür ama o kişinin yapamadığı denetim, kapatamadığı düzeltici faaliyet ve erteleyemediği müşteri raporu maliyetin gerçek kısmını oluşturur. İç kaynak maliyetini görünür kılmak, yönetimden ek destek talep etmenin de en sağlam gerekçesidir.
Maliyet tartışmasının denetimle ilgisiz görünen ama doğrudan bağlantılı bir tarafı var: bütçe yetersizliği yüzünden alınmayan modül, o sürecin Excel'de kalması demektir. Denetçi doküman kontrolünü sistemde, düzeltici faaliyetleri paylaşılan bir klasörde bulduğunda ilk sorduğu şey ikisinin nasıl bağlandığı olur. Yarım alınan bir sistem, hiç alınmamış bir sistemden daha çok soru getirir.
Teklif isterken şartnameye yazılacak beş cümle
QDMS fiyatları için gelen teklifleri karşılaştırılabilir kılmanın yolu, teklif istemeden önce kalem listesini siz belirlemektir. Şartnameye şu beş cümleyi ekleyin. Bir: lisans bedeli, kullanıcı modeli açıkça belirtilerek verilecektir. İki: kurulum, veri göçü ve eğitim ayrı satırlar hâlinde fiyatlanacaktır. Üç: yıllık bakım bedeli oranı ve neyi kapsadığı yazılacaktır. Dört: beş yıllık toplam sahip olma maliyeti tabloda gösterilecektir. Beş: sözleşme sona erdiğinde verinin hangi formatta ve hangi bedelle teslim edileceği belirtilecektir.
Bu beş cümle tek başına teklif kalitesini yükseltir ve karşılaştırmayı yarım güne indirir. Seçim kriterlerini puanlama tablosuna dönüştürmek isterseniz on kriterlik değerlendirme yazımız aynı şartnameyle birlikte kullanılabilir. Kendi tarafımızda fiyatlamayı basit tutmayı seçtik; PaKalite'nin on sekiz modülü tek pakette geliyor ve fiyat sayfasında hangi kalemin neyi kapsadığını açıkça yazıyoruz; çünkü sahada gördüğümüz en büyük zaman kaybı, üç ayrı teklifi aynı tabloya oturtmaya çalışırken geçen haftalardı.