Teklif 30 kullanıcı için alınmıştı: kalite bölümü, mühendislik ve birkaç bölüm müdürü. Kurulum toplantısında üretim müdürü konuştu: "Talimatı ekrandan okuyacaklarsa vardiyadaki operatörlerin de hesabı olması lazım, biz 300 kişiyiz." O cümleden sonra teklif yeniden hesaplandı ve bedel üçe katlandı. Aslında yanlış olan kullanıcı sayısı tahmini değildi; yanlış olan, seyrek giren geniş bir kitleyi kullanıcı başına ücretlendiren bir modele girmekti. QMS lisans modelleri arasındaki fark tam olarak burada ortaya çıkar ve bu fark beş yıllık bütçeyi ikiye katlayabilir. Aşağıda dört modeli aynı fabrika senaryosunda hesaplayıp kırılma noktalarını gösteriyoruz.
Dört model, dört farklı sayaç
Piyasadaki lisanslama biçimleri isim olarak çeşitlense de dört ana sayaçtan birini kullanır. Kullanıcı başına lisansta (named user) sayaç, sistemde tanımlı kişi sayısıdır. Eşzamanlı kullanıcı lisansında (concurrent user) sayaç, aynı anda bağlı olabilecek kişi sayısıdır. Modül bazlı lisansta sayaç, açtığınız modül sayısıdır. Sunucu ya da kurum lisansında ise sayaç yoktur; belirli bir kurulum için sabit bedel ödersiniz ve kullanıcı sayısı sizi ilgilendirmez.
Bu dördü birbirinin alternatifi değildir; çoğu teklifte ikisi birden kullanılır. Örneğin modül bazlı fiyatlanan bir sistem, her modül için ayrıca kullanıcı sayısı sorabilir. Teklifi okurken ilk yapmanız gereken şey, hangi sayacın hangi kalemi çarptığını bir kâğıda çizmektir. Bunu yapmadan iki teklifi karşılaştıramazsınız.
QMS lisans modelleri arasında "hangisi daha iyi" diye bir sıralama yoktur; her modelin ucuza geldiği bir ölçek aralığı vardır. Yanlış model seçmek, pahalı yazılım seçmekten daha çok para kaybettirir çünkü hata her yıl tekrarlanır. Bu yüzden karşılaştırmayı ürün üzerinden değil, kendi kullanıcı profiliniz üzerinden yapın.
Kullanıcı başına lisans: en anlaşılır, en riskli
Kullanıcı başına lisans sayması kolay olduğu için tercih edilir. Riski, kullanıcı sayısının zamanla sessizce artmasıdır. Sistem oturduktan sonra insan kaynakları eğitim kayıtlarını, satın alma tedarikçi karnesini, bakım ekibi kalibrasyon planını görmek ister; iki yıl içinde tanımlı kullanıcı sayısı ilk teklifin iki katına çıkar. Üstelik bu kişilerin çoğu sisteme ayda birkaç kez girer, yani ödediğiniz lisansın karşılığını kullanmazsınız.
Bu modeli seçecekseniz sözleşmeye iki madde koydurun: kademeli fiyat (kullanıcı sayısı arttıkça birim bedelin düşmesi) ve salt okuma yetkisi olan görüntüleyici hesapların ücretsiz ya da düşük bedelli olması. Görüntüleyici maddesini çoğu satıcı kabul eder ama sorulmadığı sürece teklife kendiliğinden girmez.
Bir de kullanıcı tanımının kendisini netleştirin. Bazı sözleşmelerde "kullanıcı", sisteme tanımlı her hesaptır; bazılarında ise sistemden e-posta bildirimi alan herkes kullanıcı sayılır. İkinci tanımla çalışıyorsanız, sadece bilgilendirme amacıyla bildirim listesine eklediğiniz on kişi de faturaya girer. Tanımı sözleşmede tek cümleyle yazdırın; bu bir pazarlık maddesi değil, ölçü birimini netleştirme işidir.
Eşzamanlı kullanıcı lisansı: geniş kitlenin doğru cevabı
Eşzamanlı modelde 300 kişi tanımlı olabilir; ödediğiniz şey aynı anda bağlanabilecek kişi sayısıdır. Vardiyalı çalışan bir fabrikada bu oran genellikle şaşırtıcı derecede düşüktür: 300 tanımlı kullanıcının aynı anda bağlı olanı çoğu zaman 20-30 kişiyi geçmez. Bu model operatörlerin de sisteme girdiği kurulumlarda maliyeti üçte bire indirir.
