Satın alma her yılın aralık ayında tedarikçi puanlarını bir Excel'e giriyor ve sonuçlar şaşırtıcı biçimde birbirine benziyor: herkes 85 ile 92 arasında. Aynı dönemin giriş kontrol kayıtlarına bakınca listedeki bir tedarikçinin altı red partisi olduğu görülüyor; karnedeki puanı 88. Kimse puanı kimin, hangi veriye bakarak verdiğini sormuyor. Bir tedarikçi değerlendirme formu örneği arayan çoğu firmanın gerçek sorunu form değil, puanın arkasındaki verinin nereden geldiği.
Herkesin 85 aldığı karne neyi ölçer
Bir karnede bütün tedarikçilerin yakın puan alması iki şeyden birini gösterir: ya tedarikçileriniz gerçekten benzer performanstadır ki bu pek görülmez, ya da puanlar kanaatle veriliyordur. İkincisi çok daha sık. Kanaate dayalı puanlamada değerlendirici, birlikte çalıştığı ve ilişkisi iyi olan tedarikçiye yüksek puan verir; verinin ne dediğine bakmaz, çünkü veri elinin altında değildir.
Karnenin işe yaraması için tek bir şart var: puanın en az yüzde yetmişi ölçülen veriden gelmeli. Ölçülen veri, kimsenin tartışamayacağı sayıdır — kaç parti geldi, kaçı reddedildi, kaç sevkiyat geç kaldı, düzeltici faaliyete kaç günde cevap verildi. Geri kalan öznel kısım da olsun; tedarikçiyle iletişimin kalitesi gerçek bir bilgidir. Ama toplamda ağırlığı küçük kalmalı.
Tedarikçi değerlendirme formu örneği: kriterler ve ağırlıklar
Bir tedarikçi değerlendirme formu örneği kurarken kriter sayısını beşte tutmak en iyi sonucu veriyor; on iki kriterli formlar dolduran kişiyi yoruyor ve puanlar birbirine yaklaşıyor. Aşağıdaki yapı, otomotiv yan sanayide en çok karşılaştığım ve iyi çalıştığını gördüğüm dağılımdır. Ağırlıkları kendi sektörünüze göre değiştirebilirsiniz; iki kuralı bozmayın: kalite ve termin toplamın büyük kısmını almalı, öznel kriterler yüzde on beşi geçmemeli.
| Kriter | Ağırlık | Ölçüt | 100 puan için |
|---|---|---|---|
| Kalite performansı | %40 | PPM veya red partisi oranı | PPM ≤ 500 ve red partisi yok |
| Termin performansı | %30 | Zamanında teslim oranı | %98 ve üzeri |
| Düzeltici faaliyet | %15 | Cevap süresi ve kök neden kalitesi | 24 saatte geçici, 10 günde kalıcı aksiyon |
| Belge ve sistem durumu | %8 | Sertifika geçerliliği, onay dosyaları | Tamamı güncel |
| İletişim ve iş birliği | %7 | Değerlendiricinin puanı | Sorunlarda proaktif davranış |
Puanı sınıfa çevirmeden karne yarım kalır. Basit bir eşik seti işi görüyor: 90 ve üzeri A sınıfı, 75–89 B sınıfı ve gelişim planı, 60–74 C sınıfı ve denetim, 60 altı şartlı ve yeni iş verilmez. Sınıfın bir karşılığı olmazsa puan yalnızca bir sayıdır. Kritik bir kural da şu: güvenlikle ilgili bir sorun ya da müşteriye ulaşan bir hata varsa tedarikçi, puanı ne olursa olsun bir alt sınıfa iner.
Puanın kaynağı: veri nereden gelir
Karnenin gerçek zorluğu formu tasarlamak değil, her dönem veriyi toplamaktır. Aşağıdaki tablo bu işin Excel'de ve entegre bir sistemde nasıl farklılaştığını gösteriyor. Fark görsellik değil, verinin elle taşınıp taşınmadığı.
| Kriter | Veri kaynağı | Excel karnede | QMS karnesinde |
|---|---|---|---|
| Kalite (PPM) | Giriş kontrol red kayıtları | Elle sayılır, dönem sonunda toplanır | Red kaydından otomatik toplanır |
| Termin | Sipariş ve irsaliye tarihleri | ERP'den dışa aktarılıp kopyalanır | Aynı veriden okunur |
| Düzeltici faaliyet | Tedarikçiye açılan kayıtlar | Ayrı dosyadan elle bakılır | Kapanış süresi kayıttan hesaplanır |
| Belge durumu | Sertifika ve onay dosyaları | Klasörden kontrol edilir | Geçerlilik tarihi uyarı üretir |
| Denetim sonucu | İkinci taraf denetim raporu | Rapordan puan elle girilir | Denetim kaydından gelir |
Excel sütunundaki her satır bir kişinin bir işi hatırlamasına bağlı. O kişi izne çıktığında, görev değiştirdiğinde ya da dönem yoğun geçtiğinde karne geçen dönemin verisiyle üretiliyor. Girişteki 88 puanın hikâyesi tam olarak buydu: red partileri kalite tarafında bir dosyada duruyordu, karneyi satın alma dolduruyordu ve iki dosya hiç karşılaşmıyordu.
