Üç aday da demosunu yaptı. Karar toplantısında bilgi işlem müdürü ikinciyi savunuyor, üretim müdürü üçüncüyü beğenmiş, kalite tarafı ilkinden yana. Gerekçeler ise şöyle: "arayüzü daha modern geldi", "sunumu iyiydi", "bizimkine benziyordu". Kırk dakika sonra toplantı ertelenir, çünkü kimse aynı şeyi ölçmemiştir. QMS seçim kriterleri yazılı ve ağırlıklı hâle getirilmediğinde karar hep böyle biter; kazanan yazılım değil, en iyi sunumu yapan satış temsilcisidir.
Aşağıdaki kırk madde, tam da bu tartışmayı bitirmek için kuruldu. Her madde gözlemlenebilir; yani demoda ekranda görülür ya da sözleşmede yazılıdır. "Kullanıcı dostu mu" gibi tartışmaya açık maddeler kasten dışarıda bırakıldı. Listeyi demo öncesinde doldurun, ağırlıkları önceden sabitleyin ve toplantıya tek bir tabloyla girin. QMS seçim kriterleri listesini şartnameye ek olarak koyduğunuzda, tedarikçiler de neyin ölçüleceğini baştan bilir.
Önce ağırlıkları belirleyin, sonra demoya girin
Kırk maddeyi eşit ağırlıkta puanlamak hataya götürür; çünkü "mobil arayüz var mı" ile "kayıtların iz kaydı değiştirilemiyor mu" aynı ağırlıkta olamaz. Bu yüzden maddeleri sekiz başlıkta topluyoruz ve her başlığa toplamı yüz olan bir ağırlık veriyoruz. Ağırlığı kalite, bilgi işlem ve satın alma birlikte belirlemeli ve demolardan önce kayda geçmelidir.
Puanlamayı 0-4 arasında yapın: 0 yok, 1 ek geliştirmeyle mümkün, 2 kısmen var, 3 var ama sınırlı, 4 tam karşılıyor. Ara puan vermeyin ve 1 puanın karşılığına mutlaka bir tarih ve bedel yazdırın, çünkü "ek geliştirmeyle olur" cümlesi sözleşmeye girmediğinde hiçbir şey ifade etmez.
| Başlık | Madde sayısı | Ağırlık | Geçme eşiği |
|---|---|---|---|
| Standart ve mevzuat uyumu | 6 | 20 | %80 |
| Modül kapsamı ve modüller arası bağ | 8 | 20 | %75 |
| Kullanılabilirlik ve yaygınlaştırma | 5 | 10 | %60 |
| Teknik altyapı ve veri güvenliği | 6 | 15 | %80 |
| Raporlama ve veri erişimi | 4 | 10 | %70 |
| Tedarikçi yetkinliği ve destek | 5 | 15 | %70 |
| Ticari şartlar | 3 | 5 | %60 |
| Devreye alma ve veri göçü | 3 | 5 | %60 |
Geçme eşiği sütunu, toplam puanı yüksek ama bir başlıkta çok zayıf kalan adayı yakalamak içindir. Toplamda birinci olup teknik altyapıda %40'ta kalan bir aday, iki yıl sonra bilgi güvenliği denetiminde başınıza iş açar. Bu yüzden eşiği geçemeyen aday, toplam puanı ne olursa olsun kısa listeye giremez. QMS seçim kriterleri arasında eşik mantığı olmadığında tablo, zayıf tarafları ortalamanın altında saklar.
Standart ve mevzuat uyumu (6 madde, ağırlık 20)
Bu başlık, sistemin denetimde ayakta kalıp kalmayacağını belirler. Maddeler şunlar: (1) doküman revizyon geçmişi silinemez biçimde saklanıyor mu, (2) yürürlükten kalkan revizyon erişimden otomatik çıkıyor mu, (3) her kaydın kim tarafından ne zaman değiştirildiği iz kaydında görülüyor mu, (4) kayıt saklama süreleri kayıt türü bazında tanımlanabiliyor mu, (5) elektronik onay kişiye özel kimlik doğrulamayla alınıyor mu, (6) müşteri özel şartlarına göre ek alan tanımlanabiliyor mu.
İlk dördü ISO 9001 madde 7.5.3'ün doğrudan karşılığıdır: dokümante bilginin (documented information) erişimi, geri alınması, değişikliklerinin kontrolü ve saklanması. Altıncı madde otomotivde ayrı bir önem taşır, çünkü IATF 16949 kapsamında her OEM'in kendi şartı sisteme yansımak zorundadır ve standart bir ekran bunu taşımaz.
Modül kapsamı ve modüller arası bağ (8 madde, ağırlık 20)
Burada modül sayısını değil, modüllerin birbirine bağlanma biçimini puanlayın. Maddeler: (7) doküman yönetimi, (8) düzeltici faaliyet ve 8D, (9) iç denetim planı ve bulgu takibi, (10) FMEA, (11) kontrol planı, (12) kalibrasyon ve ölçüm ekipmanı, (13) tedarikçi değerlendirme, (14) eğitim ve yetkinlik kayıtları.
