Dosya iki ay emek istemişti: ölçüm raporları, malzeme sertifikaları, kabiliyet çalışması, kontrol planı, hepsi yerindeydi. Müşteri dosyanın tamamını tek satırlık bir cevapla geri çevirdi: PSW'de parça ağırlığı boş. Devreye alma tarihi bir hafta kaydı. Aynı parçanın bir önceki PSW'sinin kimin bilgisayarında olduğunu da kimse bilmiyordu. Bir psw formu örneği arıyorsanız, aslında aradığınız şey formun kendisi değil; hangi alanın hangi soruya cevap verdiği.
PSW nedir, dosyanın neresinde durur
PSW (Part Submission Warrant), Türkçesiyle parça sunum garanti belgesi, PPAP dosyasının kapak sayfasıdır. Altına attığınız imza şu anlama gelir: bu numuneler müşterinin mühendislik kayıtlarına ve belirtilen şartlara uygundur, seri üretim koşullarında ve seri üretim aparatlarıyla üretilmiştir. Dosyadaki diğer belgeler bu beyanın dayanağıdır; PSW tek sayfada kimin neyi, hangi revizyonla, hangi nedenle sunduğunu söyler.
Bu yüzden PSW dosyanın en son yazılan ama en dikkatli okunan sayfasıdır. Müşteri kalite mühendisi genelde önce kapağa bakar; kapakta bir tutarsızlık görürse iç belgelere girmeden dosyayı geri gönderir. İki aylık emeğin tamamını tek sayfa temsil ediyor. İnternette dolaşan bir psw formu örneği ile kendi kapağınız arasındaki fark da burada başlıyor: şablon aynı, içindeki bilgilerin tutarlılığı size ait. PPAP'ın genel çerçevesi için PPAP sayfamıza bakabilirsiniz.
PSW'de doldurulan alanlar
Aşağıdaki tablo, kapak sayfasındaki ana alanları ve her birinde en sık yapılan hatayı gösteriyor. Formu bir kez doğru doldurduğunuzda sonraki sunumlar dakikalar sürer.
| Alan | Ne yazılır | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Parça adı ve numarası | Müşteri resmindeki tam karşılık | Kendi iç kodunuzu yazmak |
| Güvenlik / yasal düzenleme | Evet ya da hayır | Boş bırakmak |
| Resim revizyon seviyesi ve tarihi | Sunumun dayandığı revizyon | Eski revizyonu yazmak |
| Ek mühendislik değişiklikleri | Varsa değişiklik bildirim numaraları | Atlamak |
| Sipariş numarası | Müşterinin sipariş referansı | Kendi teklif numaranız |
| Ağırlık (kg) | Dört ondalık haneyle | Boş bırakmak ya da tek hane |
| Kontrol aparatı numarası ve seviyesi | Varsa mastarın kimliği | Aparat var ama yazılmamış |
| Üretim yeri bilgisi | Parçanın üretildiği tesis ve kod | Merkez adresini yazmak |
| Malzeme raporlama | IMDS numarası ve durumu | IMDS gönderilmeden imzalamak |
| Sunum nedeni | Listeden doğru kutu | Her seferinde "ilk sunum" |
| Talep edilen seviye | 1 – 5 arası | Müşteri şartına bakmadan seçmek |
| Sunum sonuçları | Boyutsal, malzeme, görünüm, istatistiksel | Tümünü işaretleyip belge koymamak |
| Yetkili imza, unvan, tarih | Beyanı verecek yetkili | Tarihsiz imza |
Sonuncusu küçük görünür ama sonradan büyür. Tarihsiz imzalı bir kapak, üç yıl sonra "bu onay hangi revizyona aitti" sorusunu cevaplayamaz hâle gelir. Tarihi elle atarken biçimi de sabitleyin; gün-ay karışıklığı yabancı müşterilerde sık yaşanıyor.
Dosyayı göndermeden önce iki kişilik bir kontrol yapın. Birinci kişi kapağı doldurur, ikinci kişi yalnızca kapağa bakar ve şu beş şeyi karşılaştırır: resim revizyonu, kontrol planı revizyonu, ölçüm raporundaki revizyon, ağırlık alanı, sunum nedeni. Beş dakika sürer. Bizim tuttuğumuz kayıtta reddedilen dosyaların çoğu bu beş alandan birinde takılmıştı; içerik hatasından reddedilen dosya sayısı çok daha azdı.
Beyanı imzalamadan önce sorulacak üç soru
Kapağın alt kısmındaki beyan, teknik bir cümle gibi görünse de aslında bir taahhüttür. İmzalamadan önce üç soruya net cevap verebilmelisiniz. Birincisi: bu numuneler gerçekten seri üretim aparatlarıyla ve seri üretim hızında mı üretildi? Prototip kalıpla ya da elle destekli bir kurulumla alınan numuneler bu beyanı karşılamaz.
