Teslime iki gün kalmıştır. Kalite mühendisi dosyayı açar ve on sekiz elemandan üçünün eksik olduğunu görür: boyutsal rapor kalite kontrolde bekliyor, malzeme sertifikasını satın alma tedarikçiden isteyecek, proses akış şeması üretim mühendisliğinde duruyor. Üç birim de "bizde hazır" der ama hiçbiri diğerinin nerede olduğunu bilmez. Telefon trafiği başlar, akşam sekizde bir dosya toparlanır ve ertesi gün müşteriden "boyutsal raporda 14 numaralı ölçü yok" cevabı gelir. PPAP dosyası nasıl hazırlanır sorusunun teknik cevabını herkes bilir; kaybedilen yer, dosyanın bir kontrol listesi gibi değil, sorumlusu ve termini olan bir iş akışı gibi yürütülmemesidir.
PPAP aslında neyi kanıtlar?
Üretim parçası onay süreci, iki şeyi birden kanıtlamak için vardır. Birincisi, müşterinin mühendislik kayıtlarını ve şartlarını doğru anladığınız. İkincisi, prosesinizin bu şartları seri üretim hızında ve tekrarlanabilir biçimde karşılayabildiği. İkinci kısım çoğu zaman atlanır: parçalar özel özenle, deneyimli bir operatörle ve normalin yarısı hızda üretilir, ölçüler tutar, dosya onaylanır ve seri üretime geçildiğinde her şey dağılır.
Bu yüzden PPAP kılavuzu numunelerin "önemli üretim serisinden" alınmasını ister: seri üretim aletleri, seri üretim tezgâhı, seri üretim operatörü ve genelde bir ile sekiz saat arasında süren, belirli bir adette gerçek üretim. Bu şart göz ardı edildiğinde dosya onaylansa bile sahada tutmaz. Onay sürecinin genel çerçevesini PPAP sayfamızda anlattık; burada konu dosyanın hazırlanma süreci.
18 eleman ve her elemanın gerçek sahibi
Dosyanın gecikmesinin sebebi eleman sayısı değil, elemanların farklı birimlerde üretilmesi ve kimsenin bütünü görmemesidir. Aşağıdaki tablo, elemanların pratikte kimin masasından çıktığını ve hangi kayıttan beslendiğini gösteriyor.
| # | Eleman | Genellikle kim hazırlar | Beslendiği kayıt |
|---|---|---|---|
| 1 | Tasarım kayıtları | Proje / mühendislik | Müşteri teknik resmi |
| 2 | Mühendislik değişiklik dokümanları | Proje | Değişiklik bildirimleri |
| 3 | Müşteri mühendislik onayı | Satış / proje | Müşteri yazışması |
| 4 | Tasarım FMEA | Tasarım sorumlusuysanız mühendislik | FMEA modülü |
| 5 | Proses akış şeması | Üretim mühendisliği | APQP faz 3 çıktısı |
| 6 | Proses FMEA | Çok fonksiyonlu ekip | FMEA modülü |
| 7 | Kontrol planı | Kalite + proses | Kontrol planı modülü |
| 8 | Ölçüm sistemi analizi | Kalite | MSA kayıtları |
| 9 | Boyutsal sonuçlar | Kalite kontrol | Ölçüm raporları |
| 10 | Malzeme ve performans test sonuçları | Kalite + satın alma | Sertifikalar, laboratuvar raporları |
| 11 | İlk proses çalışmaları | Kalite | SPC / Ppk kayıtları |
| 12 | Yetkin laboratuvar dokümantasyonu | Kalite | Akreditasyon belgeleri |
| 13 | Görünüm onay raporu | Kalite | Müşteri görünüm onayı |
| 14 | Numune ürün parçaları | Üretim | Deneme üretim kaydı |
| 15 | Master numune | Kalite | Saklama kaydı |
| 16 | Kontrol yardımcıları | Kalite / kalıphane | Fikstür listesi ve kalibrasyonu |
| 17 | Müşteriye özgü gereksinimler | Kalite + satış | Müşteri özel şartlar dosyası |
| 18 | Parça sunum garanti belgesi (PSW) | Kalite yöneticisi | Diğer 17 elemanın tamamlanması |
Tablodaki dördüncü sütun kritik. Elemanların çoğu sıfırdan üretilmez; kalite sisteminizde zaten var olan bir kaydın belirli bir sürümünün dosyaya alınmasıdır. Kontrol planı ayrı bir dosyada, FMEA bir başkasında ve MSA raporları kişisel bilgisayarlarda duruyorsa, PPAP hazırlığı bir arama faaliyetine dönüşür. Bir de sürüm sorusu var: dosyaya konan kontrol planının hangi revizyonu olduğu, MSA raporunun hangi tarihli çalışmadan geldiği kayıtta görünmelidir. Bu bilgi yoksa iki yıl sonra müşteriyle yaşanacak tartışmayı kazanmanın yolu kalmaz.
