QMS Yazılımı TCO Hesabı: 5 Yıllık Gerçek Maliyet

Satınalma iki teklifi yan yana koydu, mali işler ucuz olanı işaretledi, karar on dakikada çıktı. Üçüncü yılın şubat ayında gelen yenileme faturası ise ilk yıl ödenen bedeli geçti; üstüne iki modül ek lisansı ve on iki adam-günlük uyarlama teklifi eklendi. Kalite müdürü o toplantıda "biz bunu ucuz diye almıştık" cümlesini duymak zorunda kaldı. QMS yazılımı toplam maliyeti tek bir teklif satırında görünmez; beş yıla yayılmış on iki kalemin toplamıdır ve bu kalemlerin yarısı ilk teklifte hiç yazmaz. Aşağıda o kalemleri tek tek çıkarıyor, iki teklifi beş yıla yayarak hangisinin hangi yılda öne geçtiğini gösteriyoruz.

Toplam sahip olma maliyeti neden kalite yazılımında şaşırtır

Toplam sahip olma maliyeti (total cost of ownership), bir sistemi almak, kurmak, çalıştırmak ve gerektiğinde bırakmak için ödenen her şeyin toplamıdır. Üretim makinesinde bu hesap kolaydır: makine bedeli, enerji, bakım, sarf. Yazılımda ise kalemlerin büyük kısmı fatura olarak değil, insan saati olarak çıkar. Kalite yazılımını özel yapan şey de budur: sistemi kullanan yalnızca kalite bölümü değildir, üretim, satın alma ve insan kaynakları da içine girer; her yeni kullanıcı hem lisans hem eğitim hem destek yükü doğurur.

İkinci şaşırtıcı nokta ömürdür. Bir kalite yönetim yazılımı kurulduktan sonra kolay değiştirilmez, çünkü içinde beş yıllık kayıt birikir ve ekip alışkanlığını üzerine kurar. Bu yüzden hesabı üç yıla değil beş yıla yayın. Üç yıllık hesap, bakım bedelinin birikmiş etkisini ve ikinci dalga uyarlama taleplerini göstermeden biter.

Üçüncü nokta ise şudur: QMS yazılımı toplam maliyetinin bir kısmı kalite bölümünün bütçesinde bile görünmez. Sunucu ve yedekleme IT'nin, eğitim salonu ve mesai insan kaynaklarının, veri temizliği için tutulan geçici destek satın almanın kaleminden çıkar. Bütçe savunmasına giderken bu üç bölümün rakamlarını da toplayın; aksi hâlde ikinci yılda "bu masraf bizim bütçemizde yoktu" tartışması çıkar ve proje sahipsiz kalır.

Beş yıla yayılan on iki maliyet kalemi

Aşağıdaki tablo, sahada gerçekten fatura ya da mesai olarak karşımıza çıkan kalemleri sıralar. Sağdaki sütun her kalemin hangi yıl ortaya çıktığını söyler; asıl sürprizler 2. ve 3. yıl sütunundadır.

Bu on iki kalemin yedisi ilk teklifte ya hiç yoktur ya da dipnotta durur. Teklif karşılaştırmasını yalnızca ilk üç satır üzerinden yapan firma, gerçek bütçenin yaklaşık yarısını görmemiş olur. Sunucu tarafının bu tabloya nasıl girdiği kurulum modeline göre değişir; iki modelin bedel farkını on-premise ve bulut karşılaştırması yazısında ayrıca ele aldık.

İki teklif, beş yıl: kırılma noktası nerede?

Aşağıdaki hesap gerçek bir fiyat listesi değil, bir modeldir; rakamlar birim cinsindendir ve kendi tekliflerinizin yerine koyabileceğiniz bir iskelettir. A teklifi ilk yıl indirimli lisansla girer, bakımı liste fiyatı üzerinden hesaplar ve kullanıcı başına ücretlendirir. B teklifi başlangıçta daha pahalıdır ama bedeli sabittir ve kullanıcı sayısından etkilenmez. Kullanıcı sayısının 40'tan 90'a çıktığı, üçüncü yılda iki modül eklenen bir fabrika senaryosu kurduk.