İkincisi: anlamlı bir üretim koşusu yapıldı mı? Yaygın uygulama, bir ile sekiz saatlik bir üretim aralığında ardışık 300 parça üzerinden çalışmaktır; müşteri farklı bir sayı istemişse o geçerlidir. Üçüncüsü: ölçüm ve deney sonuçları o koşudan alınan parçalara mı ait? Farklı bir tarihte, farklı bir kalıpla ölçülmüş bir rapor dosyaya girdiğinde beyanla belge arasındaki bağ kopar.
Bu üç soruya "hayır" ya da "emin değilim" diyorsanız imzayı geciktirin. Bir haftalık gecikme, altı ay sonra ortaya çıkan bir uygunsuzluktan çok daha ucuza gelir. İmzayı atan kişinin unvanının da beyanı verecek yetkide olması gerekir; bu alanı stajyerin ya da dosyayı derleyen kişinin doldurması yaygın ama yanlış bir alışkanlık.
Sunum nedeni: en çok yanlış işaretlenen alan
Kapaktaki sunum nedeni kutuları, dosyanın neden gönderildiğini anlatır: ilk sunum, mühendislik değişikliği, kalıp transferi veya yenilenmesi, bir uygunsuzluğun düzeltilmesi, bir yıldan uzun süre kullanılmayan kalıbın yeniden devreye alınması, malzeme veya alt tedarikçi değişikliği, proses değişikliği, ilave bir yerde üretim ve diğer. Alışkanlıkla her seferinde "ilk sunum" işaretlenir; bu, müşteride yanlış bir geçmiş oluşturur.
Doğru kutuyu işaretlemek sizin de işinize yarar. Üç yıl sonra o parçanın kaç kez ve hangi nedenlerle yeniden sunulduğunu görmek isterseniz, tek dayanağınız bu alandır. Sunumu tetikleyen olayların listesini bir kez çıkarın ve mühendislik değişikliği bildirimleriyle eşleştirin. Değişiklik yönetiminin PPAP'ı nasıl tetiklediğini APQP sayfamızda daha geniş ele alıyoruz.
Sunum seviyeleri
Seviye, müşteriye fiilen hangi belgelerin gönderileceğini belirler. Belgeleri hazırlamamak anlamına gelmez; hazırlanır, saklanır, istendiğinde gösterilir.
| Seviye | Müşteriye gönderilen | Tipik kullanım |
|---|---|---|
| Seviye 1 | Yalnızca PSW; görünüm parçasında görünüm onay raporu | Düşük riskli, köklü parçalar |
| Seviye 2 | PSW, numune ve sınırlı destekleyici veri | Küçük değişiklikler |
| Seviye 3 | PSW, numune ve tam destekleyici veri | Varsayılan seviye |
| Seviye 4 | PSW ve müşterinin tanımladığı kapsam | Müşteriye özel durumlar |
| Seviye 5 | Belgeler üreticinin tesisinde incelenir | Yerinde gözden geçirme |
Müşteri aksini söylemedikçe seviye 3 varsayılır. En sık yapılan hata, seviye 1 sunum yapıldığında iç belgelerin de hazırlanmadığını sanmaktır. Seviye 1'de dosya yine eksiksiz hazırlanır, sadece kapak gönderilir. Denetimde bu belgeler istenir ve yoklukları doğrudan bulgu üretir. Seviyeyi müşteri şartlar dokümanından teyit edin; aynı müşterinin farklı programlarında farklı seviye isteyebildiğini gördük.
Ağırlık, IMDS ve kontrol aparatı
Reddedilen dosyaların büyük kısmı bu üç alandan çıkıyor. Ağırlık kilogram cinsinden ve virgülden sonra dört haneyle yazılır; müşteri başka bir biçim istemedikçe bu böyledir. Parçayı ambalajsız, boyalı ya da kaplanmış son hâliyle tartın ve birkaç numunenin ortalamasını alın. "Yaklaşık 1,2 kg" yazan bir kapak, teknik olarak doldurulmamış sayılıyor.
IMDS tarafında en sık görülen hata, malzeme verisinin gönderilmesi ile kabul edilmesinin karıştırılmasıdır. Gönderilmiş ama henüz kabul edilmemiş bir kayıt, PSW imzalanırken "tamam" sayılmaz. Kontrol aparatı alanı ise mastar kullanılan parçalarda boş kalmamalı; aparatın numarası ve seviyesi yazılır, aparatın kendisi de kalibrasyon planına girer. Bu üç alan doğruysa dosyanız kapaktan geri dönmez. Üçünü de bir kontrol listesine yazıp kapağın yanına iliştirin; her sunumda aynı sırayla bakın.
