Alman müşterinin tedarikçi geliştirme biriminden bir yazı geliyor: yeni ürün grubu için önümüzdeki çeyrekte bir potansiyel analizi planlanmış, P2 ve P6 üzerinden yürütülecek. Toplantı odasında kimse P2'nin ne olduğunu bilmiyor, birisi "IATF belgemiz var, yeter" diyor. Yetmiyor. VDA 6.3 nedir sorusunun kısa cevabı şudur: Alman otomotiv sanayisinin süreç denetimi yöntemidir ve yönetim sisteminizi değil, tek tek proseslerinize ne kadar hâkim olduğunuzu ölçer. Soru gruplarının mantığı kavrandığı anda denetimin neden böyle kurgulandığı da yerine oturur.
VDA 6.3 nedir, IATF'in yerine mi geçer?
Geçmez, ikisi farklı işler yapar. IATF 16949 belgelendirilebilir bir yönetim sistemi standardıdır; sertifikayı akredite bir belgelendirme kuruluşu verir. VDA 6.3 ise sertifika üretmez. Sonunda elinize bir belge değil, yüzdesi ve sınıfı olan bir denetim raporu geçer. Bu raporu müşteri kendi tedarikçi dosyasına işler ve iş verme kararında kullanır. Yani IATF 16949 belgesi girişte istenen asgari şart, VDA 6.3 puanı ise müşterinin sizi kendi ölçüsüyle tartmasıdır.
İkinci fark bakış açısında. IATF denetçisi süreçlerin tanımlı, ölçülü ve iyileştiriliyor olmasını arar. VDA 6.3 denetçisi ise bir parçanın hikâyesini takip eder: teklif aşamasında ne söz verildi, geliştirme nasıl planlandı, seri üretimde neye dönüştü, müşteriye giden son kutuda ne var. Bu takip zinciri koptuğu yerde puan düşer. Sorunun cevabı bu yüzden teknik değil yapısaldır; VDA 6.3 nedir diye sorduğunuzda karşınıza bir kontrol listesi değil, bir izleme mantığı çıkar.
P1: potansiyel analizi neden ayrı tutulur?
P1, henüz iş almamış bir tedarikçiyi ya da yeni bir ürün grubunu değerlendirmek için kullanılır ve kendi soru seti vardır. Geçmişi denetlemez, çünkü ortada denetlenecek bir geçmiş yoktur. Sorduğu şey şudur: bu firma bu işi yapabilecek altyapıya, tecrübeye ve kaynağa sahip mi? Yeni bir presin alınıp alınmadığı, benzer ürünlerde tecrübe olup olmadığı, ekibin yeterli olup olmadığı burada konuşulur.
Potansiyel analizi sonucu genelde iş verme kararının önüne konur. Bu yüzden hazırlığı da farklıdır: elinizde geçmiş performans verisi olmadığı için plan, kaynak ve yetkinlik belgeleri öne çıkar. Yeni bir proje için hazırlanırken APQP planınızın gerçekten güncel olması, bu denetimde göstereceğiniz en güçlü kanıttır.
P2'den P7'ye: soru grupları ne sorar?
Asıl süreç denetimi P2 ile P7 arasındadır. Aşağıdaki tablo bu altı grubun neye baktığını ve pratikte hangi birimin cevap verdiğini gösteriyor. Soru sayıları sürümden sürüme değiştiği için tabloya yazmadım; 2016 sürümünde P2-P7 toplamı altmışa yakındır.
| Grup | Türkçe karşılığı | Neye bakar | Kim cevap verir |
|---|---|---|---|
| P2 | Proje yönetimi | Proje ekibi, zaman planı, kaynak, risk takibi | Proje / program yönetimi |
| P3 | Ürün ve proses geliştirmenin planlanması | Müşteri şartlarının çevrilmesi, fizibilite, geliştirme planı | Ar-Ge ve proses mühendisliği |
| P4 | Ürün ve proses geliştirmenin gerçekleştirilmesi | FMEA, kontrol planı, ölçüm sistemi, devreye alma | Kalite ve proses mühendisliği |
| P5 | Tedarikçi yönetimi | Tedarikçi seçimi, onayı, izlenmesi, girdi kalitesi | Satın alma ve tedarikçi kalitesi |
| P6 | Proses analizi / üretim | Girdi malzeme, depolama, üretim, personel, makine, hata giderme, sevkiyat | Üretim ve saha kalitesi |
| P7 | Müşteri memnuniyeti ve servis | Şikâyet yönetimi, saha performansı, sevkiyat performansı | Müşteri kalitesi |
Ağırlık merkezinin P6 olduğunu görmek zor değil. Denetim süresinin büyük bölümü sahada geçer ve P6 alt soruları hattı adım adım takip eder: mal kabulde ne yapıldı, malzeme nasıl depolandı, operatör yetkinliği nasıl doğrulandı, makine parametreleri kim tarafından değiştirilebiliyor, hatalı parça bulunduğunda ne oluyor, sevkiyat öncesi son kontrol nasıl yapılıyor. P5'in ayrı bir grup olması da tesadüf değil; müşteri sizin tedarikçi yönetiminizi kendi riskinin bir parçası sayar.