Karneyi tedarikçiye gönderin. Çoğu firma puanı hesaplayıp dosyalıyor, tedarikçi kendi notunu hiç görmüyor. Oysa karnenin asıl işlevi tedarikçiyi hareket ettirmek. Tek sayfalık bir özet yeter: puan, sınıf, geçen döneme göre değişim ve en çok puan kaybettiren iki kalem. Bunu gönderdiğiniz tedarikçilerin bir kısmı ilk dönemde savunmaya geçiyor, ikinci dönemde iyileşme planıyla geliyor. Görmediği notu kimse düzeltmiyor.
PPM hesabında iki tuzak
PPM basit görünür: red edilen adet bölü teslim edilen adet, çarpı bir milyon. Uygulamada iki yerde tökezliyor. Birincisi hacim. Ayda 300 parça gönderen bir tedarikçide tek bir hatalı parça PPM'i 3.333'e çıkarır; ayda 300.000 parça gönderen tedarikçide aynı hata 3 eder. İkisini aynı tabloda yan yana koyduğunuzda küçük tedarikçi hep kötü görünür. Çözüm, düşük hacimli tedarikçiler için PPM yerine red partisi oranını kullanmaktır.
İkinci tuzak, neyin sayılacağının yazılı olmamasıdır. Sıralamada ayıklanan parçalar sayılıyor mu? Tedarikçinin kendi tesisinde ayıkladıkları? Üretim sırasında fark edilen ama giriş kontrolden geçmiş olanlar? Bu soruların cevabı yazılı değilse iki dönem arasında sayma yöntemi değişir ve karne kendi içinde tutarsız hâle gelir. Kuralı bir kez yazın, sonra değiştirmeyin; değiştirecekseniz de tarihini not edin.
Termin performansında da benzer bir tanım sorunu var. Zamanında teslim oranını hesaplarken hangi tarihi esas alıyorsunuz: siparişteki ilk termin mi, sonradan mutabık kalınan revize termin mi? Erken gelen sevkiyat zamanında sayılıyor mu? Kısmi sevkiyatta parti ne zaman tamamlanmış kabul ediliyor? Bu üç sorunun cevabı yazılı değilse tedarikçiyle her dönem aynı tartışma yaşanıyor ve karne güvenilirliğini kaybediyor. Kuralları tedarikçiye de bildirin; neye göre ölçüldüğünü bilen tedarikçi ona göre çalışıyor.
Onaylı tedarikçi listesiyle karnenin bağı
Karne ile onaylı tedarikçi listesi ayrı dosyalarda yaşadığında ilginç bir tablo çıkıyor: listede onaylı görünen bir tedarikçi karnede şartlı sınıfta oluyor ve satın alma sipariş açmaya devam ediyor. Kimse yalan söylemiyor, iki dosya birbirini bilmiyor. Bu bağı kurmanın en basit yolu, onay durumunu karnenin çıktısı hâline getirmektir: sınıf şartlıya düştüğünde onay durumu da otomatik olarak askıya alınır ve yeni sipariş için özel onay gerekir.
Listeyi hangi bilgilerle tuttuğunuz da önemli. Firma adı ve iletişim yetmez; onaylı olduğu parça ya da malzeme grubu, onay tarihi, onayın dayandığı kanıt, sertifika geçerlilikleri ve son karne sınıfı bulunmalı. "Bu tedarikçi onaylı" cümlesi tek başına bir anlam taşımıyor; neye onaylı olduğu asıl bilgi. Bir tedarikçiyi sac için onaylayıp ondan boya hizmeti almak, denetimde en çabuk yakalanan hatalardan biri.
Onay kaydının bir de gözden geçirme tarihi olsun. İki yıl önce onaylanmış ve o günden beri hiç değerlendirilmemiş bir tedarikçi, kâğıt üzerinde hâlâ onaylı görünüyor. Karne dönemleri bu gözden geçirmenin kendisi hâline gelirse ayrı bir iş açmanız da gerekmiyor.
