Teklif e-postası öğleden sonra geldi. Ekte iki sayfalık bir PDF vardı ve ilk sayfanın yarısı alt alta sıralanmış modül adlarından oluşuyordu: doküman, DÖF, denetim, eğitim, risk, tedarikçi, kalibrasyon, anket, öneri, toplantı, aksiyon, ekipman... On sekiz kalem. Satın alma müdürü tek soru sordu: "Bunların kaçını gerçekten kullanacağız?" Teklifte bu soruya cevap yoktu. QDMS modülleri listesi neredeyse her tedarikçide benzer görünür; farkı yaratan hangi modülün ilk yıl açılacağı ve modüllerin birbirine bağlı olup olmadığıdır. Aşağıda her modülü üç soruyla ele alıyorum: hangi soruyu çözer, kim kullanır, olmazsa ne olur.
Doküman modülü: sistemin omurgası
QDMS modülleri sıralanırken listenin en başına hep bu modül yazılır ve yeri doğrudur. Hangi soruyu çözer: Bir prosedürün hangi revizyonu geçerli, kim onayladı, kim okudu? Kim kullanır: Herkes. Süreç sahipleri hazırlar, kalite onaylar, saha okur. Olmazsa ne olur: Master liste ile sahadaki nüsha arasındaki fark denetimde bulguya döner. Bu modül olmadan diğer hiçbir modül anlamlı çalışmaz; çünkü DÖF'ün de denetimin de referansı bir dokümandır.
Modülde aranacak asgari özellikler şunlar: sistem tarafından üretilen doküman kodu, en fazla iki kademeli onay akışı, revizyon açıklaması zorunluluğu, otomatik arşivleme, kontrollü kâğıt kopya takibi ve okundu kaydı. Bu altısı yoksa modül bir dosya deposundan ibarettir. Doküman yönetimi sayfasında kurgunun ayrıntısını anlattık.
DÖF modülü: kayıtların kaybolmadığı yer
Hangi soruyu çözer: Açılan bir düzeltici faaliyet kimde, hangi aşamada ve termini geçti mi? Kim kullanır: Kalite, üretim, satın alma. Olmazsa ne olur: E-posta ile açılan faaliyetler sorumlu izne çıktığında kaybolur, aynı problem altı ay sonra tekrar eder.
Bu modülün kalitesi kök neden alanının nasıl kurgulandığıyla ölçülür. Serbest metin kutusu bırakan bir ekran, "operatör dikkatsizliği" cevaplarını üretir. 5 Neden ya da balık kılçığı formatını dayatan, sonrasında etkinlik doğrulaması için ayrı bir görev açan modül işe yarar. Otomotivde 8D formatı da bulunmalıdır; müşteri şikâyetlerinin büyük çoğunluğu bu formatta istenir. Yöntem tarafı için DÖF süreci sayfasına bakabilirsiniz.
Bu modülde ikinci sırada bakılacak özellik, kayıtların birbirine bağlanabilmesidir. Aynı tedarikçiden gelen üç ayrı red kaydı tek bir kök nedene çıkıyorsa, bunları tek bir DÖF altında toplayabilmek gerekir. Aksi hâlde yılda 60 kayıt açılır, hepsi ayrı ayrı kapanır ve tekrar eden problem hiç görünmez. Tekrar oranını raporlayamayan bir DÖF modülü, kayıt tutmaktan öteye geçmez.
Denetim modülü: programdan bulgu kapanışına
Hangi soruyu çözer: Yıllık denetim programının neresindeyiz, hangi bulgu açık kaldı? Kim kullanır: Kalite yönetim temsilcisi ve iç denetçiler. Olmazsa ne olur: Programdaki denetimlerden biri atlanır ve bu, belgelendirme denetiminde doğrudan uygunsuzluktur.
Modülde denetim programı takvimi, denetçi ataması, soru listesi, bulgu kaydı ve bulgunun DÖF'e bağlanması bulunmalıdır. IATF 16949 madde 9.2.2.1 denetim programının risk bazlı olmasını ve müşteri performansını dikkate almasını ister; modül bu sıralamayı destekliyorsa program savunulabilir hâle gelir. İkinci taraf denetimler ve müşteri denetimleri de aynı modülde tutulmalıdır ki bulgu havuzu tek olsun.
Demo toplantılarında en çok yapılan hata, modülleri tek tek izleyip beğenmektir. Doğru test şudur: satıcıdan bir denetim bulgusu açmasını, o bulgudan DÖF üretmesini, DÖF sonucunda bir prosedürü revize etmesini ve bu revizyonun ilgili operatörlere eğitim ihtiyacı doğurmasını canlı olarak yapmasını isteyin. Kaç satıcının bu zinciri kesintisiz akıttığını sayın; uzun modül listesi bu testin yerini tutmuyor.
