Sabah 07:40, giriş kalite kontrol alanında 1.200 adetlik döküm partisi bekliyor. Numune ölçümünde flanş kalınlığı alt sınırın altında çıkıyor; parti kırmızı etiketleniyor. Satın alma "bu tedarikçiyle üç yıldır çalışıyoruz, ilk defa oluyor" diyor. Sistemde arama yapıldığında ise aynı tedarikçiden son on dört ayda dört uygunsuzluk kaydı olduğu, ikisinin DÖF'ünün hâlâ açık kaldığı görülüyor. Sorun tedarikçinin kötü olması değil, kimsenin resmin tamamını görememesiydi. Bir kalite yönetim sistemi yazılımı tedarikçi tarafında tam olarak bunu değiştirir: dağınık şikâyetleri tek bir performans geçmişine dönüştürür ve karar anında masaya koyar.
Tedarikçi yönetimi bir kalite yönetim sistemi yazılımında neden ayrı bir modül?
Otomotiv ve imalat firmalarında dış kaynaklı hataların toplam kalite maliyeti içindeki payı çoğu zaman iç hataların üzerindedir. Buna rağmen tedarikçi verisi genellikle üç ayrı yerde durur: giriş kontrol kayıtları kalitede, teslimat performansı satın almada, denetim raporları bir klasörde. Yıl sonunda tedarikçi değerlendirmesi yapılacağı zaman üç kaynağı birleştirmek günler alır ve sonuç, gerçek performanstan çok kimin arşivinin düzenli olduğunu yansıtır.
Tedarikçi modülünü kalite yönetim sistemi yazılımı içinde çalıştırdığınızda giriş kontrolde açılan her uygunsuzluk anında ilgili tedarikçinin karnesine düşer. Puan, yıl sonunda hesaplanan bir rakam olmaktan çıkıp sürekli güncellenen bir gösterge haline gelir. Konunun yazılım tarafındaki genel çerçevesini tedarikçi kalite yönetim yazılımı sayfamızda ele aldık.
IATF 16949 madde 8.4 tedarikçi tarafında ne istiyor?
Dış kaynaklı proses ve ürünlerin kontrolü ISO 9001 madde 8.4 ile tanımlanır; IATF 16949 bunu otomotiv gerçeğine göre genişletir. Sahada en çok karşınıza çıkan alt maddeler şunlardır:
- Madde 8.4.1 — Genel: Dışarıdan sağlanan ürün ve proseslerin şartlara uygunluğunu güvence altına almalısınız; tedarikçilerin değerlendirilmesi, seçimi, performans izleme ve yeniden değerlendirme kriterleri tanımlı olmalı.
- Madde 8.4.1.2 — Tedarikçi seçim süreci: Seçim; risk, ürün kalitesi, üretim kapasitesi, teknik yeterlilik ve müşteri özel şartları dikkate alınarak dokümante edilmiş bir süreçle yapılmalı.
- Madde 8.4.2.3 — Tedarikçi kalite yönetim sistemi geliştirme: Tedarikçilerin ISO 9001'e, sonrasında IATF 16949'a doğru ilerlemesi hedeflenmeli; bu gelişimin aşamaları izlenmeli.
- Madde 8.4.2.4 — Tedarikçi izleme: Asgari olarak ürün uygunluğu, müşteriyi etkileyen kesintiler, teslimat performansı ve ilave navlun olayları izlenmeli.
- Madde 8.4.2.4.1 — İkinci taraf denetimleri: Denetim ihtiyacı risk temelli belirlenmeli; denetim tipi, sıklığı ve kapsamı kayıt altında olmalı.
- Madde 8.4.3 — Tedarikçi için bilgi: Şartlar, onaylar, yetkinlik ve özel karakteristikler tedarikçiye açık biçimde iletilmeli.
Maddelerin denetimdeki karşılığını IATF 16949 madde 8.4 tedarikçi kontrolü rehberimizde ayrıntılı bulabilirsiniz.
Tedarikçi karnesi yazılımda nasıl kurulur?
İşe yarayan bir karne, herkesin nasıl hesaplandığını anlayabildiği karnedir. Karmaşık ağırlıklı formüller ilk ay etkileyici görünür, ikinci ay kimse savunamaz. Sade bir yapı genellikle şöyle kurulur:
| Kriter | Veri kaynağı | Ağırlık | Örnek eşik |
|---|---|---|---|
| Kalite (PPM) | Giriş kontrol ve üretim uygunsuzlukları | %35 | < 50 PPM yeşil |
| Teslimat performansı | ERP sipariş-teslim kayıtları | %25 | > %98 zamanında |
| DÖF cevap ve kapanış | DÖF modülü | %15 | 8D 10 gün içinde |
| Denetim sonucu | İkinci taraf denetim modülü | %15 | > 80 puan |
| Belgelendirme durumu | Sertifika takibi | %10 | Geçerli ISO 9001 / IATF |
Puanın karşılığı da baştan tanımlanmalıdır: A sınıfı tedarikçide azaltılmış giriş kontrol, B sınıfında geliştirme planı, C sınıfında yeni iş verilmemesi ve kontrollü sevkiyat. Karşılığı olmayan puan, tedarikçi gözünde bir e-postadan ibaret kalır. Hesaplama ayrıntıları için tedarikçi performans yazılımı ve PPM hesaplama sayfalarımıza bakabilirsiniz.
