Satın alma müdürü elindeki teklifi masaya koyuyor: "Bu firma kilogramda 4 lira daha ucuz." Kalite tarafından itiraz geliyor: "Ama bu firma bize üç ay üst üste sapma yaptı." Sonraki yirmi dakika, iki tarafın da elinde rakam olmadan tartışmasıyla geçiyor. Sapma kaç partide oldu, kaç parça bloke edildi, kaç saat hat durdu — kimse bilmiyor. Bu tartışmayı bitiren tek şey, herkesin aynı sayıya baktığı bir tedarikçi değerlendirme formu ve onun beslediği karnedir. Karne kurmanın amacı tedarikçiyi cezalandırmak değil, tartışmayı kanaatten veriye taşımaktır.
Standart tedarikçi izlemeden ne bekler
ISO 9001 madde 8.4.1, dış tedarikli proses, ürün ve hizmetler için tedarikçilerin değerlendirilmesi, seçimi, performansının izlenmesi ve yeniden değerlendirilmesine yönelik kriterlerin belirlenmesini ve bu faaliyetlerin kayıtlarının saklanmasını ister. Kritik kelime "kriter"dir; yani hangi ölçüye göre değerlendirdiğinizi önceden yazmış olmanız gerekir.
IATF 16949 madde 8.4.2.4 bunu somutlaştırır ve tedarikçi performansının izlenmesinde kullanılacak göstergeleri sayar: teslim edilen ürünün uygunluğu, müşteri hatlarındaki aksama olayları, teslimat çizelgesi performansı ve özel navlun olaylarının sayısı. Madde 8.4.2.5 tedarikçi geliştirmeyi, madde 8.4.1.2 ise tedarikçi seçim sürecini düzenler. Buradan çıkan sonuç net: karne isteğe bağlı bir yönetim aracı değil, standardın beklediği izleme mekanizmasının kendisidir. Ayrıca madde 8.4.1.2, tedarikçi seçim sürecinde riskin ve ürünün müşteri şartlarına etkisinin değerlendirilmesini ister; yani seçim de puanlanan bir karardır. Genel çerçeveyi tedarikçi yönetimi sayfasında bulabilirsiniz.
Karne başlamadan önce: onay aşaması
Karne, çalışmakta olan tedarikçiyi ölçer. Ama bir firma listeye girmeden önce ayrı bir kapıdan geçmelidir. Onay aşamasında bakılacaklar farklıdır: kalite yönetim sistemi belgesi, kapasite ve makine parkı, benzer parça deneyimi, ölçüm imkânları, mali durum ve alt tedarikçi yapısı. Bunun için ayrı bir tedarikçi değerlendirme formu kullanın; aylık karne formuyla karıştırmayın.
Onay formunun sonunda üç seçenek olsun: onaylandı, şartlı onaylandı, reddedildi. Şartlı onay sahada en çok kullanılan seçenektir ve şartın ne olduğu yazılmalıdır — örneğin "ilk altı ay yüzde 100 giriş kontrolü" ya da "dokuz ay içinde ISO 9001 belgesi". Şartı yazmadan verilen onay, iki yıl sonra kimsenin hatırlamadığı bir boşluk olur. Yeni tedarikçinin ilk parça onayı için istenecek belgeler PPAP kapsamında tanımlanır.
Kriterler ve ağırlıklar
Aylık tedarikçi değerlendirme formunu kurarken en çok tartışılan konu ağırlıklardır. Aşağıdaki dağılım otomotiv yan sanayide sağlıklı çalışır; sektörünüze göre ±5 puan oynatabilirsiniz ama kalite ağırlığını yüzde 40'ın altına indirmeyin.
| Kriter | Ağırlık | Veri kaynağı | Puanlama kuralı |
|---|---|---|---|
| Ürün uygunluğu (PPM) | %35 | Giriş kontrol + üretimde tespit | 0 PPM = 100; 50 PPM = 90; 500 PPM = 60; 2000 üstü = 0 |
| Teslimat performansı | %25 | Sipariş ve mal kabul kayıtları | Tam ve zamanında teslim oranı doğrudan puan |
| DÖF yanıt ve kapanış | %20 | Tedarikçi DÖF kayıtları | 24 saatte acil önlem, 10 günde kök neden = 100; her gecikme günü −5 |
| Sistem ve denetim durumu | %10 | Belge takibi, ikinci taraf denetim | IATF sertifikalı = 100; ISO 9001 = 80; belgesiz = 50; denetim puanı düşükse orantılı |
| Olağanüstü olaylar | %10 | Hat durdurma, özel navlun, ayıklama kaydı | Olaysız = 100; her olay −25 |
Fiyatın bu tabloda olmadığını fark etmişsinizdir ve bu bilinçlidir. Fiyat satın almanın ayrı bir değerlendirme boyutudur; karneye eklendiğinde kötü kalite ucuz fiyatla telafi edilir ve karne amacını kaybeder. Toplantıda iki rakamı yan yana koyun: kalite karnesi ve birim fiyat. Karar o zaman gerçekten tartışılabilir hâle gelir.