Hazırlıkta en çok işe yarayan şey, denetlenecek ürün grubundan tek bir parça numarası seçip onun bütün hikâyesini masaya dizmektir: teklif dosyası, fizibilite kaydı, proje planı, FMEA, kontrol planı, ölçüm sistemi analizi, PPAP dosyası, ilk üç ayın hurda ve şikâyet verisi, güncel kontrol formu. Bir gün ayırın ve bu zinciri kendiniz takip edin. Zincirin koptuğu yer, denetimde puan kaybedeceğiniz yerdir; denetçiden önce siz görürsünüz.
Puanlama nasıl işler?
Her soru beş değerden birini alır. Ara puan yoktur; denetçi 7 veya 9 veremez. Bu katı ölçek başta garip gelir ama tartışmayı kısaltır, çünkü sohbeti "kaç puan" olmaktan çıkarıp "hangi kanıt var" hâline getirir.
| Puan | Anlamı | Pratik karşılığı |
|---|---|---|
| 10 | Şartlar tam karşılanıyor | Tanımlı, uygulanıyor, kanıtlanabiliyor, etkin |
| 8 | Büyük ölçüde karşılanıyor | Küçük sapmalar var, riski sınırlı |
| 6 | Kısmen karşılanıyor | Ciddi sapma var, sistem eksik işliyor |
| 4 | Yetersiz | Şartların büyük bölümü karşılanmıyor |
| 0 | Karşılanmıyor | Uygulama yok ya da tümüyle etkisiz |
Soru puanları önce alt eleman, sonra eleman düzeyinde yüzdeye çevrilir ve genel uygunluk derecesi hesaplanır. Burada dikkat edilecek nokta, ortalamanın tek başına yetmemesidir. Sıfır puan alan tek bir soru bile düşürme kuralları nedeniyle genel sınıfı aşağı çekebilir. Yani yüksek ortalama, tek bir kritik boşluğu örtmez.
Puanlamada en çok tartışılan eşik 8 ile 6 arasındadır. Sekiz, sistemin çalıştığı ama küçük sapmalar taşıdığı anlamına gelir; altı ise sistemin eksik işlediğini söyler. Aradaki farkı belirleyen şey sapmanın müşteriye ulaşma riskidir. Bir formda tek bir imza eksikse bu sekizdir. Aynı formda son üç ayın kayıtlarının yarısı eksikse artık sistem işlemiyordur ve altıya iner. Denetçiyle bu eşik üzerinde tartışacaksanız argümanınız duygu değil kanıt olmalı: kaç kaydın kaçında sapma var, sayıyla söyleyin.
A, B, C sınıfı ne anlama gelir?
Genel uygunluk derecesi yüzde 90 ve üzerindeyse A, yüzde 80 ile 90 arasındaysa B, yüzde 80'in altındaysa C sınıfı verilir. A "uyumlu", B "koşullu uyumlu", C ise "uyumsuz" anlamına gelir ve pratikteki sonuçları çok farklıdır. A alan tedarikçi normal akışına devam eder. B alan tedarikçiden aksiyon planı ve genelde takip denetimi istenir.
C ise ciddi bir durumdur. Yeni iş verilmemesi, mevcut projelerin dondurulması, sıkı gözetim ya da tedarikçi geliştirme programına alınma gibi sonuçlar doğurabilir. Müşteriden müşteriye değişen bu sonuçları kendi tedarikçi el kitabınızdan okumadan varsayımda bulunmayın; her OEM'in C sonrası prosedürü kendine özgüdür.
Sınıfın müşteri tarafında nasıl kullanıldığını da bilmek gerekir. Çoğu OEM, VDA 6.3 sonucunu tek başına değil; sevkiyat performansı, ppm değeri, saha şikâyeti ve özel olayların sayısıyla birlikte bir tedarikçi karnesine dönüştürür. Bu yüzden B alan ama ppm'i düşük bir tedarikçi, A alan ama sevkiyatı aksatan bir tedarikçiden daha rahat olabilir. Denetim puanını tek başına bir hedef gibi kovalamak yerine, karnenin diğer kalemleriyle birlikte okumak daha doğru bir yönetim refleksidir.