Tedarikçi karnesinde en sık yapılan hata, düşük hacimli tedarikçiyi PPM ile cezalandırmaktır. Ayda 400 parça gönderen bir tedarikçinin tek kusurlu parçası 2.500 PPM eder; ayda 400.000 parça gönderen tedarikçinin aynı hatası 2,5 PPM. Aynı tabloya koyduğunuzda küçük tedarikçi hep kırmızı görünür ve karneye kimse inanmaz. Çözüm, hacim bandına göre ayrı eşikler tanımlamak ya da düşük hacimde olay sayısını PPM yerine ölçüt almaktır.
Giriş kalite kontrolü ile tedarikçi puanı nasıl bağlanır?
Tedarikçi verisinin en sağlam kaynağı giriş kalite kontroldür ve bu bağı kurmak düşünüldüğünden basittir. Gelen her parti bir kayıt açar; kabul, şartlı kabul ya da ret kararı ve ölçüm sonuçları o kayda işlenir. Ret kararı otomatik olarak tedarikçi DÖF'ü tetikler, kusurlu adet PPM hesabına girer, karantina alanındaki stok işaretlenir. Madde 8.6.4 dışarıdan sağlanan ürünün uygunluğunun doğrulanmasını ister; bu akış o doğrulamanın kanıtını kendiliğinden üretir.
Kontrol yoğunluğunu da performansa bağlayabilirsiniz. Altı ay boyunca sıfır uygunsuzluk üreten bir tedarikçide numune sayısını düşürmek, ilk uygunsuzlukta ise otomatik olarak %100 kontrole geçmek hem kaynak tasarrufu sağlar hem de tedarikçiye somut bir teşvik verir.
Denetçi tedarikçi listesini görmek ister, ama asıl sorusu şudur: performansı kötü olan tedarikçi için ne yaptınız? Madde 8.4.2.4 izlemeyi, madde 8.4.2.3 ise geliştirmeyi ister. Karnesi kırmızı olduğu hâlde iki yıldır aynı hacimde iş verilen ve hakkında tek bir geliştirme planı bulunmayan tedarikçi, izleme yaptığınızı ama sonucunu kullanmadığınızı gösterir. Denetçi ayrıca ikinci taraf denetim planınızın neye göre yapıldığını sorar; "sırayla geziyoruz" cevabı madde 8.4.2.4.1'in istediği risk temelli yaklaşımı karşılamaz.
İkinci taraf denetimleri ve tedarikçi geliştirme nasıl planlanır?
Denetim planını risk üzerine kurmak, yazılımda birkaç alanın birleşimiyle yapılır: parçanın ürün güvenliği etkisi, tedarikçinin son on iki aylık performansı, sertifika durumu ve yeni proje varlığı. Yazılım bu alanları puanlayıp yıllık denetim listesini üretir; kalite ekibi listeyi sıfırdan hazırlamak yerine gözden geçirir.
Denetim sonrası kısım en çok aksayan taraftır. Bulgular çoğu zaman rapor içinde kalır ve takip edilmez. Doğru kurgu, her bulgunun ayrı bir aksiyon kaydına dönüşmesi ve sorumlu, termin, kanıt üçlüsüyle izlenmesidir. Denetim yöntemleri için tedarikçi denetim yazılımı sayfamıza bakabilirsiniz.
PPAP ve yeni parça onayı bu akışın neresinde?
Tedarikçi yönetimi sadece seri üretimi değil, parçanın hayata girişini de kapsar. Yeni bir tedarikçi parçası için PPAP dosyası talep edilir, seviye belirlenir, eksik belgeler takip edilir ve onay verilene kadar seri sevkiyat açılmaz. Bu kontrol yazılımda kurulduğunda "PPAP'ı bekliyorduk ama üretim başladı" tablosu ortadan kalkar. PPAP takip sistemi yazımızda dosya seviyeleri ve onay akışını ayrıntılandırdık.
Ayrıca madde 8.4.3 kapsamında tedarikçiye ilettiğiniz şartların kaydı gerekir: hangi çizim revizyonu, hangi özel karakteristikler, hangi ambalaj talimatı gönderildi ve tedarikçi bunları ne zaman aldı? Yazılım bu iletişimi kayıt altına aldığında, uyuşmazlık çıktığında tartışma hatırlamaya değil belgeye dayanır.
Tedarikçi portalı işleri gerçekten hızlandırır mı?
Hızlandırır, ama kapsamı doğru çizilirse. Tedarikçinin kendi 8D cevabını, sertifika yenilemesini ve sevkiyat kalite belgesini doğrudan sisteme girebilmesi e-posta ekinde dolaşan onlarca dosyayı ortadan kaldırır. Cevap süresi otomatik ölçülür, format standartlaşır. Buna karşılık portal erişimi yalnızca o tedarikçinin kendi kayıtlarıyla sınırlı olmalı; iç değerlendirme notları ve diğer tedarikçilerin verisi görünmemelidir. Bir kalite yönetim sistemi yazılımı seçerken bu yetki ayrımının nasıl kurulduğunu demo sırasında mutlaka test edin.