Demo toplantısının kırkıncı dakikası. Satıcı kalite modülünü akıcı biçimde gösteriyor: doküman ağacı açılıyor, revizyon geçmişi çıkıyor, onay akışı çalışıyor. Sonra çevre mühendisi söz alıyor ve atık takibini soruyor. Ekran değişmiyor. "O ayrı bir modül, onun demosunu ikinci oturumda yaparız" cevabı geliyor. Bu cümle, satıcının ürününü değil mimarisini ele veriyor. Entegre yönetim sistemi yazılımı ararken tek bir soru neredeyse bütün kararı verdiriyor: aynı DÖF numarası üç standartta da görünüyor mu?
Entegre olan ne, bir arada duran ne?
Türkiye'de EYS yazılımı diye satılan çözümlerin çoğu aslında yan yana dizilmiş üç ayrı programdır. Kalite modülü bir veritabanında, çevre modülü başka bir şemada, İSG modülü çoğu zaman sonradan satın alınmış bambaşka bir üründe yaşar. Üstlerine ortak bir menü konur ve paket "entegre" adıyla teklif edilir. Kullanıcı için fark ilk hafta belli olmaz; fark, yılın sonunda yönetim gözden geçirme sunumunu hazırlarken ortaya çıkar.
Gerçek entegrasyonun ölçüsü şudur: bir kayıt tek kere açılır, üzerine hangi standartların ilgilendiği etiketlenir ve o kayıt her standardın raporunda kendi numarasıyla görünür. Kompresör hattında yaşanan bir yağ kaçağını düşünün. Bu olay üretim durduğu için kalite, zemine yağ aktığı için çevre, kayma riski doğurduğu için İSG olayıdır. Ayrık sistemde üç kayıt açılır, üç kök neden analizi yazılır, üç termin takip edilir ve üçü de aynı bakım teknisyenine düşer. Adam işi bir kere yapar, kaydı üç kere girer.
Standart etiketleme: birinci, ikinci ve üçüncü kriter
İlk üç kriter aynı fikrin üç yüzü. Birincisi, sistemin standart etiketini kaydın kendisine koyup koymadığı. İkincisi, bir kaydın birden fazla standarda aynı anda bağlanabilmesi. Üçüncüsü, bu etiketin rapor filtresi olarak çalışması. Üçü birden varsa çoklu standart yazılımı iddiası ciddiye alınabilir.
Pratikte şöyle test edilir. Demo ortamında bir uygunsuzluk açın, üzerine ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001 etiketlerini birlikte işaretleyin. Sonra çevre denetimi raporunu açın: kayıt orada mı? Ardından İSG performans raporunu açın: aynı numara aynı satırla orada mı? Bu iki ekran arasında geçerken kullanıcı değiştirmeniz, modül değiştirmeniz veya "çevre tarafında ayrıca açmanız gerekir" cümlesini duymanız gerekiyorsa cevabı almışsınız demektir.
Ortak DÖF akışı: dördüncü, beşinci ve altıncı kriter
Düzeltici faaliyet, entegre sistemin bel kemiği. Dördüncü kriter, üç standardın uygunsuzluklarının tek DÖF havuzunda toplanıp toplanmadığı. Beşinci kriter, kök neden analizinin kaynağı ne olursa olsun aynı yöntemle yürütülebilmesi; çevreden gelen bir olay için 5 neden yapamıyorsanız o modül eksik yazılmış demektir. Altıncı kriter ise etkinlik doğrulamanın tek yerden takip edilmesi.
Burada sık yapılan bir hatayı söyleyeyim. Firmalar çevre ve İSG uygunsuzluklarını "olay kaydı" diye ayrı bir formda tutar, düzeltici faaliyeti de o formun içine gömer. Sonuç: yılda kaç DÖF açıldığı sorulduğunda iki farklı sayı çıkar. Denetçi bu iki sayıyı yan yana gördüğü an sistemin bütünlüğünü sorgulamaya başlar. Tek havuz, sadece kolaylık değil tutarlılık meselesidir.
Demo öncesinde kendi firmanızdan gerçek bir olay seçin. Tercihen üç standardı birden ilgilendiren bir olay olsun; yağ kaçağı, kaynak dumanı, hurda bertarafı gibi. O olayı A4'e yazıp satıcıya verin ve "bunu sisteminizde açın, kapatın ve üç raporda gösterin" deyin. Kırk dakikada olan biteni izleyin. Slayt izlemekle geçen üç saatten daha çok şey öğrenirsiniz. Ben bu yöntemle iki demoyu on beşinci dakikada bitirdim.
Çoklu denetim planı: yedinci ve sekizinci kriter
Üç belgesi olan bir firmada yılda üç iç denetim programı, üç gözetim denetimi ve genellikle birkaç müşteri denetimi vardır. Yedinci kriter, bütün bunların tek takvimde görünmesi. Sekizinci kriter, tek bir denetimde birden fazla standardın soru listesinin birlikte kullanılabilmesi. Pratikte iç denetçi bir bölüme gittiğinde üç ayrı ziyaret yapmaz; tek turda üç standardın sorularını sorar ve bulguları ayırt ederek yazar.