Kapağın arkasına bir de içindekiler sayfası koyun. PPAP kılavuzunda sayılan belge kalemlerini sırayla listeleyip her birinin karşısına üç bilgi yazın: dosyada var mı, hangi revizyonda, kaç sayfa. Bu tek sayfa iki işi birden yapıyor. Dosyayı hazırlarken eksik kalemi size gösteriyor, müşteriye gittiğinde de karşı taraftaki mühendisin aradığı belgeyi saniyeler içinde bulmasını sağlıyor. Hazır bir psw formu örneği bu sayfayla birlikte gelmez; onu kendi dosya düzeninize göre siz kurarsınız. Elektronik gönderimde de aynı sırayı koruyun; dosya adlarının başına kalem numarasını koymak, kırk sayfalık bir eki gezilebilir hâle getiriyor. Müşterinin kendi portalı üzerinden sunum yapıyorsanız portalın istediği ad biçimini bir kez öğrenip şablona yazın; her sunumda yeniden hatırlamaya çalışmak, geri dönen dosyaların sessiz bir sebebi.
İmza, müşteri kutusu ve şartlı onay
Kapağın alt bölümü müşteriye aittir. Müşteri üç karardan birini verir: onaylandı, reddedildi ya da şartlı onay. Şartlı onay geçici bir izindir; belirli bir miktar ya da belirli bir tarihe kadar sevkiyata izin verir ve kapatılması gerekir. Şartlı onayla açılan dosyaları takip etmeyen firmalar, bir yıl sonra hâlâ açık olduğunu fark ediyor. Şartlı onayla sevk edilen her partiyi de irsaliye numarasıyla kaydedin; izin miktarını aşıp aşmadığınızı ancak böyle görebilirsiniz.
Şartlı onayların bir listesi olsun ve bu liste aylık toplantıda açılsın. Listede parça, müşteri, şart, geçerlilik sınırı ve kapatma için yapılacak iş yer alsın. Bu tek sayfa, devreye alma dönemlerinde en çok işe yarayan kağıtlardan biri. Kapatılmayan şartlı onaylar, müşteri denetiminde tedarikçi puanını doğrudan etkiliyor.
PPAP dosyasının QMS'te sürümlenmesi
PPAP kayıtları, parça seri üretimde olduğu sürece artı müşterinin istediği ek süre boyunca saklanır. Kişisel bilgisayarda ya da tek bir paylaşımlı klasörde tutulan dosyalar, personel değişiminde ya da klasör düzenlemesinde kayboluyor. Doğru düzen, dosyayı parça numarası ve müşteri altında sürümleyerek saklamak; her sürümü kendi PSW'siyle birlikte tutmak.
Kalite yönetim sisteminde (QMS) bu yapı kurulduğunda üç soru anında cevaplanır: bu parçanın en son onaylı PPAP'ı hangisi, hangi revizyona ait ve önceki sürüm neydi. Kontrol planı ve akış şeması gibi dosyanın içindeki belgelerin de kendi revizyon izleri olmalı; kapaktaki revizyonla içindekiler tutmadığında müşteri bunu görür. Kontrol planı ve proses akış şeması arasındaki uyumu da aynı mantıkla izlemek gerekiyor. Kendi dosyanızı hazırlarken PPAP hazırlama sayfamızdaki kontrol listesini de kullanabilirsiniz.
Denetçi seri üretimdeki bir parçayı seçer ve onun onaylı PSW'sini ister. İlk kontrolü revizyon eşlemesidir: sahadaki resim revizyonu, kontrol planı revizyonu ve PSW'deki revizyon aynı mı? İkinci kontrol, o parçada son bir yıl içinde yapılan değişikliklerin yeni bir sunum gerektirip gerektirmediğidir. Kalıbı tamir edilmiş, malzeme kaynağı değişmiş ama yeni PPAP yapılmamış parçalar bu ikinci soruda çıkıyor.
Kapağı bir kez doğru kurmak
Bir psw formu örneği indirip doldurmak on beş dakikalık iş; asıl mesele kapaktaki bilgilerin dosyanın geri kalanıyla tutmasını sağlamak. Bunun için tek bir alışkanlık yeterli: kapağı en son doldurun ve doldururken dosyanın içindeki belgeleri yanınıza açın. Revizyonları oradan kopyalayın, hafızadan yazmayın. Bir psw formu örneği üzerinde çalışırken en çok hata, ezberden yazılan revizyon numaralarından çıkıyor.
Sonraki sunumları hızlandırmanın yolu ise önceki PSW'yi bulabilmekten geçiyor. Dosyaları sürümleyerek sakladığınızda yeni sunum, eski kapağın üstüne birkaç değişiklik yazmaktan ibaret kalıyor. Bir haftalık gecikmenin bedelini bir kez ödeyen herkes, bu düzeni kurmanın neden bir günlük iş olduğunu görüyor.
Son bir hatırlatma: PPAP onayı alındıktan sonra da iş bitmiyor. Kalıp tamiri, malzeme kaynağı değişikliği, tezgah taşınması ve alt tedarikçi değişimi gibi olaylar yeni bir sunum gerektirebilir. Bu olayları yakalayan bir değişiklik bildirimi düzeni kurmadan, en düzgün kapak bile bir süre sonra gerçeği anlatmaz hâle geliyor. Kapağı doğru doldurmak kadar, ne zaman yenisini doldurmanız gerektiğini bilmek de işin parçası.