Satın alma müdürünün ilettiği mail kısa: iki hafta sonra tedarikçi değerlendirme ziyareti var, ekteki listedeki kayıtlar hazır olsun. Liste yirmi üç satır. Ekip masaya oturup satır satır işaretlemeye başlıyor ve tablo netleşiyor: on iki satır var, altı satır kısmen var, beşi ise hiç yok. Daha kötüsü, var olanların çoğu farklı kişilerin bilgisayarında duruyor. Tofaş tedarikçi kalite şartları gibi ana sanayi listeleriyle ilk kez karşılaşan firmalarda tablo hemen her seferinde böyle çıkıyor.
Sorun kayıtların yokluğu değil, dağınıklığı
İlk değerlendirmeye giren firmalarda gördüğüm en yaygın durum şu: istenen kayıtların büyük bölümü zaten fiilen üretiliyor. Ölçümler alınıyor, kalibrasyonlar yaptırılıyor, uygunsuz ürünler ayrılıyor. Ama bunların hiçbiri tek bir yerde toplanmıyor. Ölçüm kayıtları üretim şefinin dosyalarında, kalibrasyon sertifikaları bakımın klasöründe, müşteri şikayetleri kalite müdürünün posta kutusunda.
Değerlendirmeye gelen kişi bunu bilir ve zaten kaydın var olup olmadığını sormaz. Şunu sorar: bana geçen çeyrekte kaç adet uygunsuz ürün kaydı açıldığını ve kaçının kapandığını gösterin. Cevabı üretmek için üç kişinin iki gün çalışması gerekiyorsa, sistem yok demektir. Sistem, kaydın varlığı değil, kaydın çağrılabilir olmasıdır.
Bu yüzden hazırlığa kayıt üretmekten değil, var olan kayıtları tek çatı altına toplamaktan başlayın. İki haftalık sürede yeni prosedür yazmaya kalkışmak en klasik hatadır; yazılan prosedür kimsenin okumadığı bir kağıt olur ve değerlendirmede kayıtla uyuşmadığı için tam tersi etki yapar.
Tofaş tedarikçi olmak: değerlendirme neyi ölçer
Yerli ana sanayi müşterilerinin tedarikçi değerlendirme yaklaşımı, uluslararası örneklerle aynı iskelete oturur. Dört başlık ölçülür: sistemin kurulu olup olmadığı, sürecin yeterliliği, saha uygulaması ve performans geçmişi. Belgeniz ilk başlığı karşılar; kalan üçü kayıt ister.
Süreç yeterliliği tarafında sizden proses akışı, süreç FMEA'sı ve kontrol planının birbiriyle tutarlı olması beklenir. Bu üçlünün birbirini tutmaması, denetimde en sık yazılan bulgudur. FMEA'da tanımlanmış bir önlem kontrol planında yoksa ya da kontrol planındaki bir ölçüm iş talimatında görünmüyorsa zincir kopar. Denetçi bunu tespit etmek için tek bir özel karakteristik seçip üç dokümanda takip eder; beş dakikalık bir kontroldür.
Saha uygulaması tarafında bakılan şey basittir: hattaki kağıt sistemdekiyle aynı mı, ölçüm gerçekten belirtilen sıklıkta alınıyor mu, uygunsuz parça nereye konuyor. Aynı mantığı müşteri özel şartları yazımızda da anlattık; müşteri değişse de sahada bakılan yer değişmiyor.
Ana sanayi kalite şartları hangi kayıtlarda karşılık bulur
Aşağıdaki tablo, ilk tedarikçi değerlendirmesine giren firmalarda hazırlığı en çok zorlayan kalemleri ve bunlar için ayırmanız gereken süreye dair bir örnek planlamayı gösteriyor. Süreler sıfırdan üretmeyi değil, var olanı toplayıp düzenlemeyi anlatır ve ekibinizin kaç kişi olduğuna göre değişir; kolonu boşaltıp kendi tahmininizi yazın.