Yazılım bunu desteklemiyorsa iç denetçi Excel'e döner. Denetim programını kağıtta yürütüp bulguları sisteme sonradan girmek, denetim tarihleriyle kayıt tarihleri arasında sürekli bir tutarsızlık üretir. Denetçinin en sevdiği soru da tam buradan gelir: bu bulgu 12 Mart'ta yazılmış, sisteme neden 29 Mart'ta girilmiş?
Risk, yasal şartlar ve eğitim: dokuzuncu, onuncu, on birinci kriter
Dokuzuncu kriter risk kayıtlarının ortak yapıda tutulması. Kalite tarafında süreç riski, çevrede çevresel boyut değerlendirmesi, İSG'de risk değerlendirmesi yapılır; üçü farklı metodoloji kullanır ama üçü de aynı aksiyon havuzuna bağlanmalıdır. Aksiyonlar ayrıştığı anda takip dağılır. Risk yönetimini tek aksiyon listesine bağlamak, entegre sistemin en görünür kazancıdır.
Onuncu kriter yasal şartlar takibi. Çevre ve İSG tarafında mevzuat sürekli değişir; sistemin yasal şart listesini doküman gibi versiyonlayıp sorumlu ve gözden geçirme tarihi atayabilmesi gerekir. On birinci kriter eğitim ve yetkinlik. Aynı operatörün kalite, çevre ve İSG eğitimleri tek yetkinlik matrisinde durmalı; üç ayrı matris tutan firmada hiçbiri güncel kalmıyor.
On ikinci kriter ve karşılaştırma tablosu
On ikinci kriter raporlama. Yönetim gözden geçirme toplantısına kaç dosyayla girdiğinizi sayın. Üç belgeli bir firmada bu sayı çoğu zaman on beşi geçer. Entegre bir sistemde tek dönem seçilir, üç standardın performans verisi aynı ekrandan alınır. On iki kriterin her birini demoda nasıl ölçeceğinizi şu tabloya çıkardım.
| # | Kriter | Demoda nasıl ölçülür | Zayıf sistemin belirtisi |
|---|---|---|---|
| 1 | Kayıtta standart etiketi | Kayıt formunda standart alanı var mı | Etiket yok, modül ayrımı var |
| 2 | Çoklu standart bağlama | Tek kayda üç standart işaretlenir mi | Tek seçim yapılabiliyor |
| 3 | Etiketle raporlama | Standart filtreli rapor alınır mı | Rapor modül bazlı |
| 4 | Tek DÖF havuzu | Çevre olayı DÖF listesinde çıkar mı | Ayrı olay formu |
| 5 | Ortak kök neden yöntemi | İSG kaydında 5 neden ekranı var mı | Serbest metin kutusu |
| 6 | Tek etkinlik doğrulama | Gecikmiş etkinlikler tek listede mi | Modül başına ayrı liste |
| 7 | Ortak denetim takvimi | Yıllık program tek ekranda mı | Standart başına program |
| 8 | Çoklu soru listesi | Tek denetimde iki standart sorulur mu | Denetim tek standarda bağlı |
| 9 | Ortak aksiyon havuzu | Risk aksiyonu DÖF ile aynı yerde mi | Risk aksiyonu Excel'de |
| 10 | Yasal şart takibi | Mevzuat listesi versiyonlanıyor mu | Statik doküman eki |
| 11 | Tek yetkinlik matrisi | Bir personelin tüm eğitimleri tek kartta mı | Üç ayrı matris |
| 12 | Birleşik YGG raporu | Tek dönem seçimiyle üç standart verisi | Elle birleştirilen sunum |
Tabloyu demo öncesinde satıcıya göndermenizi öneririm. Cevapları yazılı isteyin. Sözlü demoda "evet yapıyoruz" demek kolaydır; aynı cümleyi teklif ekine yazmak zordur. Yazılı cevap alamadığınız maddeleri sıfır kabul edin.
Yazılım almadan önce yapılması gereken temizlik
Şunu açıkça söyleyeyim: entegre yönetim sistemi yazılımı, entegre olmayan bir sistemi entegre etmez. Üç standardı üç ayrı prosedür setiyle yürüten bir firma bu setleri olduğu gibi yazılıma taşırsa karmaşayı dijitalleştirmiş olur. Önce kağıt üzerinde birleştirme yapılır: hangi prosedürler ortak, hangi ekler standarda özel, hangi formlar tek forma iniyor. Bu çalışmanın nasıl yürütüldüğünü doküman karmaşası yazımızda adım adım anlattık.
Birleştirme çalışması ortalama iki ay sürer ve kalite biriminin dışında da emek ister; çevre ve İSG sorumluları masada olmadan yapılamaz. Bu iki ayı harcamadan alınan yazılım, altıncı ayında "eski düzen yeni ekranlarda" hâline gelir. Yazılımı ondan sonra alın; göç iki hafta sürer ve taşınan set zaten sadeleşmiş olur.