A teklifinde 2. yıldan itibaren bakım bedeli devreye girer, 3. yılda kullanıcı artışı ve iki modül aynı anda faturalanır, 4. yıldan sonra da yüksek kullanıcı sayısı üzerinden bakım ödenir. Kümülatif eğriler üçüncü yılın ortasında kesişir. Bu modelde kararı ilk yıl rakamına bakarak veren firma, beşinci yılın sonunda 413 birim öderken sabit bedelli teklifte 294 birimde kalırdı. Rakamlar kurgudur, davranış değil: eğrilerin kesişmesi, teklif yapısı bu şekilde kurulduğunda hep olur. Tabloyu kendi tekliflerinizle doldurun; sütunları doldurmak yarım gün sürer, sonucu beş yıl taşırsınız.

Faturası olmayan iki kalem: personel zamanı ve kesinti

Hiçbir teklifte yazmayan ama beş yılda lisans bedeliyle yarışan kalem, sistem yöneticisinin zamanıdır. Kullanıcı açma, yetki düzenleme, form alanı ekleme, yeni rapor kurgusu ve kullanıcıların sorularını cevaplama işi genellikle bir kalite uzmanının üzerine kalır. Ayda 8 saat mütevazı bir tahmindir ve beş yılda 480 saat eder. Bu saati kendi maliyetinizle çarpın, TCO tablosuna ayrı satır olarak koyun. Sistemin kendi kendine ne kadar yönetilebildiği, demoda hiç konuşulmayan ama en çok ödeten başlıktır.

Faturası olmayan öbür kalem kesintidir. Sistem erişilemez olduğunda doküman onayı durur, uygunsuzluk kaydı açılamaz, sevkiyat serbest bırakma bekler. Kesintinin bedelini hesaplamak için karmaşık bir model gerekmez: kaç kişi kaç saat bekledi, o saatte hangi iş durdu, sorusunu sorun. Yılda iki kez sekizer saat kesinti, orta ölçekli bir fabrikada tek başına bir yıllık bakım bedeli kadar tutabilir.

Kesinti kaleminde bir ayrım daha yapın: planlı bakım penceresi maliyet değildir, plansız kesinti maliyettir. Sözleşmede taahhüt edilen erişilebilirlik oranını ve planlı bakımların hangi saatlerde yapılacağını yazılı isteyin. Hafta içi mesai saatinde yapılan bir bakım, gece yapılanla aynı şey değildir ve bu ayrım sözleşmeye yazılmazsa sizin lehinize işlemez.

İkinci dalga uyarlama: en çok şaşırtan kalem

Kurulumdan sonraki altıncı ile on sekizinci ay arasında her firmada aynı şey olur: ekip sistemi öğrenir ve isteklerini söylemeye başlar. "Şu alanı zorunlu yapalım", "bu rapora tedarikçi kırılımı ekleyelim", "onay akışına vardiya amirini koyalım". Bunların hiçbiri kaprisli talep değildir; sistemin gerçekten kullanıldığının işaretidir. Ama her biri adam-gün olarak faturalanırsa, ikinci yılın toplamı ilk yılın uyarlama bedelini geçer.

Bu kalemi bütçelemenin iki yolu var. Sözleşmeye yıllık belirli sayıda adam-gün destek koydurabilirsiniz; kullanılmayan gün bir sonraki yıla devretsin. Daha kalıcı olanı ise ayarların ne kadarını kendi ekibinizin yapabildiğine bakmaktır. Form alanı eklemek, rapor kurgulamak ve onay adımı değiştirmek için satıcıya bağımlıysanız QMS yazılımı toplam maliyetiniz beş yılda ciddi biçimde yukarı kayar. Demoda bu soruyu mutlaka sorun: bu değişikliği ben kendim yapabilir miyim, kaç tıklamada?