Eğitim ve yetkinlik modülü
Hangi soruyu çözer: Bu operatör, önündeki talimatın güncel revizyonunun eğitimini aldı mı? Kim kullanır: İnsan kaynakları ve üretim şefleri. Olmazsa ne olur: Denetçi bir operatörün önündeki talimatı ve o operatörün eğitim kaydını yan yana koyduğunda tarihler tutmaz.
IATF 16949 madde 7.2.1 yetkinliğin sağlanmasını, 7.2.3 ise iç denetçi yetkinliğinin tanımlanmasını ister. Modülde görev bazlı yetkinlik matrisi, eğitim planı, katılım kaydı ve eğitim etkinliğinin değerlendirilmesi bulunmalıdır. Asıl değeri veren özellik ise doküman modülüyle kurulan bağdır: revizyon eğitim ihtiyacını otomatik doğurmalıdır.
İkinci halka: risk, tedarikçi, kalibrasyon, müşteri şikâyeti
Risk modülü, ISO 9001 madde 6.1'in istediği risk ve fırsat belirlemesini yılda bir doldurulan bir tablo olmaktan çıkarır; DÖF ve denetim bulgularıyla bağlandığında canlı kalır. Tedarikçi modülü giriş kalite verisini, red kayıtlarını ve PPM'i tek yerde toplar; kötüleşen bir tedarikçiyi üç ay sonra değil üç hafta içinde görmenizi sağlar. Ayrıntı için tedarikçi yönetimi sayfasına bakın.
Kalibrasyon modülü ölçü aletlerinin geçerlilik tarihini takip eder ve süresi dolmuş aletle ölçüm yapılmasını engeller. Müşteri şikâyeti modülü ise şikâyeti 8D akışına bağlar, müşteriye giden cevabın kaydını tutar. Bu dördü çekirdek değildir ama otomotiv tedarikçisiyseniz ilk yılın ikinci yarısında mutlaka devreye girer.
Otomotive özel modüller: FMEA, kontrol planı, PPAP, SPC, MSA
Bu grup, genel amaçlı kalite yazılımlarının çoğunda ya hiç yoktur ya da form doldurma seviyesindedir. FMEA modülünde aranacak şey, AIAG-VDA yapısına uygun aksiyon önceliği (AP) hesabı ve kontrol planıyla kurulan bağdır; PFMEA'daki bir kontrol tedbiri kontrol planındaki bir ölçüm satırına karşılık gelmelidir. İkisi bağlı değilse kopukluğu Excel'de yaşadığınız gibi yazılımda da yaşarsınız.
PPAP modülü 18 elemanın dosyalanmasını ve müşteri onay durumunun takibini yapar. SPC modülü kontrol grafiklerini ve süreç yeterlilik indekslerini üretir; MSA modülü ise Gage R&R çalışmalarını saklar. Bu beşinin varlığı, otomotiv tedarikçisi için genel amaçlı bir yazılımla otomotiv odaklı bir yazılım arasındaki asıl farktır. Kontrol planı tarafındaki bağı ayrıca inceleyin.
Modül önceliği tablosu
Aşağıdaki tablo, QDMS modülleri arasındaki öncelik sırasını otomotiv ve metal sektöründe gözlediğimiz gerçek devreye alma düzenine göre veriyor. Sağdaki sütun, modülün ilk yılda açılıp açılmadığını değil, açıldığında gerçekten kullanılıp kullanılmadığını yansıtır.
| Modül | Çözdüğü asıl soru | Ana kullanıcı | Öncelik |
|---|---|---|---|
| Doküman | Hangi revizyon geçerli? | Tüm çalışanlar | Çekirdek — 1. ay |
| DÖF / uygunsuzluk | Faaliyet kimde, termini geçti mi? | Kalite, üretim | Çekirdek — 1. ay |
| Denetim | Program nerede, bulgu kapandı mı? | Kalite yönetim temsilcisi | Çekirdek — 4. ay |
| Eğitim / yetkinlik | Operatör güncel revizyonu biliyor mu? | İK, üretim şefi | Çekirdek — 4. ay |
| Kalibrasyon | Alet geçerli mi? | Ölçüm laboratuvarı | İkinci halka — 6. ay |
| Tedarikçi | PPM kötüleşiyor mu? | Satın alma, kalite | İkinci halka — 6. ay |
| Risk | Riskler güncel mi? | Süreç sahipleri | İkinci halka — 9. ay |
| FMEA / kontrol planı | Risk kontrole yansıdı mı? | Proses mühendisliği | Otomotiv — 2. yıl |
| PPAP / SPC / MSA | Müşteri onayı ve süreç yeterliliği | Kalite mühendisliği | Otomotiv — 2. yıl |
| Anket, öneri, toplantı | Katılım ve iletişim kaydı | Değişken | İsteğe bağlı |
Tablodaki son satır önemli. Anket, öneri sistemi ve toplantı yönetimi gibi modüller teklifte listeyi uzatır, sahada çoğu firmada altı ay sonra kullanılmaz hâle gelir. Bu modüllerin lisans bedelini ödüyorsanız, ilk yıl sonunda kullanım istatistiğine bakıp kararınızı gözden geçirin.