Seviye seçimi ve gönderilmeyen elemanlar
PPAP seviye 3 içeriği otomotivde varsayılan kabul edilir; PSW ile birlikte destekleyici verinin büyük bölümü müşteriye gönderilir. Seviye 1'de sadece PSW gider, seviye 5'te evrak sizde kalır ve müşteri yerinde inceler. Buradaki en yaygın yanılgı, gönderilmeyen elemanın hazırlanmayacağını sanmaktır. Seviye 1 gönderiyor olsanız bile 18 elemanın tamamı hazır olmak ve talep edildiğinde sunulmak zorundadır; seviye yalnızca gönderim kapsamını belirler.
İkinci yanılgı, seviyeyi tedarikçinin seçebileceğidir. Seviyeyi müşteri belirler ve genelde tedarikçi performansına göre değiştirir. Sahada bir yıl boyunca sorunsuz sevkiyat yapan bir tedarikçi seviye 2'ye indirilebilir; bir saha başarısızlığı sonrası aynı tedarikçi seviye 4'e çıkarılır. Yani seviye, müşterinin size duyduğu güvenin sayısal karşılığıdır.
Dosyaların çoğu teknik bir eksik yüzünden değil, tutarsızlık yüzünden geri döner. Boyutsal raporda resim revizyonu "Rev.C" yazarken kontrol planında "Rev.B" geçiyor; ya da PSW'de belirtilen yıllık kapasite ile fizibilite formundaki rakam tutmuyor. Müşteri kalite mühendisi dosyayı okurken ilk yaptığı iş, aynı bilginin farklı sayfalarda aynı olup olmadığına bakmaktır. Dosyayı göndermeden önce parça numarası, resim revizyonu, kontrol planı revizyonu ve tarih alanlarını tüm belgelerde karşılaştırın; bu on dakikalık kontrol iki haftalık gecikmeyi önler.
Evrak toplamayı iş akışına çevirmek
PPAP dosyası nasıl hazırlanır sorusunun işleyen cevabı bir şablon değil bir akıştır: dosya açıldığı anda 18 eleman, 18 ayrı görev olarak sistemde oluşur. Her görevin bir sorumlusu, bir termini ve bir durumu vardır. Termin, müşteri teslim tarihinden geriye doğru hesaplanır; boyutsal rapor teslimden 10 gün önce, ilk proses çalışması deneme üretiminden hemen sonra, PSW ise en son. Bir görev tamamlandığında ilgili belge dosyaya bağlanır ve durum kendiliğinden ilerler.
Bu kurulumun getirdiği en somut fayda, kalite mühendisinin telefon etmeyi bırakmasıdır. Ekranı açtığında hangi elemanın kimde beklediğini ve kaç gün geciktiğini görür. Gecikmiş görev sahibine otomatik hatırlatma gider. Teslime iki gün kala yaşanan panik, teslimden üç hafta önce görünen bir kırmızı satıra dönüşür. Aynı mantığı proje seviyesinde kurmak isterseniz APQP faz çıktı takibi yazımıza da bakın; PPAP zaten o zincirin son halkasıdır.
Dosya hangi tarihte açılmalı?
PPAP dosyası nasıl hazırlanır sorusunun en çok atlanan kısmı takvimdir. Doğru cevap şu: dosya, deneme üretiminin ardından değil, projenin başında açılır. APQP ikinci fazında tasarım kayıtları ve mühendislik değişiklik dokümanları zaten netleşir; üçüncü fazda akış şeması, PFMEA ve kontrol planı üretilir. Bu belgeler doğduğu anda dosyaya bağlanırsa, dördüncü fazın sonunda geriye yalnızca ölçüm ve test sonuçları kalır.
Geriye doğru bir takvim kurmak da işi belirgin biçimde kolaylaştırır. Müşteri teslim tarihinden geriye sayarak şu aralıkları koyun: PSW imzası teslimden 2 gün önce, boyutsal ve malzeme raporları 10 gün önce, ilk proses çalışması deneme üretiminden en geç 5 gün sonra, deneme üretimi teslimden 4-6 hafta önce, MSA çalışmaları deneme üretiminden önce. Bu aralıklar sektöre ve parçaya göre değişir ama mantık aynıdır: ölçüm yapan kişinin elindeki cihazın doğrulanmış olması gerekir, dolayısıyla MSA ölçümden önce biter.
