Kalite Duvarı (Quality Wall) Nedir? QMS'te Kayıt Düzeni

Sevkiyat kapısının yanına kurulan iki masalık kontrol istasyonu üçüncü ayına giriyor. İki kişi tam gün orada çalışıyor, her kutuyu açıp bakıyor. Kurulma gerekçesi ocak ayında atılmış bir mailin içinde, günlük sayımlar ise masanın çekmecesindeki bir defterde. Üretim müdürü kaldırmak istiyor, kalite müdürü çekiniyor ve kimse hangi şartla kaldırılacağını hatırlamıyor. Kalite duvarı nedir sorusunun cevabı teknik olarak basit; asıl mesele onu ne zaman kaldıracağınızı baştan yazmış olmanız.

Geçici bir önlem, kalıcı bir maliyet

Quality wall, yani kalite duvarı, belirli bir kusurun müşteriye ulaşmasını engellemek için üretim akışının sonuna ya da sevkiyat öncesine kurulan geçici bir yüzde yüz kontrol istasyonudur. Amacı sorunu çözmek değil, çözüm devreye girene kadar müşteriyi korumaktır. Bu ayrım kritik: duvar bir çözüm değil, bir sigortadır.

Sigortanın primi ise ciddi. İki kişilik bir istasyon, iki vardiyada dört kişi eder. Buna alan, ambalaj, ek elleçleme ve kayıt tutma emeği eklenir. Üç ay süren bir uygulama çoğu tedarikçide fark edilmeden ciddi bir maliyet biriktirir; üstelik bu maliyet genelde hiçbir raporda ayrı bir satır olarak görünmez, üretim giderine karışır.

Bu yüzden duvarı kurarken ilk yazılacak şey gerekçe ve süre olmalı. Gerekçe bir mailde değil, bir kayıtta dursun. Süre tahmini olsa bile yazılsın; yazılı bir tarih, üç ayın sessizce geçmesini engelleyen tek şeydir.

Hangi durumda kurulur, hangi durumda kurulmaz

Duvar üç durumda kurulur. Birincisi, müşteriye kusurlu parça ulaştığında ve kök neden henüz doğrulanmadığında. İkincisi, süreçte bir değişiklik yapıldığında ve değişikliğin etkisi kanıtlanana kadar. Üçüncüsü, yeni bir ürünün seri üretime geçişinde ilk partilerin güvence altına alınması için.

Kurulmaması gereken durum ise şu: kusur oranı yüksek olduğu için kalıcı olarak kurulan kontrol. Bu artık duvar değil, sürecin bir parçasıdır ve öyle yönetilmelidir. Eğer bir kontrol kalıcı hâle gelecekse kontrol planına girmeli, iş talimatı yazılmalı ve maliyeti üretim maliyetine dahil edilmelidir. Kayıt dışı kalan geçici istasyonlar, denetimde de bulgu üretiyor çünkü sahada yapılan bir işlem kontrol planında görünmüyor.

Sık yapılan bir hata daha var: duvarı kök neden analizinin yerine koymak. İstasyon kurulunca aciliyet düşer, ekip rahatlar ve kök neden analizi arka plana atılır. Üç ay sonra kimse sorunun neden çıktığını hatırlamaz, duvar ise hâlâ oradadır. Duvar kurulduğu gün analiz takvimi de aynı kayda yazılmalı.

İlk 24 saatte yapılacaklar

Bir kalite duvarı kurma kararı genelde bir telefonla verilir ve ilk gün kaos gibi geçer. O günü düzenli geçirmenin yolu, önceden hazırlanmış kısa bir kontrol listesidir. İlk iş yerin belirlenmesi: istasyon üretim akışını kesmeyecek ama kontrolsüz parçanın yanından geçemeyeceği bir noktada olmalı. Kontrol edilmiş ve edilmemiş parça alanlarının birbirine karışması, duvarın en sık görülen ve en tehlikeli kusuru.