Aynı formülü bütün tedarikçilere uygulamak, karneyi daha ilk aydan tartışmalı hâle getirir. Yılda 400 sevkiyat yapan bir sac tedarikçisiyle yılda üç kez boya gönderen bir firmayı aynı PPM eşiğiyle ölçemezsiniz; ikincisinde tek bir hatalı parça rakamı uçurur ve karne haksız çıkar. Tedarikçileri hacim ve kritiklik açısından en az iki kategoriye ayırın, ağırlıkları kategoriye göre değiştirin.
Puanı sınıfa çevirmek
Toplam puan tek başına bir şey ifade etmez; puanın karşılığında ne olacağını yazmadıysanız karne bir rapordan ibarettir. Sınıflandırmayı ve sonuçlarını en baştan tanımlayın.
| Sınıf | Puan | Sonuç |
|---|---|---|
| A | 90-100 | Yeni işlerde öncelikli, giriş kontrolü azaltılabilir |
| B | 75-89 | Mevcut iş devam, iyileştirme planı istenir |
| C | 60-74 | Yeni iş verilmez, ikinci taraf denetim planlanır |
| D | 60 altı | Alternatif tedarikçi araştırması başlar, çıkış planı |
C sınıfındaki bir tedarikçiye yeni iş vermemek zor bir karardır ve genelde tam da o firma en ucuzudur. Kuralı önceden yazmanın faydası burada ortaya çıkar: kararı o gün siz değil, altı ay önce hep birlikte onayladığınız prosedür verir. Bu, tedarikçiyle olan ilişkiyi de korur.
Sınıf değişimi kurallarını da netleştirin. Tek bir kötü ay yüzünden A'dan C'ye düşen bir tedarikçi, ertesi ay geri çıkar ve karne güvenilirliğini kaybeder. Sağlıklı kural şudur: sınıf düşüşü üç aylık ortalamaya bakar, sınıf yükselişi ise arka arkaya iki iyi ay ister. Bir de sert eşik koyun: müşteri hattını durduran bir olay yaşandıysa, ortalama ne olursa olsun o ay için sınıf en fazla C olabilir. Bu kural olmadan ciddi olaylar aylık ortalamanın içinde erir ve kimse fark etmez.
Veri nereden gelecek
Tedarikçi değerlendirme formunu besleyen gerçek zorluk formül değil, veri toplamadır. Beş kriterin dördü zaten işletmenizde kayıtlıdır, ama farklı yerlerde. PPM için giriş kontrol kayıtları ve üretimde tespit edilen tedarikçi kaynaklı uygunsuzluklar gerekir; ikincisi çoğu yerde kaydedilir ama tedarikçiyle eşleştirilmez. Teslimat performansı için sipariş tarihi ile mal kabul tarihi karşılaştırılır; bu veri ERP'dedir. DÖF yanıt süresi kalite sisteminde, belge durumu satın alma klasöründedir. Olağanüstü olaylar ise genellikle hiçbir yerde kayıtlı değildir; hat durduğunda herkes koşturur, akşam kimse kayıt açmaz. Oysa yılda üç kez hat durduran bir tedarikçinin karnesinde bu görünmüyorsa, karne yanlış hikâye anlatıyordur.
İşte bu dağınıklık yüzünden karne çoğu fabrikada ayda bir, elle, iki gün harcanarak hazırlanır ve üç ay sonra bırakılır. Sürdürülebilir olması için tek bir şart var: veriler kaynağında tedarikçiye bağlanmalı. Uygunsuzluk kaydı açılırken "tedarikçi kaynaklı" seçildiğinde firma adı, parti numarası ve adet zorunlu alan olmalı. Bu tek kural uygulanırsa karne hesaplanmaz, kendiliğinden oluşur. Göstergelerin kayıtlardan nasıl türetildiğini kalite KPI takibi yazısında ayrıntılı anlattık.
Denetçi karnenizin varlığıyla yetinmez, üç şeyi kontrol eder: kriterlerin önceden yazılı olması, puanların gerçek kayıtlarla tutarlı olması ve düşük puanlı tedarikçiler için ne yapıldığı. En hızlı bulgu üçüncüsünden çıkar. Karnede iki yıldır C sınıfında duran ve hiçbir aksiyon alınmamış bir tedarikçi varsa, izleme yapıyorsunuz ama değerlendirmeyi kullanmıyorsunuz demektir. Standardın istediği şey ölçmek değil, ölçtüğünüze göre davranmaktır.