Excel karne mi, QMS karnesi mi
Dürüst cevap ölçeğe bağlı. On beş tedarikçisi olan ve yılda bir kez değerlendirme yapan bir firmada Excel karne gayet iyi çalışır; bu ölçekte yazılım tartışması gündeme geldiğinde çözülen bir sorun genelde yoktur. Kriterleri ve ağırlıkları düzgün kurun, veriyi de dönem başında bir günde toplayın; bu düzen yıllarca yürür.
Eşik, tedarikçi sayısı otuzu aştığında ve değerlendirme sıklığı çeyreğe indiğinde geliyor. O noktada dönemsel veri toplama işi tek başına birkaç güne çıkıyor ve genelde aksıyor. İkinci eşik ise veri kaynaklarının dağınıklığı: red kayıtları kalitede, termin verisi ERP'de, düzeltici faaliyetler ayrı bir dosyada duruyorsa karne her dönem yeniden inşa ediliyor demektir. Bu tartışmanın doküman tarafındaki benzerini Excel ile doküman takibi yazımızda sayılarla ele almıştık; mantık aynı.
Entegre bir sistemde kazanç, ekran güzelliği değil şudur: karne, zaten kayıt altına aldığınız veriden üretilir. Giriş kontrolde red açtığınızda tedarikçinin kalite puanı etkilenir; düzeltici faaliyet kaydı geç kapandığında cevap süresi puanı düşer; sertifika süresi dolduğunda belge kalemi uyarı verir. PaKalite'de tedarikçi karnesi bu kayıtların üzerinde çalışır, satın alma yalnızca öznel kalemi girer ve dönem sonunda tartışma sayıya değil aksiyona kayar.
Karne sonrası: puan ne işe yarar
Puanın tek başına bir değeri yok; onu bir karara bağlamazsanız tedarikçi de ciddiye almaz. Üç karar noktası belirleyin. Birincisi yeni iş dağıtımı: C sınıfı bir tedarikçiye yeni parça verilmez. İkincisi denetim programı: C ve şartlı sınıftaki tedarikçiler bir sonraki yıl mutlaka saha denetimi alır; soru listesinin nasıl kurulacağını tedarikçi denetim soru listesi yazımızda anlattık. Üçüncüsü gelişim planı: B sınıfındaki tedarikçiden en zayıf iki kalemi için üç aylık plan istenir.
Yeni tedarikçi onayı ise ayrı bir süreçtir ve karneyle karıştırılmamalıdır. Onayda geçmiş performans verisi yoktur; onun yerine kapasite, ölçüm yeteneği, sistem belgeleri ve PPAP hazırlığına bakılır. Aynı formu iki iş için kullanmaya çalışan firmalarda hem onay hem izleme zayıf kalıyor.
Denetçi karneye baktığında formun biçimiyle ilgilenmez; puanın izini sürer. Bir tedarikçi seçer, kalite puanının hangi veriden geldiğini sorar ve o veriyi görmek ister. Sonra düşük puan almış bir tedarikçi arar; hiç yoksa bu da bir bilgidir. Bulursa "ne yaptınız" diye sorar. Puanı düşük tedarikçiye hiçbir şey yapılmamışsa bulgu karneye değil, tedarikçi performansının izlenmesine yazılıyor.
Karneyi iki saatte uyarlamak
Hazır bir tedarikçi değerlendirme formu örneği indirip olduğu gibi kullanmak yerine iki saatlik bir uyarlama yapın; kazandıracağı zaman, harcadığınızın katı olur. Beş kriteri ve ağırlıkları yukarıdaki tablodan alın. Ölçütleri kendi verinize göre ayarlayın — PPM eşiğinizi son bir yılın gerçek ortalamasına bakarak koyun, hayali bir hedef yazmayın. Sınıf eşiklerini ve her sınıfın karşılığını yazın. Sonra son iki dönemin verisiyle karneyi geriye dönük üretin; sonuç bugünkü algınızla uyuşmuyorsa ya ağırlıklar yanlış ya da algınız yanlıştı, ikisini de öğrenmiş olursunuz.
Bir de karneyi yıllık gözden geçirmenin girdisi hâline getirin. Tedarikçi performansı, yönetimin gözden geçirmesinin standart girdilerinden biridir ve orada konuşulduğunda satın alma ile kalite aynı sayıya bakmak zorunda kalır; YGG gündemi yazımızdaki dokuzuncu madde tam olarak bunu karşılıyor. Tedarikçi yönetiminin bütününe dair çerçeveyi ise tedarikçi yönetimi sayfamızda bulabilirsiniz.