| İstenen kayıt | Nerede durur | Sorumlu | Toparlama süresi |
|---|---|---|---|
| Kalite el kitabı ve organizasyon şeması | Doküman sistemi | Yönetim temsilcisi | 0,5 gün |
| Proses akışı - FMEA - kontrol planı üçlüsü | Ürün dosyası | Kalite mühendisi | 3 gün |
| Ölçüm sistemi analizi (MSA) raporları | Metroloji | Kalite laboratuvarı | 2 gün |
| Kalibrasyon takip listesi ve sertifikalar | Bakım / kalite | Kalibrasyon sorumlusu | 1,5 gün |
| Uygunsuz ürün ve karantina kayıtları | Üretim | Vardiya amiri | 1 gün |
| Müşteri şikayeti ve 8D dosyaları | Kalite | Kalite müdürü | 1 gün |
| Tedarikçi listesi, puanları ve denetim planı | Satın alma | Satın alma müdürü | 2 gün |
| Yetkinlik matrisi ve eğitim kayıtları | İnsan kaynakları | İK sorumlusu | 1 gün |
Toplam yaklaşık on iki adam-gün ediyor. İki haftalık sürede bunu üç kişiye dağıtırsanız yetişir; tek kişiye yıkarsanız yetişmez. Planı yaparken en kritik nokta sıralamadır: FMEA ile kontrol planının uyumu en uzun süren iş olduğu için ilk günden başlatılmalı.
İlk ziyaretten üç gün önce yapılabilecek en iyi hazırlık, kendi ekibinizle bir prova yapmaktır. Listeyi eline alan bir kişi, kayıtları hazırlayan kişiden sırayla kanıt ister ve her istek için süre tutar. Beş dakikayı geçen her kalem kırmızı işaretlenir. Bizim yaptığımız provada yirmi üç kalemin yedisi beş dakikayı geçmişti; hepsi de kaydın var olduğu ama nerede olduğunun bilinmediği kalemlerdi. Ziyarete kadar o yedi kalemi düzeltmek, kalan on altısını cilalamaktan daha değerliydi.
PPAP dosyası: en çok zaman yiyen kalem
Parça onayı istendiğinde iş ayrı bir mecraya giriyor. PPAP dosyası, ürünün ve sürecin müşteri şartlarını karşıladığını gösteren kanıt setidir ve onay seviyesine göre müşteriye sunulacak eleman sayısı değişir. Yaygın uygulamada üçüncü seviye istenir; yani ölçüm sonuçları, malzeme ve performans testleri, proses yeterlilik çalışmaları ve kontrol planı dahil geniş bir set müşteriye gider.
Dosyayı zorlaştıran şey eleman sayısı değil, elemanlar arasındaki tutarlılıktır. Ölçüm raporundaki karakteristik numarası ile kontrol planındaki numara tutmuyorsa dosya reddedilir. Bu yüzden numaralandırmayı en baştan tek bir kaynaktan yönetin; balonlanmış resim neyse ölçüm raporu ve kontrol planı da onu izlesin. Ayrıntılı kontrol listesi için PPAP sayfamıza bakabilirsiniz.
Bir uyarı da red konusunda. İlk dosyanın ilk seferde onaylanması nadirdir; genelde bir veya iki tur revizyon olur. Takvimi buna göre kurun. Seri üretim başlangıcından iki hafta önce dosya göndermek, onaylanmadan sevkiyat yapma riskini doğurur ve bu risk hem ticari hem de sistem tarafında pahalıya patlar.
Şart takibini kayda bağlamak: dört kolonluk matris
Tofaş tedarikçi kalite şartları da dahil olmak üzere her müşterinin el kitabı bir gün revize edilir. Şartları hafızada tutmak, o bilgiyi tek kişiye bağımlı hâle getirir. Kalıcı çözüm dört kolonluk basit bir matristir: şart maddesi, karşılığındaki kayıt veya doküman, sorumlusu, son doğrulama tarihi.
Bu matris kurulduğunda üç şey birden çözülür. Yeni bir müşteri geldiğinde yalnızca eşleştirme yapılır, kayıtlar yeniden üretilmez. El kitabı revize edildiğinde değişen madde işaretlenir ve sorumlusuna görev açılır. Değerlendirme geldiğinde ise cevap hazırdır; matristeki satırı gösterip ilgili kaydı açmak yeterlidir.
Matrisi Excel'de tutmak küçük ölçekte sorun değildir. Ancak müşteri sayısı üçü geçtiği ve şart sayısı yüzü aştığı noktada matrisi kayıtlarla bağlantılı hâle getirmek gerekir; yoksa matris kendisi de bakımı zor bir dosyaya döner. PaKalite bu bağı doküman, kayıt ve görev aynı veritabanında durduğu için doğrudan kuruyor.