Raporlama ve yönetim gözden geçirme tarafı
Modül listelerinde genellikle en sonda duran ama en çok kullanılan parça raporlamadır. ISO 9001 madde 9.3.2 yönetim gözden geçirme girdilerini tek tek sayar: müşteri memnuniyeti, süreç performansı, uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler, denetim sonuçları, dış tedarikçi performansı ve kaynakların yeterliliği. Bu girdilerin hepsi zaten diğer modüllerde üretilir; raporlama modülünün işi onları tek sayfada toplamaktır.
Burada aranacak özellik hazır rapor sayısı değil, raporun kendi ölçütlerinize göre kurulabilmesidir. Süreç bazında DÖF kapanma süresi, tedarikçi bazında PPM trendi ve bölüm bazında doküman okuma oranı en çok istenen üç kırılımdır. Bir yazılım bu üç kırılımı veremiyorsa veriyi her ay elle Excel'e alıp hesaplarsınız ve modüllerden beklenen kazanç orada kaybolur.
Hangi modülü kim devreye alır?
QDMS modülleri kâğıt üzerinde ne kadar iyi görünürse görünsün, her modülün bir sahibi olmalıdır. Doküman modülünün sahibi kalite yönetim temsilcisi, DÖF modülünün sahibi kalite mühendisi, eğitim modülünün sahibi insan kaynakları, kalibrasyon modülünün sahibi ölçüm laboratuvarı sorumlusudur. Sahibi belirlenmemiş modül altı ay içinde söner; veri girilmez, rapor alınmaz ve sonunda "bu modül bize uymadı" denir. Uymayan modül değil, sahipsiz modüldür.
İkinci kural, her modül için bir başlangıç verisi hazırlamaktır. Doküman modülü için ayıklanmış envanter, eğitim modülü için görev bazlı yetkinlik matrisi, tedarikçi modülü için onaylı tedarikçi listesi. Bu veriler hazır değilse modül boş açılır; kullanıcı ilk girişte karşısında boş bir ekran görür ve bir daha dönmez. Başlangıç verisini hazırlamak modül başına birkaç gün alır ve bu birkaç gün, sonraki altı ayı belirler.
Teklif alırken sorulacak beş soru
Teklifteki QDMS modülleri listesini okurken şu beş soruyu sorun: Bu modül tek başına mı çalışıyor, hangi modüle veri gönderiyor? Kullanıcı sayısı arttığında bedeli değişiyor mu? Modülü ileride kapatırsak geçmiş veriye erişmeye devam edebilir miyiz? Modülün Türkçe terminolojisi bizim prosedürlerimizle uyuşuyor mu? Devreye alma için kaç danışmanlık günü öngörülüyor?
Bu beş sorunun cevabı, on sekiz kalemlik bir modül listesinin tamamından daha çok bilgi verir. Özellikle üçüncüsü satın alma tarafında sık atlanır ve sözleşme yenilemesinde pazarlık gücünüzü doğrudan belirler.
Modül sayısı mı, modüller arası bağ mı?
Karar verirken sorulacak asıl soru şudur: bir denetim bulgusu açıldığında DÖF kaydı kendiliğinden doğuyor mu, DÖF sonucu bir doküman revizyonuna bağlanabiliyor mu, o revizyon eğitim ihtiyacı üretiyor mu? Bu zincir kurulmamışsa elinizde tek arayüz altında duran ayrı ayrı programlar vardır ve entegrasyon işini yine insan yapar. On sekiz modülü birbirine bağlı çalıştıran bir yapı, on sekiz bağımsız modülden kıyaslanamayacak kadar değerlidir; PaKalite'yi kurgularken çıkış noktamız da buydu.
Devreye alma sırasını da bu zincire göre kurun: önce zincirin başındaki iki halka, dördüncü aydan sonra denetim ve eğitim, ikinci yılda otomotive özel araçlar. Modül listesinin tamamını görmek isterseniz modüller sayfasına, günlük kullanımın nasıl işlediğini merak ediyorsanız QDMS programı nasıl kullanılır yazısına bakabilirsiniz.