Toplantı odasında yirmi slayt gösterildi, genel müdür ikisinden sonra telefonuna baktı, kırk dakikada bitti. Tutanağa "KYS gözden geçirildi, uygun bulundu" yazıldı ve imzalar atıldı. Altı ay sonra dış denetçi o tutanağı eline aldı: "Burada geçen çeyrek müşteri şikayetlerinin arttığı yazıyor; buna karşı hangi kararı aldınız?" Cevap yoktu. İşte o an yönetimin gözden geçirmesinin bir kalite yönetim sistemini gerçekten yönlendiren toplantı mı yoksa yıllık bir tören mi olduğu ortaya çıkar. Madde 9.3 bu töreni gerçek bir yönetim kararına dönüştürmek için vardır.
Yönetimin gözden geçirmesi nedir?
YGG, üst yönetimin kalite yönetim sistemini planlı aralıklarla; uygunluğu, yeterliliği, etkinliği ve kuruluşun stratejik yönüyle uyumu açısından değerlendirdiği toplantıdır. Amaç raporları dinlemek değil, sistemin nereye gittiğine bakıp karar vermektir. YGG'nin sahibi kalite bölümü değil üst yönetimdir; çünkü çıktıların gerektirdiği kaynak ve kararları ancak yetki sahibi kişiler verebilir.
Madde 9.3 ne istiyor?
Madde 9.3 üç alt başlıktan oluşur. Madde 9.3.1 genel çerçeveyi, madde 9.3.2 gözden geçirme girdilerini, madde 9.3.3 ise çıktıları tanımlar. Kilit ayrım şudur: standart hangi konuların masaya geleceğini (girdi) ve masadan hangi kararların çıkacağını (çıktı) açıkça belirtir. IATF 16949 bu listeye ek girdiler koyar — örneğin saha arıza performansı, garanti analizi ve müşteri karnesi (scorecard) sonuçları.
Zorunlu YGG girdileri nelerdir?
Madde 9.3.2 aşağıdaki girdilerin gözden geçirilmesini ister. Bunlardan biri eksik geçtiğinde denetimde bulgu yazılır:
| Girdi | Ne getirir? | Kaynak madde |
|---|---|---|
| Önceki YGG aksiyon durumu | Geçen kararlar kapandı mı? | 9.3.2 |
| Değişen iç/dış hususlar | Bağlam ve risklerde değişim | 4.1, 6.1 |
| Müşteri memnuniyeti ve geri bildirim | Şikayet, iade, karne skoru | 9.1.2 |
| Kalite hedeflerine ulaşma | KPI'ların hedefe göre durumu | 6.2, 9.1 |
| Proses performansı, ürün uygunluğu | PPM, FTT, hurda | 9.1.1 |
| Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet | Açık DÖF, tekrar eden sorunlar | 10.2 |
| İç ve dış tetkik sonuçları | Bulgular ve kapanış durumu | 9.2 |
| Tedarikçi performansı | Tedarikçi PPM, termin | 8.4 |
| Kaynak yeterliliği | İnsan, ekipman, altyapı | 7.1 |
Bu girdilerin çoğu, sistemi KPI ve performans panosuyla ve iç denetim sonuçlarıyla besleyen firmalar için hazır gelir; ayrıca toplamayan firmalar için YGG öncesi haftalarca süren bir angarya olur.
YGG'yi tek bir devasa yıllık toplantıya sıkıştıran firmalar, o gün her şeyi konuşamadıkları için yüzeysel geçer. Sahada işe yarayan model şu: aylık ya da çeyreklik kısa gözden geçirmelerde KPI'lar ve açık aksiyonlar hızlıca dönülür, yılda bir kez de tüm zorunlu girdilerin ele alındığı tam YGG yapılır. Böylece kararlar taze veriyle alınır, yıl sonunda bir yığın slayt üretmek zorunda kalmazsınız.
Zorunlu YGG çıktıları nelerdir?
Madde 9.3.3'e göre gözden geçirme çıktıları, aşağıdakilere ilişkin karar ve aksiyonları içermelidir:
- İyileştirme fırsatları — hangi alanlarda sürekli iyileştirme başlatılacak,
- Kalite yönetim sisteminde gereken değişiklik ihtiyacı,
- Kaynak ihtiyacı — ek personel, ekipman, eğitim.
Her çıktının bir sorumlusu, bir termini ve takip edilebilir bir aksiyonu olmalıdır. "Konuşuldu, uygun bulundu" tarzı bir tutanak madde 9.3.3'ü karşılamaz. İyileştirme kararları çoğu zaman sürekli iyileştirme (PUKÖ / Kaizen) döngüsüne ya da doğrudan bir düzeltici faaliyete beslenir.
Bir denetçi YGG tutanağına baktığında iki şeyi test eder: girdilerin hepsi gerçekten ele alınmış mı, ve çıktılar aksiyona dönmüş mü? En sevdiği hamle, geçen yılın YGG aksiyonlarını alıp "bunların kaçı zamanında kapandı?" diye sormaktır. Kararların yarısı hâlâ açıksa, YGG bir karar organı değil bir arşiv toplantısıdır. Üst yönetimin katılım kaydı yoksa iş daha da kötüdür; çünkü yetkisiz masa karar üretemez.
YGG'yi kalite yönetim yazılımıyla yönetmek
YGG'nin en yorucu yanı toplantı değil, öncesindeki veri toplama maratonudur: KPI'ları güncelle, açık DÖF'leri say, tetkik bulgularını topla, tedarikçi karnelerini derle, slayta dök. Bir kalite yönetim yazılımı bu girdilerin tümünü zaten canlı tuttuğu için YGG raporunu tek tuşla üretir; toplantıda alınan her karar sistemde sorumlu ve terminli bir aksiyona dönüşür, bir sonraki YGG'de "önceki aksiyon durumu" girdisi olarak kendiliğinden karşınıza gelir. Böylece madde 9.3'ün istediği kapalı döngü — girdiden çıktıya, çıktıdan takibe — kağıt tutanaklarda kaybolmaz. PaKalite'nin YGG modülü tüm zorunlu girdileri hazır şablonla sunar ve aksiyonları DÖF takibiyle birleştirir.