Kendi TCO tablonuzu kurmanın altı adımı

Tabloyu kurmak için özel bir araca ihtiyacınız yok; bir hesap tablosu ve iki saat yeter. Sütunlara 1'den 5'e yılları, satırlara yukarıdaki on iki kalemi yazın. Her hücreye rakamı koyarken kaynağını da yanına not edin: teklifin kaçıncı maddesi, hangi e-posta, kimin tahmini. Kaynağı yazılmayan rakam, altı ay sonra tartışma çıkarır. Tahmine dayanan hücreleri farklı renkle işaretleyin; tabloya bakan herkes hangi rakamın teklife, hangisinin öngörüye dayandığını bir bakışta görsün.

Ardından üç varsayımı açıkça yazın: kullanıcı sayısı beş yılda ne olacak, kaç yeni modül açılacak, bakım bedeli yılda yüzde kaç artacak. Bu üç varsayımı değiştirdiğinizde tablonun sonucu değişir; işte bu yüzden bunları tabloda görünür tutmak gerekir. Kullanıcı sayısının bedele nasıl bağlandığı seçtiğiniz lisans modeline göre tamamen farklı davranır; lisans modelleri yazısında dört modelin aynı fabrikadaki davranışını hesapladık.

Son adım karşılaştırmayı kümülatif yapmaktır. Yıllık rakamlar yanıltır, kümülatif eğri yanıltmaz. İki teklifin kümülatif toplamını aynı grafikte gösterin ve kesişme yılını işaretleyin. Yönetim kuruluna gideceğiniz slaytta tek gereken şey o kesişme noktasıdır.

Bedelin sıfır olduğu durumda hesap biter mi?

Bitmez, sadece kalemlerin ağırlığı değişir. Lisans bedeli olmayan bir kalite yönetim sistemi yazılımı seçtiğinizde tablodaki lisans, bakım ve ek kullanıcı satırları sıfırlanır; sunucu, veri aktarımı, eğitim ve personel zamanı satırları ise aynen kalır. PaKalite'yi kendi sunucunuza kuran bir firmada beş yıllık TCO'nun tamamı bu üç kalemden oluşur. Yine de tabloyu kurun: sıfır lisans, sıfır toplam maliyet demek değildir ve bütçeyi doğru kurmak beklentiyi de doğru kurar. Fiyatlandırma sayfamızda hangi kalemin bedelli, hangisinin bedelsiz olduğunu açık yazıyoruz; teklif karşılaştırmasında bu ayrımı her firmadan isteyin.

Karar anında tek bir soruyu cevaplayın: beşinci yılın sonunda bu sistem için toplam ne ödemiş olacağız ve o rakamın hangi kısmı bugünden bellidir? Belli olmayan kısım ne kadar büyükse, riskiniz o kadar büyüktür. Ucuz teklif diye bir şey yoktur; erken ödenen teklif ve geç ödenen teklif vardır.

Tabloyu yönetime sunarken tek bir slayt yeter: solda iki teklifin beş yıllık kümülatif eğrisi, sağda üç varsayım, altta kesişme yılı. Kalem listesini ve kaynakları ek olarak taşıyın, sorulursa açın. QMS yazılımı toplam maliyetini bu biçimde sunduğunuzda tartışma "hangi teklif ucuz" ekseninden çıkar, "hangi varsayım gerçekçi" eksenine oturur. Bu ikinci tartışmayı kalite bölümü kazanır, çünkü varsayımları saha bilir.

Bir uyarı daha: tablonun ömrü teklif dönemiyle bitmez. Sözleşme imzalandıktan sonra da aynı dosyayı yıl yıl güncelleyin, gerçekleşen rakamları tahminin yanına yazın. Üçüncü yılın sonunda elinizde iki sütun olur: ne öngörmüştük, ne ödedik. Bu iki sütun bir sonraki yazılım kararında elinizdeki en değerli belgedir ve piyasada kimsenin size veremeyeceği tek veridir. Kendi geçmiş rakamınız, en güvenilir referansınızdır.