Bu takvimin en çok fayda ettiği yer laboratuvar testleridir. Tuz püskürtme, çekme ya da ısıl yaşlandırma testleri günlerce sürer ve dış laboratuvara gönderiliyorsa randevu süresi eklenir. Bu kalemi teslimden bir hafta önce hatırlayan ekip, dosyayı zamanında kapatamaz. Testleri projenin ilk haftasında planlayıp numune ihtiyacını deneme üretim planına yazmak, geciken PPAP dosyalarının belki de en yaygın sebebini ortadan kaldırır.
PSW: dosyanın kapağı değil, taahhüdü
Parça sunum garanti belgesi imzalandığında şunu beyan etmiş olursunuz: parçalar önemli üretim serisinden alınmıştır, tüm ölçüm ve test sonuçları müşteri şartlarını karşılamaktadır ve destekleyici kayıtlar mevcuttur. Bu üç cümlenin altına atılan imza bir formaliteden ibaret değildir; saha problemi çıktığında ilk açılan belge PSW olur ve orada beyan edilenle gerçek arasındaki fark doğrudan sorumluluk doğurur.
Bir ölçü tutmuyorsa iki yol vardır: düzeltip yeniden ölçmek ya da müşteriden sapma izni alıp bunu PSW'de açıkça belirtmek. Üçüncü bir yol, yani "nasılsa fark etmez" yolu yoktur. Sapma izniyle gönderilen dosyalarda iznin numarası, geçerlilik süresi ve kapsanan adet dosyada görünmelidir.
IATF denetiminde PPAP dosyası tek başına incelenmez; sahadaki üretimle karşılaştırılır. Denetçi onaylı PPAP'taki kontrol planı revizyonunu okur, sonra hattaki nüshaya bakar. İkisi farklıysa "değişiklik müşteriye bildirildi mi?" sorusu gelir. İkinci klasik kontrol, PPAP sonrası yapılan proses değişikliklerinin yeniden sunum gerektirip gerektirmediğinin değerlendirildiğine dair kayıttır; bu değerlendirme hiç yapılmamışsa bulgu kesindir.
Gönderim ve müşteri onayının takibi
Dosya gönderildikten sonra iş bitmez. Müşteri üç cevaptan birini verir: onaylandı, geçici onay (interim) ya da reddedildi. Geçici onay çoğu firmada kayıt altına alınmaz ve tam da bu yüzden unutulur; oysa geçici onayın bir bitiş tarihi ve bir kapanış şartı vardır. Süresi dolduğunda sevkiyat yapmaya devam ediyorsanız onaysız üretim yapıyorsunuz demektir ve bu hem müşteri hem belgelendirme denetiminde ağır bir bulgudur.
Takip edilmesi gereken alanlar bellidir: gönderim tarihi, gönderim yöntemi, müşteri portalı referans numarası, cevap tarihi, karar, geçici onaysa bitiş tarihi ve kapanış şartı, ret ise gerekçe ve düzeltme planı. Bu alanlar dosyanın kendisiyle aynı kayıtta durmalıdır. Ayrıca hangi PPAP'ın hangi kontrol planı ve MSA sürümünü taşıdığı da kayıtlı olmalı; iki yıl sonra "müşteriye hangi sürümü göndermiştik?" sorusunun cevabı burada aranır.
QMS yazılımının bu işte payı
"PPAP dosyası nasıl hazırlanır" diye arayanların çoğu aslında bir dosya deposu değil, bir koordinasyon aracı arıyor. QMS içinde PPAP modülü kullanıldığında kontrol planı, FMEA, MSA ve SPC kayıtları zaten sistemde olduğu için dosyaya kopyalanmaz, bağlanır; bağlandığı sürüm de kilitlenir. Eleman bazlı görev dağılımı, termin hatırlatması, onay akışı ve müşteri cevabının kaydı aynı ekranda yürür. PaKalite'nin PPAP modülü bu mantıkla çalışıyor; 18 elemanın durumu tek listede görünüyor ve gönderilen paketin hangi kayıt sürümlerini içerdiği geriye dönük izlenebiliyor.
Kazanç şurada ortaya çıkar: dosya hazırlığı teslimden iki gün önce başlayan bir kriz olmaktan çıkar, projenin başında açılan ve haftalık olarak ilerleyen bir iş kalemine dönüşür. Müşteri portalına yüklenen paketin içeriği ile sistemde duran kayıtlar aynı olduğu için, sonraki revizyonlarda neyin değiştiğini de tek bakışta görürsünüz. Yeni bir müşteri projesine başlarken önceki dosyayı şablon olarak açmak da mümkün hâle gelir; benzer parçada hangi testlerin istendiği ve hangi elemanın en çok geciktiği önünüzde durur.