Karneyi giriş kontrolüne bağlamak
Karnenin en somut karşılığı giriş kontrol seviyesidir. A sınıfı bir tedarikçiden gelen parti için her seferinde 32 parça ölçmek kaynak israfıdır; D sınıfı bir tedarikçiden gelen partiyi numuneyle geçirmek risktir. Kontrol seviyesini karneye bağlayın: A sınıfında azaltılmış numune ya da belirli parçalarda sertifikayla kabul, B'de standart plan, C'de artırılmış numune, D'de yüzde 100 kontrol ve gerekiyorsa tedarikçi masrafına dış ayıklama.
Bu bağlantının iki faydası var. Birincisi giriş kontrol kaynağınızı riskin olduğu yere kaydırırsınız. İkincisi tedarikçi karnesinin somut bir maliyet karşılığı doğar; C sınıfına düşen firma bunu kendi ödediği ek kontrol masrafından anlar. Kontrol seviyesi değişimlerini yazılı kural olarak tanımlayın ve karne yayınlandığı gün otomatik uygulansın; "bu ay sıkalım mı" tartışması her seferinde yeniden yapılmamalı.
Karneyi tedarikçiye göstermek
Paylaşılmayan karne davranış değiştirmez. Her ay tek sayfalık bir rapor gönderin: toplam puan, kriter kırılımı, geçen üç ayın eğilimi ve varsa açık DÖF'lerin listesi. Raporun altına sınıf eşiklerini ve sonuçlarını yazın. Tedarikçi düşük puanı genellikle kabul eder; kabullenmediği şey sürprizdir. "Altı ay boyunca bir şey söylemediniz, şimdi işi mi kesiyorsunuz?" cümlesini duymamanın tek yolu düzenli geri bildirimdir.
Yılda bir kez de yüz yüze değerlendirme toplantısı yapın. Bu toplantıya satın alma ve kalite birlikte girsin; ayrı ayrı giren iki bölüm, tedarikçiye iki farklı mesaj verir ve firma hangisini duymak istiyorsa onu duyar. Toplantının çıktısı yazılı bir iyileştirme planı olmalı: hangi kalemde, hangi tarihe kadar, hangi hedefe.
Geri bildirimin bir de olumlu tarafı var ve çoğu yerde atlanır. Yıl sonunda A sınıfında kalan tedarikçilere bunu yazılı olarak bildirin. Küçük bir teşekkür mektubunun tedarikçi firmadaki kalite müdürüne sağladığı iç destek, sizin göndereceğiniz üç DÖF'ten daha çok işe yarar. Karne yalnız ceza mekanizması olarak kurulduğunda ilişki savunmacı hâle gelir ve tedarikçi sorunları bildirmek yerine saklamaya başlar.
Kötüye giden tedarikçi: geliştirmek mi çıkarmak mı
Puanı düşen her tedarikçiyi değiştirmek mümkün değildir. Otomotivde tedarikçi değişimi genellikle müşteri onayı gerektirir, yeniden PPAP süreci demektir ve aylar sürer. Bu yüzden önce geliştirme seçeneğine bakılır. IATF 16949 madde 8.4.2.5 tedarikçi geliştirmeyi bir yükümlülük olarak tanımlar ve önceliklendirmeyi performansa, ürünün kritikliğine ve sistem belge durumuna bağlar.
Sahada işleyen yol şu: C sınıfına düşen tedarikçiye 90 günlük bir geliştirme planı verin ve ikinci taraf denetim planlayın. Denetimde kök nedene inin; sorun çoğu zaman tedarikçinin kendi prosesinde değil, sizin ona ilettiğiniz şartların belirsizliğinde çıkar. Teknik resimdeki bir toleransın nasıl ölçüleceğinin konuşulmamış olması, altı ay boyunca sapma üretebilir. İkinci taraf denetimin nasıl planlanacağını denetim sayfasında bulabilirsiniz.
90 gün sonunda iyileşme yoksa çıkış planı devreye girer ve bu plan da yazılı olmalıdır: alternatif tedarikçi araştırması, numune ve PPAP takvimi, müşteri onayı için gereken süre, stok tamponu. PaKalite'de tedarikçi modülü karne puanını uygunsuzluk, DÖF ve denetim kayıtlarından hesapladığı için bu kararlar bir Excel'in güncelliğine bağlı kalmaz; toplantıya girerken herkes aynı rakama bakar. Karne sisteminin gerçek başarısı da zaten budur: masaya kanaatle değil veriyle oturmak.