Yeni işe başlayan bir kalite mühendisi ilk gün masasına oturur, "firmayı anlamak istiyorum, bir yerden başlamam lazım" der ve kalite el kitabını ister. Eğer eline verilen belge, sistemin bütününü on beş sayfada anlatan, proseslerin birbirini nasıl beslediğini gösteren bir harita ise, o mühendis firmayı bir öğleden sonra kavrar. Verilen şey iki yüz sayfalık, prosedürleri kelime kelime tekrar eden bir tuğla ise, kimse açmaz. İyi bir kalite el kitabı, kalite yönetim sisteminin vitrinidir; kısa, net ve doğru olmalıdır. Bu rehberde el kitabını ISO 9001 maddelerine bağlı biçimde nasıl hazırlayacağınızı anlatıyoruz.
Kalite el kitabı hâlâ zorunlu mu?
Kısa yanıt: ISO 9001:2015 ayrı bir kalite el kitabını zorunlu tutmaz. Eski 2008 sürümünde el kitabı ve altı zorunlu prosedür şarttı; yeni sürüm bunları madde 7.5 dokümante bilgi yaklaşımıyla değiştirdi. Ama zorunlu olmaması gereksiz olduğu anlamına gelmez. Birçok firma el kitabını gönüllü sürdürür çünkü sistemin bütününü tek belgede toplamak yeni çalışan, müşteri ve denetçi için büyük kolaylıktır. IATF 16949 kapsamında da benzer bir sistem tanımına ihtiyaç duyulur.
Kalite el kitabında ne bulunur?
İyi bir el kitabı sistemin iskeletini gösterir, ayrıntıyı prosedürlere bırakır. Tipik bölümler:
- Kuruluşun tanıtımı ve KYS kapsamı (madde 4.3).
- Kuruluş bağlamı ve ilgili taraf beklentileri (madde 4.1-4.2).
- Kalite politikası (madde 5.2).
- Organizasyon şeması, roller ve sorumluluklar (madde 5.3).
- Proses haritası ve süreç etkileşim tablosu (madde 4.4).
- ISO 9001 maddelerinin sistemde nerede karşılandığını gösteren referans/matris.
Süreç etkileşim tablosu nasıl kurulur? (madde 4.4)
El kitabının kalbi süreç etkileşim tablosudur. ISO 9001 madde 4.4, proseslerin ve etkileşimlerinin belirlenmesini ister; bu tablo o şartı somut kılar. Her proses için girdi, çıktı, onu besleyen proses ve ona bağlı proses yazılır. Böylece bir prosesin çıktısının bir sonrakinin girdisi olduğu görünür hale gelir.
| Proses | Girdi | Çıktı | Sonraki proses |
|---|---|---|---|
| Satın alma | Malzeme talebi | Onaylı malzeme | Girdi kontrolü |
| Girdi kontrolü | Onaylı malzeme | Uygun stok | Üretim |
| Üretim | Uygun stok, iş emri | Yarı/mamul ürün | Son kontrol |
| Son kontrol | Mamul ürün | Sevke uygun ürün | Sevkiyat |
El kitabını standardın maddelerini kopyalayıp yapıştırarak yazmayın. Denetçi bunu ilk sayfada anlar. "Kuruluş, madde 8.5.1 uyarınca üretimi kontrol altında gerçekleştirir" cümlesi hiçbir şey anlatmaz. Bunun yerine kendi prosesinizi kendi kelimelerinizle tarif edin ve ilgili prosedüre atıf verin. El kitabı sizin sisteminizi anlatmalı, standardı değil.
El kitabı kaç sayfa olmalı?
Sabit bir sayı yoktur; kapsam belirler. Küçük bir firmada 10-15 sayfa fazlasıyla yeterlidir. Amaç uzunluk değil, sistemi doğru özetlemektir. Prosedürleri tekrar eden yüzlerce sayfalık bir el kitabı hem güncellenemez hem de okunmaz. En iyi el kitapları kısa, şemalarla desteklenmiş ve prosedürlere atıf yapan belgelerdir. Ayrıntı, madde 7.5.1'in istediği gibi ilgili prosedür ve talimatlarda yaşar; el kitabı yalnızca haritadır.
Denetçi el kitabını bir yol haritası gibi kullanır. Süreç etkileşim tablosundaki bir prosesi seçer ve "bana bunu sahada gösterin" der. El kitabındaki akış ile sahadaki gerçek akış uyuşmazsa, güzel yazılmış bir belge bile bulgu getirir. El kitabının güncel revizyonda olması, kapsam istisnalarının gerekçelendirilmiş olması ve politikanın güncel sürümü içermesi de kontrol edilir.
El kitabını yazılımla canlı tutmak
El kitabının en büyük zaafı çabuk eskimesidir. Bir proses değişir, bir prosedür revize olur, ama el kitabındaki şema iki yıl önceki halinde kalır. Bir kalite yönetim yazılımı, el kitabını ve atıf verdiği prosedürleri birbirine bağlı revizyon kontrolünde tutar; bir prosedür güncellendiğinde el kitabındaki referans da izlenebilir kalır. Böylece el kitabı, denetimden önce apar topar güncellenen bir belge olmaktan çıkar. El kitabını hazırladıktan sonra doküman piramidinin alt katmanlarını kurmak ve kalite hedeflerini tanımlamak sisteminizi tamamlar. Sağlam bir el kitabı, bütün kalite yönetim sisteminizin ilk izlenimidir.