Bir tedarikçi kalite mühendisi ilk PPAP dosyasını hazırlarken en çok şu soruda takılır: “Müşteri Seviye 3 dedi, ben ne göndereceğim?” PPAP seviyeleri arasındaki fark, hazırlanan eleman sayısı değildir — beş seviyede de 18 elemanın tamamı hazırlanır. Fark, bunlardan kaçının fiilen müşteriye gönderileceğidir. Bu ayrımı karıştırmak, hem gereksiz iş yükü hem de denetimde bulgu doğurur.
Aşağıda beş seviyeyi ve her birinde tipik gönderim kapsamını özetledik. Kapsam AIAG PPAP kılavuzuna dayanır; müşteri özel şartları bu tabloyu değiştirebilir, o yüzden her zaman müşterinin PPAP talimatı esastır.
Beş seviye ve gönderim kapsamı
| Seviye | Müşteriye gönderilen | Tipik kullanım |
|---|---|---|
| Seviye 1 | Yalnız PSW (Parça Sunum Garanti Belgesi) | Düşük riskli parça, güçlü tedarikçi geçmişi |
| Seviye 2 | PSW + ürün numunesi + sınırlı destekleyici veri | Orta risk; müşterinin seçtiği birkaç eleman |
| Seviye 3 | PSW + numune + tüm destekleyici veri | Otomotivde varsayılan; en yaygın |
| Seviye 4 | PSW + müşterinin tanımladığı özel kapsam | Müşteriye özgü; kapsamı müşteri yazar |
| Seviye 5 | Evrak tedarikçide; müşteri yerinde inceler | Yüksek risk / yeni tedarikçi denetimi |
Görüldüğü gibi Seviye 3 “tam paket”tir ve otomotiv tedarik zincirinde varsayılan kabul edilir. Seviye 1 en dar gönderimdir ama en az iş anlamına gelmez: PSW’yi imzalayabilmek için arkasındaki 17 elemanın da tamam olması gerekir. Seviye 5’te ise evrak size kalır, müşteri kalite mühendisi tesisinize gelip dosyayı yerinde okur — bu genelde yeni bir tedarikçiye ya da sorun yaşanmış bir parçaya uygulanır.
Seviyeyi kim belirler?
Seviyeyi müşteri belirler, tedarikçi değil. Ve seviye sabit değildir: müşteri, tedarikçi performansına göre yükseltip düşürür. Bir yıl boyunca sıfır saha problemiyle sevkiyat yapan tedarikçi Seviye 3’ten Seviye 2’ye indirilebilir; bir müşteri şikâyeti sonrası aynı tedarikçi Seviye 4’e çıkarılır. Yani seviye, müşterinin size duyduğu güvenin sayısal karşılığıdır.
Bu yüzden “biz hep Seviye 1 gönderiyoruz” demek bir hedef değil, bir sonuçtur — düşük seviye, kazanılmış güvenin ödülüdür. IATF 16949’un onay paketinden beklentisini ayrıca IATF 16949’da PPAP gereksinimleri yazımızda ele aldık.
En sık yapılan hata, gönderilmeyen elemanın hazırlanmayacağını sanmaktır. Seviye 1 gönderiyor olsanız bile, müşteri altı ay sonra “boyutsal raporu görmek istiyorum” dediğinde bunu 24 saatte sunmak zorundasınız. Gönderilmeyen ≠ üretilmeyen. Dosyayı seviyeye göre değil, tam kapsamda hazırlayın; gönderim kapsamını en son adımda seviyeye göre daraltın.
Seviye ve dosya hazırlığını ayrıştırmak
Pratik çözüm, dosyayı PPAP sürecinin başında tam kapsamda kurmak, gönderim anında ise yalnız seviyeye giren elemanları paketlemektir. Bir QMS yazılımı bu ayrımı otomatikleştirir: her eleman için “hazır mı?” ve “bu seviyede sunulur mu?” iki ayrı alandır. Seviye değiştiğinde paketin içeriği kendiliğinden değişir, elemanları tek tek elleyip yeniden dizmezsiniz.
PaKalite’nin PPAP modülü tam da bunu yapar: sunum seviyesini seçersiniz, hangi elemanların pakete gireceğini sistem işaretler, PSW’nin içindekiler tablosu buna göre oluşur.