İkinci iş kontrol yönteminin yazılması. Kontrolörün neye, nasıl ve hangi referansla bakacağı tek sayfalık bir talimatta anlatılmalı; mümkünse kusurlu ve kabul edilebilir örnek parçalar masaya konmalı. Sözlü aktarılan bir kriter, ikinci vardiyada başka bir kritere dönüşüyor. Üçüncü iş de geriye dönük tarama: stoktaki ve yoldaki parçalar da aynı kusur açısından değerlendirilmeli, yoksa duvar yalnızca yeni üretimi korur.

Dördüncü iş etiketleme. Kontrol edilmiş her kutu ya da palet, kimin ne zaman kontrol ettiğini gösteren bir işaret taşımalı. Bu işaret hem karışmayı önler hem de sonradan bir kusur çıktığında hangi partinin duvardan geçtiğini anlamanızı sağlar. İzlenebilirlik olmadan kurulan bir kalite duvarı, sorun tekrar ettiğinde hiçbir bilgi vermez.

Sıralama kayıtları neyi içermeli

Sıralama, yani sortirasyon, duvarın günlük işidir ve kaydı üç soruyu cevaplamalıdır: kaç parça bakıldı, kaçı kusurlu çıktı, kusurlar hangi tipteydi. Bu üç veri olmadan duvarın işe yarayıp yaramadığı bilinemez ve kaldırma kararı hisle verilir. Aşağıda, bu üç verinin haftalık olarak nasıl bir seyir çizdiğini gösteren örnek bir kayıt var; rakamlar gerçek bir vakadan değil, tabloyu okumayı göstermek için kurgulanmıştır.

Yukarıdaki örnek, kalıcı aksiyonun üçüncü hafta devreye girdiği bir vakanın seyrini gösteriyor. Grafik bu şekilde inen bir duvarda kaldırma kararı tartışmasız verilir. Oran inmiyorsa iki ihtimal var: kalıcı aksiyon işe yaramamıştır ya da kusurun kaynağı sandığınız yerde değildir. İkisi de duvarı uzatmakla değil, analize dönmekle çözülür.

Çıkış kriteri baştan yazılmazsa duvar kalıcı olur

Duvarın en önemli belgesi çıkış kriteridir ve kurulduğu gün yazılmalıdır. Sonradan yazılan kriter, mevcut duruma göre şekillenir ve genelde kimseyi bağlamaz. İşleyen kriter üç şartın birlikte sağlanmasını ister: kök neden doğrulanmış olacak, kalıcı aksiyon devreye alınmış olacak ve arka arkaya belirli sayıda üretim gününde duvarda o kusurdan sıfır yakalama olacak.

Üçüncü şarttaki sayı sektöre ve üretim hızına göre değişir; otomotivde çoğu tedarikçi birkaç haftaya yayılan kesintisiz temiz üretimi ölçüt alıyor. Parti bazlı üretimde ise gün yerine parti sayısı kullanmak daha doğrudur. Sayının kendisinden önemli olan, kararın önceden verilmiş olması. Aksi hâlde kaldırma kararı bir riski üstlenmek anlamına gelir ve kimse üstlenmek istemez.

Kaldırma kararının kimin onayıyla verileceği de yazılmalı. Genelde kalite müdürü ve üretim müdürünün ortak onayı yeterlidir; müşteri talebiyle kurulmuş bir duvarda ise müşterinin onayı gerekir. Bu ayrımı karıştırmak, müşteri bilgisi olmadan kaldırılan bir istasyon yüzünden ciddi güven kaybına yol açabiliyor.

Etkinlik kanıtı ve maliyeti görünür kılmak

Duvarın etkinliği tek bir soruyla ölçülür: kurulduğundan beri müşteriye o kusurdan kaç parça gitti? Cevap sıfır değilse duvar delik demektir ve önce onun sebebi bulunmalıdır. Yüzde yüz kontrol, insan gözüne dayandığı için hiçbir zaman yüzde yüz güvenilir değildir; bu gerçeği kabul edip kontrolörlerin dikkat süresini, aydınlatmayı ve numune parçaları ciddiye almak gerekir.

Maliyet tarafında ise duvarın bedelini ayrı bir satır olarak takip edin: harcanan adam-saat, ek ambalaj, ek elleçleme ve varsa dış kaynaklı sıralama firması ücreti. Bu sayı yönetim gözden geçirmesine girdiğinde kök neden çalışmasına ayrılan kaynak da kendiliğinden artıyor. Görünmeyen maliyet, önceliklendirilmeyen maliyettir.