Bağ maddesini şöyle test edin: FMEA'da bir nedenin risk önceliğini yükselttiğinizde kontrol planında karşılığı otomatik işaretleniyor mu, bir denetim bulgusunu tek tıkla düzeltici faaliyete dönüştürebiliyor musunuz, kalibrasyonu geçmiş bir cihaz kontrol planında uyarı üretiyor mu? Bu üç sorunun cevabı hayırsa elinizde birbirine bakmayan sekiz ayrı form vardır. Core tools tarafında bu bağ olmadığında, aynı özel karakteristiği üç ayrı yerde elle güncellemek zorunda kalırsınız ve biri mutlaka atlanır.
Değerlendirme listesini demo sırasında doldurmayın. Sunum devam ederken kimse dürüst puan veremez, çünkü satıcı odadadır ve herkes nazik davranır. Her demodan sonra ekip odaya kapanıp on beş dakika içinde puanları bağımsız doldursun, sonra farkları tartışsın. Bir maddede iki kişi 4 ve 1 verdiyse, o madde muhtemelen demoda gerçekten görülmedi; satıcıya ikinci oturumda tekrar sordurun.
Kullanılabilirlik ve yaygınlaştırma (5 madde, ağırlık 10)
Maddeler: (15) bir düzeltici faaliyet kaydı kaç ekranda ve kaç dakikada açılıyor, (16) üretim şefi eğitimsiz olarak kendi bulgusunu girebiliyor mu, (17) arayüz tamamen Türkçe mi ve terimler sizin kullandığınız terimlerle örtüşüyor mu, (18) bildirim ve hatırlatmalar e-posta ile gidiyor mu, (19) sık kullanılan kayıtlar için şablon tanımlanabiliyor mu.
On beşinci madde beklediğinizden daha belirleyicidir. Sahada ölçün: kronometreyi çalıştırın ve satıcıdan gerçek bir uygunsuzluk kaydını sıfırdan açmasını isteyin. Üç dakikayı geçen bir akış, üretim sahasında kullanılmaz; hurda kaydı vardiya sonunda kâğıda yazılır ve sisteme hiç girilmez.
On yedinci maddeyi de hafife almayın. İngilizce terimlerle çalışan bir arayüzde "nonconformance" ve "deviation" ayrımını üretim şefine anlatmak, sistemin kendisinden daha uzun sürer. Terim uyumunu test etmenin yolu şu: kendi prosedürünüzde geçen beş terimi seçin ve satıcıdan ekranda karşılığını göstermesini isteyin. Karşılık yoksa ya da alan adı değiştirilemiyorsa o maddeye 4 puan vermeyin.
Teknik altyapı ve veri güvenliği (6 madde, ağırlık 15)
Maddeler: (20) şirket içi sunucuya kurulum mümkün mü, (21) veritabanı yedeklemesi ve geri dönüş prosedürü belgeli mi, (22) kullanıcı yetkileri rol bazlı ve alan bazlı tanımlanabiliyor mu, (23) sisteme dışarıdan erişim nasıl kısıtlanıyor, (24) veriler standart bir formatta dışa aktarılabiliyor mu, (25) ERP veya MES ile veri alışverişi için tanımlı bir arayüz var mı.
Yirmi dördüncü madde bir çıkış sigortasıdır. Beş yıl sonra tedarikçi değiştirmek istediğinizde verinizi alamıyorsanız, sistemde değil rehin altındasınız demektir. Sözleşmeye "talep hâlinde tüm veri, ilişkileriyle birlikte açık formatta teslim edilir" cümlesini yazdırın. Bu tek cümle, pazarlık masasında elinizi kalıcı olarak güçlendirir.
Raporlama, tedarikçi yetkinliği ve ticari şartlar (12 madde, ağırlık 30)
Raporlama maddeleri: (26) yönetim gözden geçirme girdilerini tek ekrandan üretebiliyor mu, (27) kullanıcı kendi raporunu kod yazmadan tanımlayabiliyor mu, (28) veriler Excel'e aktarılabiliyor mu, (29) müşteri bazlı şikâyet ve hurda eğilimi görülebiliyor mu.
Tedarikçi maddeleri: (30) firma kaç yıldır bu ürünü geliştiriyor, (31) sizin sektörünüzde çalışan referansı var mı, (32) destek Türkçe ve yerel saatlerde mi, (33) müdahale süresi sözleşmede saat cinsinden yazılı mı, (34) sürüm yol haritası paylaşılıyor mu. Bu maddeleri yalnızca sunumdan puanlamayın; referans kontrolü yapmadan verilen tedarikçi puanı tahminden ibarettir.