Modelin riski, tavana vurmaktır. Vardiya başlangıcında herkes aynı anda talimat açmaya çalıştığında lisans yetmez ve kullanıcı "sistem beni almıyor" der. Bunu önlemek için eşzamanlı lisans sayısını gerçek zirve kullanıma göre belirleyin, ortalama kullanıma göre değil. Satıcıdan zirve kullanım raporu alıp alamayacağınızı da sorun; bu rapor yıllık yenilemede pazarlık kozunuz olur.
Lisans modelini seçmeden önce iki sayı çıkarın: kaç kişinin sisteme yazması gerekiyor, kaç kişinin sadece okuması yeterli. Bu sayımı yaptığınızda yazan kişi sayısı çoğu fabrikada beklenenden çok düşük çıkar: 300 kişilik bir tesiste gerçekten kayıt açacak olanlar kalite, mühendislik ve vardiya sorumlularıdır; geri kalanı talimat ve duyuru okur. Bu ayrımı yapmadan teklif isteyen firmalar, okuyucular için yazar bedeli öder. Tek bir Excel sayfası, beş yıllık bütçenizde en çok fark yaratan çalışmadır.
Modül bazlı lisans: ucuz başlar, bağı koparır
Modül bazlı lisansta yalnızca kullandığınız modüller için ödersiniz. İlk yıl doküman ve DÖF ile başlamak makul görünür. Sorun ikinci yıldan itibaren çıkar: kalibrasyon takibi gerekir, ardından tedarikçi değerlendirme, sonra eğitim ve yetkinlik. Her modül ayrı faturalanır ve toplam, baştan hepsini alan teklifi geçer.
Asıl kayıp bedelde değil, kopan bağdadır. Bir DÖF kapanırken ilgili talimatın revizyona düşmesi, kalibrasyonu geçmiş bir mastarın o mastarla ölçülen karakteristiği uyarması, eksik eğitimi olan operatörün kritik istasyona atanamaması — bunların hepsi modüllerin aynı veri tabanında olmasını gerektirir. Satın alınmayan modülün verisi sistemde olmadığında bu bağlar kurulamaz ve sistem, birbirine bakmayan ayrı ayrı kayıt defterlerine döner. Modül listesini beş yıllık ihtiyaca göre baştan çıkarın, sonra hangi modelin ne kadar tuttuğuna bakın.
Sunucu lisansı: sayaç yok, tahmin yok
Sunucu ya da kurum lisansında belirli bir kurulum için sabit bedel ödenir; kullanıcı ve modül sayısı bedeli değiştirmez. Bu modelin en büyük faydası bütçe öngörülebilirliğidir. Üç yıl sonra üretim müdürü "operatörler de girsin" dediğinde satın almaya gitmeniz gerekmez, sisteme yeni kullanıcı açarsınız ve bedel değişmez. Küçük ölçekli firmalarda pahalı görünür, kullanıcı sayısı arttıkça belirgin biçimde öne geçer.
Dikkat edilecek nokta, lisansın neye bağlandığıdır. "Sunucu lisansı" bazen tek bir fiziksel sunucuya, bazen tek bir tesise, bazen tüm tüzel kişiliğe verilir. İkinci fabrikayı açtığınızda hangi durumda kaldığınızı sözleşmede net görün; bu tek satır, ileride ikinci bir lisans bedeliyle karşılaşıp karşılaşmayacağınızı belirler.
Teklifteki gizli sayaçlar
Dört ana modelin yanında, teklifin ayrıntısında saklanan ikincil sayaçlar vardır ve bunlar sözleşme imzalandıktan sonra fark edilir. En sık karşılaşılanı depolama alanıdır: dosya eklerinin toplam boyutu belirli bir eşiği aştığında ek bedel devreye girer. Kalite sisteminde taranmış sertifikalar, çizimler ve fotoğraflı uygunsuzluk kayıtları biriktiği için bu eşik beklenenden hızlı dolar.
İkinci gizli sayaç entegrasyondur. ERP ile veri alışverişi, çoğu teklifte ayrı bir kalem olarak fiyatlanır ve bazen bağlantı başına ücretlendirilir. En sessiz sayaç ise ortam sayısıdır: test ortamı kurmak isterseniz ikinci bir lisans gerekebilir. QMS lisans modelleri karşılaştırılırken bu üç kalem teklif metnine yazılı olarak sorulmalıdır; sözlü "sorun olmaz" cevabı iki yıl sonra fatura olur.