Etkinlik ve maliyet verisi yan yana konduğunda tartışma da değişir. Duvarın birikmiş aylık bedelini hesaplayıp karşısına kalıcı çözümün bedelini yazın; iki sayı arasındaki ilişki her vakada farklı çıkar, ama hesabın kendisi aylardır bekleyen bir kalıp revizyonunu ya da poka-yoke yatırımını onaylatmanın en hızlı yolu oluyor.

Kayıt düzenini sisteme bağlamak

Duvar kayıtlarının dağınık durması en sık rastladığım durum. Gerekçe bir mailde, günlük sayım bir defterde, kusur fotoğrafları birinin telefonunda, çıkış kriteri ise hiçbir yerde. Müşteri ya da denetçi kanıt istediğinde bunları toplamak yarım gün sürüyor ve toplanan set genelde eksik oluyor.

Doğru kurgu, duvarı bir olay kaydı gibi ele almaktır. Tek bir kayıt açılır; gerekçe, başlangıç tarihi, sorumlusu, çıkış kriteri ve ilgili şikayet numarası oraya yazılır. Günlük sayımlar aynı kaydın altına eklenir. Kök neden çalışması ve 8D dosyası aynı numaraya bağlanır. Böylece kaldırma kararı geldiğinde bütün kanıt tek ekranda durur.

Bu bağı kurmak için mutlaka yazılım gerekmez; tek duvarı olan küçük bir atölyede iyi düzenlenmiş bir klasör ve tek bir takip formu işi görür. Ama eş zamanlı iki üç duvarı olan, üstelik bunları müşteriye raporlamak zorunda kalan bir tedarikçide kayıtların aynı sistemde durması gerçek zaman kazandırıyor. PaKalite'de bu tür geçici kontroller şikayet ve aksiyon kayıtlarıyla aynı zincirde tutuluyor.

Bir kalite duvarı açık olduğu sürece her sabah bakılması gereken üç sayı vardır: dünkü kontrol adedi, dünkü yakalama sayısı ve kriterin sağlandığı ardışık gün sayısı. Bu üç sayı günlük toplantının gündeminde durduğunda duvar unutulmaz. Unutulan duvarlar, sabah gündeminde hiç görünmeyen duvarlardır.

Duvar kalkarken atlanan adımlar

Kaldırma günü yapılması gereken üç iş var ve genelde ikisi atlanıyor. Birincisi, kaldırma kararının gerekçesiyle birlikte kayda geçirilmesi. İkincisi, duvarın yakaladığı kusur verisinin kalıcı kontrol tasarımına aktarılması: eğer duvar belirli bir vardiyada ya da belirli bir kalıpta yoğunlaşan bir kusur gördüyse, bu bilgi kontrol planına ve katmanlı denetim soru listesine girmelidir. Duvar boyunca toplanan veri, çoğu zaman aylardır kimsenin fark etmediği bir örüntüyü ortaya çıkarır; o veriyi kaldırma günü çöpe atmak en büyük israftır.

Üçüncüsü de takip dönemidir. Duvar kalktıktan sonraki dört hafta boyunca o kusuru normal kontrol kayıtlarından izleyin ve müşteri geri bildirimlerini yakından takip edin. Kusur geri dönerse duvarı yeniden kurmak, hiç kaldırmamaktan daha iyidir; en azından kalıcı aksiyonun yetersiz olduğunu veriyle öğrenmiş olursunuz.

Duvarın yönetimini doğru kurmak, aynı zamanda bir sonraki aşamaya düşmemenin de en iyi yolu. Müşteri sizin kontrolünüze güvenmediğinde iş kontrollü sevkiyata gider ve oradan çıkmak çok daha zordur. Kendi kurduğunuz istasyonu disiplinle yönetmek, müşteri tarafından dayatılan bir kontrol düzenine göre her açıdan ucuzdur. Uzun vadede hedef ise duvarsız çalışmak; bu hedefin nasıl kurulacağını sıfır kusur yazımızda ele aldık.