Verinin nerede durduğu ve fiyat modeli
On iki kriterin dışında birkaç başlık daha var ve bunlar teknik değil ticari. Birincisi verinin fiziksel olarak nerede tutulduğu. Çevre ve İSG kayıtları içinde kaza, sağlık raporu ve kişisel veri barındırır; bu kayıtların hangi ülkedeki hangi sunucuda durduğunu bilmek zorundasınız. Satıcıya bunu sorduğunuzda net bir cevap alamıyorsanız, sözleşmenin eklerinde de alamayacaksınız. Şirket içi kurulum bu soruyu tamamen ortadan kaldırıyor; bulut çözümlerde ise veri konumu ve saklama süreleri yazılı olarak alınmalı.
İkincisi fiyatlandırma. Entegre yönetim sistemi yazılımı, doğası gereği geniş bir kullanıcı kitlesine yayılır: kalite, çevre, İSG, bakım, üretim ve nihayetinde saha personeli. Kullanıcı başına ücretlendirilen bir modelde sistemi sahaya yaymak istediğiniz anda maliyet katlanır ve firmalar operatörleri sisteme almaktan vazgeçer. Sisteme alınmayan operatör kağıda döner, kağıda dönen kayıt da entegrasyonun dışında kalır. Kurduğunuz yapıyı en çok bu tek kalem bozuyor.
Üçüncü bir uyarı da bakım tarafında. EYS yazılımı seçerken sözleşmenin destek kapsamına bakın: standart bir revizyon çıktığında, mesela ISO 45001'in yeni bir sürümü yayınlandığında, şablon ve soru listeleri güncelleniyor mu, yoksa bu iş sizde mi kalıyor? Bunu teklif aşamasında yazılı sorun; üç yıllık bir sistemde bu maddenin karşılığı ciddi bir emek farkı oluyor.
Hangi standart önce sisteme girer?
Üç standardı aynı anda sisteme almaya kalkışmayın. Denediğimiz her seferinde ilk ay dağıldı. Doğru sıra, kayıt hacmi en yüksek olan standarttan başlamaktır ve bu neredeyse her firmada kalitedir. Kalite kayıtları sisteme girdiğinde ekip ekranları öğrenir, iş akışları oturur ve ikinci standart eklendiğinde öğrenilecek yeni bir şey kalmaz; sadece etiket eklenir.
İkinci sıraya İSG'yi koyun. İSG kayıtları çevreye göre daha sık üretilir, ramak kala bildirimleri ve saha turları sistemin günlük kullanımını artırır. Çevre en sona kalabilir; çevre tarafında kayıt sayısı düşük, doküman ağırlığı yüksektir ve bu tip içerik hazır bir sisteme daha kolay yerleşir. Üç standardın tamamının sisteme girmesi, dört yüz kişilik bir tesiste yaklaşık dört ay sürüyor.
Bu sırayı kurarken atlanmaması gereken tek şey etiket yapısının ilk günden doğru tanımlanmasıdır. Kalite kayıtlarını standart etiketi olmadan sisteme alırsanız, çevre eklendiğinde binlerce kaydı geriye dönük etiketlemek zorunda kalırsınız. Çoklu standart yazılımı kurulumunda ilk yapılacak iş, kayıt açılmadan önce etiket listesinin tanımlanmasıdır. Yarım gün süren bu iş, sonradan haftalarca sürecek bir düzeltmeyi önlüyor.
Kararı nasıl yazıya dökersiniz?
Seçim toplantısında herkesin kendi modülüne bakması en yaygın hata. Kalite kalite modülünü, İSG kendi ekranını beğenir ve entegrasyon kimsenin sorumluluğunda kalmaz. Kararı tek bir kişinin, tercihen yönetim temsilcisinin yukarıdaki on iki kriteri puanlayarak vermesi gerekir. Puanlama basit tutulsun: var, kısmen, yok. Kısmen cevapları için satıcıdan geliştirme takvimi isteyin ve o takvimi sözleşme ekine koyun.
Entegre yönetim sistemi yazılımı kategorisi Türkiye'de çoğu zaman QDMS adıyla anılıyor; QDMS Bimser firmasının ürün adıdır ve pazarda köklü bir yeri var. Karşılaştırma yaparken ürün adına değil yukarıdaki davranışlara bakın. Bizim PaKalite ile kurduğumuz sistemlerde standart etiketi kaydın kendisinde durur; kalite, çevre ve İSG aynı veritabanını paylaştığı için tek DÖF üç raporda birden görünüyor ve kurulum şirket içinde kalıyor. Kriter listenizi genişletmek isterseniz kalite yönetim sistemi yazılımı sayfamızdaki maddeler bu on ikinin üzerine eklenir.
Son bir uyarı. Firmanız tek belgeliyse ve çevre ile İSG tarafında yılda birkaç kayıt üretiyorsanız entegre yazılım aramak yerine mevcut kalite sisteminize iki alan eklemek yeter. Bu ölçekte çoklu standart yazılımı almak, kullanılmayan on modül için para ödemek olur. Eşik, üç standardın da denetlendiği ve yılda toplam yüzün üzerinde kayıt üretildiği noktadır. Onun altındaysanız beklemek en doğru karardır.