Ticari maddeler: (35) üç yıllık toplam bedel tek rakam olarak yazılı mı, (36) ek kullanıcı birim fiyatı sabitlenmiş mi, (37) yıllık bakım artış oranı sözleşmede mi. Devreye alma maddeleri ise şunlar: (38) veri göçü kapsamı satır satır tanımlı mı, (39) eğitim gün sayısı ve rolleri yazılı mı, (40) ilk canlı ayında yerinde destek taahhüdü var mı.
Bu tablo yalnızca bir satın alma aracı değil, aynı zamanda bir kalite kaydıdır. ISO 9001 madde 8.4 dışarıdan sağlanan proses ve hizmetler için değerlendirme ve seçim kriterlerinin belirlenmesini, uygulanmasını ve kayıt altına alınmasını ister. Doldurulmuş puan tablosu bu şartın en temiz kanıtıdır. Denetçiye "üç teklif aldık" demek yerine imzalı tabloyu gösterdiğinizde konu iki dakikada kapanır.
Kim puanlar? Değerlendirme ekibini doğru kurmak
Kırk maddeyi tek kişi dolduramaz, çünkü hiçbir kalite müdürü yedekleme prosedürünü bilgi işlem kadar, hiçbir bilgi işlem uzmanı özel karakteristik akışını kalite kadar bilmez. Pratikte işleyen kadro dört kişidir: kalite yöneticisi, bir kalite mühendisi, bilgi işlemden bir kişi ve üretimden bir vardiya sorumlusu. Satın alma ise puanlamaya katılmaz, ticari maddeleri ayrıca değerlendirir; aksi hâlde fiyat baskısı teknik puanlara sızar.
Maddeleri baştan sahiplendirin; QMS seçim kriterleri listesi ancak her başlığın bir sahibi olduğunda dürüst doldurulur. Standart ve modül başlıklarını kalite, teknik altyapı ve veri güvenliğini bilgi işlem, kullanılabilirliği üretim doldursun. Herkes her maddeye puan verirse ortalama alınır ve ortalama, uzman görüşünü seyreltir. Sahip atanmış maddede o kişi son sözü söyler, diğerleri itiraz ederse gerekçe yazılır.
Bir de zamanlamayı planlayın. Üç adaylı bir değerlendirmede her aday için iki saatlik demo, yarım saatlik bağımsız puanlama ve yarım saatlik uzlaşma oturumu gerekir; toplam dokuz saat eder ve bu süre takvimde ayrılmazsa değerlendirme koridor konuşmasına döner. Vardiya sorumlusunun katılacağı oturumları vardiya planına önceden işletin. Sahada bu listeyi yarım bırakan firmaların ortak özelliği yazılımı beğenmemeleri değildi; üçüncü demoya gelindiğinde ekipten kimsenin boş vakti kalmamış olmasıydı.
Elemeli dört madde: puana bakmadan eleyin
Kırk maddenin dördü puanlanmaz, doğrudan eler. Kayıtların değiştirilemez iz kaydı yoksa, kullanıcı bazlı yetkilendirme yoksa, doküman revizyon geçmişi korunmuyorsa ya da veri dışa aktarılamıyorsa aday listeden çıkar. Bu dördü olmadan sistem denetimde savunulamaz; geri kalan otuz altı maddede tam puan alması durumu değiştirmez.
Elemeli maddeleri ihaleye çıkmadan önce şartnameye yazın ve tedarikçilerden yazılı beyan isteyin. Sahada gördüğüm en pahalı hata, bu dört maddeden birini "sonra hallederiz" diye erteleyip sözleşme imzalamaktır. Erteleme, kurulumdan on ay sonra müşteri denetiminde "bu kaydı kim değiştirmiş?" sorusuyla geri gelir ve cevabı olmaz.
Tabloyu karar toplantısına nasıl taşımalı?
Toplantıya tek bir sayfayla girin: sekiz başlık, ağırlıklı puanlar, eşik kontrolü ve elemeli madde durumu. Adayların isimleri sütunlarda olsun. Tartışma "bana daha modern geldi" seviyesinden "üçüncü aday modüller arası bağda 20 üzerinden 11 aldı" seviyesine çıktığı anda karar birkaç dakikada verilir. Puanları demodan hemen sonra doldurmuş olmanız da tartışmayı hafızaya bırakmaz. Bir yıl sonra biri "neden bu ürünü aldık" diye sorduğunda cevabınız hazır olur: QMS seçim kriterleri tablosu, imzalı hâliyle dosyadadır.
Puanlamayı beslemek için demoyu doğru kurgulamak gerekir; hazır örnek veriyle yapılan bir sunum bu tablonun yarısını dolduramaz. Hangi soruların sorulacağını demo toplantısı soruları yazısında listeledik. Bir kalite yönetim sistemi yazılımı seçerken elinizde doldurulmuş bir tablo varsa, iki yıl sonra kararı savunmak da kolay olur. Tablonun olmadığı seçimlerde ise iki yıl sonra hatırlanan tek şey, o gün kimin daha ısrarcı konuştuğudur.