Sınıfın ne kadar süreyle geçerli sayılacağı da sorulması gereken bir soru. Raporu tarihsiz bir belge gibi görmeyin; müşteriler denetim sonucuna bir geçerlilik süresi tanır ve sürenin sonunda ya yeni bir denetim ya da aksiyon planının kapandığına dair kanıt ister. Bu süreyi kendi tedarikçi el kitabınızdan okuyun, çünkü müşteriden müşteriye değişiyor. Takvimi bilmeden kurulan iyileştirme planları genelde bir çeyrek geç kalıyor.
Denetçi yetkinliği ve süre
VDA 6.3 denetimini herkes yapamaz. Denetçinin belirli bir sanayi tecrübesi, standart eğitimi ve yetkinlik sınavı geçmişi olması beklenir. Bu şart, iç değerlendirme yapmak isteyen firmalar için de geçerlidir; yetkin denetçi yoksa yaptığınız şey VDA 6.3 denetimi değil, VDA 6.3 sorularıyla yapılmış bir öz değerlendirmedir. İkisi de değerlidir ama müşteriye sunulurken bu ayrım açıkça yazılmalıdır.
Süre tarafında beklenti şudur: tek ürün grubu ve tek lokasyon için saha çalışması genelde iki ila üç gün tutar. Hazırlık, doküman incelemesi ve raporlama bunun dışındadır. Geliştirme sorumluluğu olmayan, yalnızca müşteri tasarımını üreten bir tedarikçide bazı sorular kapsam dışı bırakılır ve süre kısalır. Kapsam dışı bırakma gerekçesi rapora yazılır; sessizce atlanan soru denetim sonunda tartışma çıkarır.
VDA 6.3 kayıtlarını QMS'te tutmak
VDA 6.3 denetiminin çıktısı iki katmanlıdır: soru bazında puan ve puanı düşüren bulgular. Çoğu firma yalnızca ikincisini kaydeder, bulguları düzeltici faaliyete çevirir ve puan tablosunu bir Excel dosyasında bırakır. Bir yıl sonra takip denetimine girildiğinde geçen seferki soru puanları bulunamaz, gelişme gösterilemez.
Kayıt düzenini kurarken üç şeyi bir arada tutun: denetim kaydı, soru bazlı puan tablosu ve bulgudan doğan faaliyetler. Aynı sorunun yıllar içindeki puan seyrini görebilmek, müşteriye sunacağınız en ikna edici tablodur; çünkü "iyileştik" demek yerine hangi soruda 4'ten 8'e çıktığınızı gösterirsiniz. PaKalite'nin denetim modülünde soru setleri kendi puan ölçeğiyle tanımlanabildiği için VDA 6.3 soru katalogunu ayrı bir denetim tipi olarak kurabilir, bulguları aynı havuzda takip edebilirsiniz. Denetim programının bütününü tasarlarken denetim yönetimi sayfamızdaki çerçeve işinizi kolaylaştırır.
Bir de kayıtların dili meselesi var. Denetim çoğu zaman İngilizce ya da Almanca yürütülür, ama sahadaki formlar Türkçedir ve öyle kalmalıdır; operatörün anlamadığı bir form kimseye fayda etmez. Çeviri ihtiyacı denetim gününde ortaya çıkmasın diye kritik dokümanların iki dilli başlık taşımasını öneririm. Kontrol planı, iş talimatı ve reaksiyon planı gibi denetçinin mutlaka isteyeceği belgelerde kolon başlıklarının iki dilli olması, denetim boyunca saatlerce süren çeviri trafiğini ortadan kaldırır.
Hazırlanırken en sık düşülen hata
En sık gördüğüm hata, hazırlığın kalite biriminde başlayıp kalite biriminde bitmesidir. P2 proje yönetimini, P3 ve P4 geliştirmeyi, P5 satın almayı, P7 müşteri kalitesini sorgular. Bu grupların cevabını kalite müdürü veremez; verirse de ikinci soruda tıkanır, çünkü denetçi sorumluyu masaya çağırır. Denetim öncesi her grup için bir sahip belirleyin ve o kişinin kendi sorularını okumuş olmasını sağlayın.
İkinci hata, dokümanın varlığını kanıt sanmaktır. VDA 6.3 nedir sorusunun asıl cevabı burada saklıdır: denetçi dokümanın varlığını değil, o dokümanın süreci gerçekten yönetip yönetmediğini arar. FMEA klasörde duruyor ama son üç şikâyet FMEA'ya işlenmemişse puan düşer. Kontrol planı güncel ama tezgâhtaki nüsha eski revizyonsa puan düşer. Denetime hazırlanmak, evrak toplamak değil, evrak ile sahayı hizalamaktır. İki denetimi aynı yıl içinde yürütmek zorundaysanız VDA 6.3 ile IATF iç denetimi karşılaştırmamıza da göz atın; ortak soruları görmek hazırlık süresini kısaltır.