Aynı fabrika, dört model: kırılma noktaları
Aşağıdaki hesap gerçek bir fiyat listesi değil, modellerin davranışını göstermek için kurulmuş bir modeldir; rakamlar birim cinsindendir. Senaryo: 300 çalışanlı bir metal işleme fabrikası, 8 modül, aynı anda en fazla 25 bağlantı. Üç aşamada bakıyoruz: yalnızca kalite ekibi (25 yazar kullanıcı), kalite artı mühendislik ve bölüm sorumluları (80), operatörler dahil tüm fabrika (300).
| Model | 25 kullanıcı | 80 kullanıcı | 300 kullanıcı |
|---|---|---|---|
| Kullanıcı başına lisans | 75 | 240 | 900 |
| Eşzamanlı kullanıcı (25 oturum) | 150 | 150 | 180 |
| Modül bazlı (8 modül, 80'e kadar kullanıcı) | 200 | 200 | 440 |
| Sunucu / kurum lisansı | 320 | 320 | 320 |
Tablodaki kırılmalar şunları söyler: 25 kullanıcıda kullanıcı başına lisans açık ara ucuzdur, 75 birimle diğer üçünün yarısından azdır. 80 kullanıcıya çıkıldığında sıralama tersine döner; eşzamanlı model 150'de kalırken kullanıcı başına model 240'a tırmanır. 300 kullanıcıda ise eşzamanlı model hâlâ en ucuzudur (180); sunucu lisansı 320'de sabit durur, modül bazlı model 440'a, kullanıcı başına model ise 900'e — yani eşzamanlının beş katına — çıkar. Kendi rakamlarınızı bu tabloya koyduğunuzda kırılma noktaları farklı çıkacaktır ama davranış aynı kalır. Bu tabloyu beş yıla yaymak için TCO hesabı yazısındaki kalem listesini kullanın; lisans, toplam maliyetin yalnızca bir satırıdır.
Abonelik mi, süresiz lisans mı?
Lisans modelinden bağımsız bir soru daha var: ödeme abonelik biçiminde mi olacak, yoksa bir defaya mahsus süresiz lisans mı alınacak? Abonelikte başlangıç bedeli düşüktür, bütçeye yayılır ve güncellemeler dahildir; ama ödeme hiç bitmez ve sözleşme sona erdiğinde sistem kullanılamaz hâle gelir. Süresiz lisansta önden ağır bir bedel ödersiniz, sonrasında yalnızca bakım ödersiniz ve bakımı kestiğinizde elinizdeki sürümü kullanmaya devam edersiniz.
Sözleşmede aranacak tek cümle şudur: bakım ödemesi durduğunda yazılımı kullanma hakkı devam ediyor mu? Bazı sözleşmelerde "süresiz lisans" denir ama kullanım hakkı bakımın devamına bağlanır; bu durumda elinizdekinin aboneliğinden farkı yoktur. Bu soruyu, demoda hazırladığınız seçim kontrol listesine ayrı bir madde olarak ekleyin.
Karar: hangi ölçekte hangi model?
Kırk kullanıcının altında kalacaksanız ve bu sayı büyümeyecekse kullanıcı başına lisans en ucuz seçenektir. Kullanıcı sayısı seksenin üzerine çıkacaksa ve kullanıcıların çoğu seyrek giriyorsa eşzamanlı model doğru cevaptır. Operatörler dahil tüm fabrikanın sisteme gireceği bir kurulumda sunucu lisansı hem ucuza gelir hem de büyüme korkusunu ortadan kaldırır. Modül bazlı modeli ise yalnızca gerçekten sınırlı bir kapsamla kalacaksanız seçin. Bu dört seçenek arasında gezinirken hatırlanacak tek kural şudur: QMS lisans modelleri bugünkü kullanıcı sayınıza göre değil, üçüncü yıldaki kullanıcı sayınıza göre değerlendirilir. Bugünün rakamıyla imzalanan sözleşme, yarının fabrikasına dar gelir.
Bir de bedelin lisans satırından tamamen çıktığı durum var. PaKalite'de 18 modülün tamamı ücretsizdir ve kullanıcı sayısı bedeli değiştirmez; bu, seçilecek bir kalite yönetim yazılımı için tabloyu basitleştirir ama bütçe çalışmasını ortadan kaldırmaz — sunucu, veri aktarımı ve eğitim kalemleri her hâlükârda durur. Hangi modeli seçerseniz seçin, karardan önce şu iki sayıyı çıkarın: kaç kişi yazacak, kaç kişi okuyacak. Bu iki sayı olmadan alınan her teklif, üçüncü yılda yeniden hesaplanır.
Kararı yazarken bir de büyüme senaryosu ekleyin. İkinci bir tesis açılması, bir firmanın satın alınması ya da müşteri talebiyle operatör erişiminin zorunlu hâle gelmesi, QMS lisans modelleri arasındaki dengeyi bir gecede değiştirir. Sözleşmeye model değişikliği maddesi koydurun: kullanıcı başına lisanstan eşzamanlı ya da sunucu lisansına geçiş hangi koşulda ve hangi bedelle mümkün? Bu maddeyi baştan konuşmak, üç yıl sonra sıfırdan pazarlık yapmaktan her zaman ucuzdur.