Matrisi kurarken bir tavsiye: şart maddelerini kendi cümlelerinizle yeniden yazmayın, müşterinin madde numarasını ve başlığını olduğu gibi taşıyın. Değerlendirme sırasında karşı taraf kendi numarasıyla soru soruyor ve sizin çevirinizle uğraşmak istemiyor. Aynı sebeple, karşılık gösterdiğiniz kaydın doküman kodunu da matrise yazın. Ziyaret günü tek bir ekran açıp satırı okumak, klasör aramaktan çok daha rahat bir izlenim bırakıyor.
Portal kaydı ve kanıt dosyasının düzeni
Ana sanayi müşterileri tedarikçileriyle portal üzerinden çalışır: sipariş, şikayet, dosya yükleme ve performans raporları oradan akar. Portalın en sinsi tarafı, bildirimi görmediğiniz zaman sürenin işlemeye devam etmesidir. Şikayet portalda açılır, sizin cevap süreniz o anda başlar ve postayı fark ettiğinizde iki gün geçmiş olabilir.
Bunun için portal sorumluluğunu tek kişiye değil, bir role bağlayın ve yedeğini tanımlayın. Her sabah portal kontrolü, günlük kalite toplantısının ilk maddesi olsun. Portaldan gelen her şikayeti kendi sisteminizde bir kayda dönüştürün; portalın kendisini takip sistemi gibi kullanmak, kapanan olayların geçmişini kaybettirir. Bu döngünün nasıl yürütüleceğini hızlı yanıt toplantısı yazımızda ayrıntılandırdık.
Yerli otomotiv müşteri şartlarında en sık düşülen üç tuzak
Birincisi kapsam hatası. Tofaş tedarikçi kalite şartları gibi listeler yalnızca sizin fabrikanızı değil, sizin tedarikçilerinizi de kapsar. Yan sanayiden aldığınız bir parçanın giriş kontrolü, tedarikçinizin belge durumu ve sapma onaylarının kaydı sizden sorulur. Firmaların çoğu kendi içini toparlar ama zincirin bir alt halkasını unutur ve değerlendirmede en yüksek puan kaybını tam orada verir.
İkincisi ölçek hatası. Bir müşteriye tedarikçi olmak ile üç müşteriye tedarikçi olmak farklı işlerdir. Her müşterinin ayrı şart listesi, ayrı portalı, ayrı raporlama biçimi ve ayrı puanlama mantığı vardır. Tek müşteride kişisel çaba yeter; üç müşteride yetmez. Sistem kurmadan büyümeye çalışan firmalarda kalite ekibi zamanının önemli bir bölümünü rapor hazırlamaya harcamaya başlar ve asıl işe vakit kalmaz.
Üçüncüsü de zamanlama hatası. Tofaş tedarikçi kalite şartları benzeri listeler genelde sözleşme aşamasında değil, ilk sipariş sonrasında ciddiye alınıyor. Oysa şartların bir kısmı ürün geliştirme aşamasında karşılanması gereken kalemlerdir; seri üretim başladıktan sonra geriye dönüp üretilemezler. Şart listesini teklif hazırlarken okumak, altı ay sonra kaybedeceğiniz puanı baştan kazandırır. Ürün geliştirme tarafındaki bu sıralamayı APQP mantığıyla kurgularsanız kayıtlar kendiliğinden zamanında oluşur.
İki haftalık hazırlık takvimi
Birinci haftanın ilk iki günü envanter içindir: listedeki her satırın karşısına var, kısmen var, yok yazılır ve sahibi belirlenir. Üçüncü günden itibaren FMEA, kontrol planı ve iş talimatı üçlüsünün tutarlılığı çalışılır; bu iş haftanın sonuna kadar sürer. İkinci haftanın ilk üç günü kalibrasyon, ölçüm sistemi ve tedarikçi kayıtlarına ayrılır. Kalan iki gün prova ve düzeltme günüdür.
Bu takvimde yeni doküman yazmak yok. Bilerek yok. İki haftada üretilen bir prosedürün sahada karşılığı olmaz ve deneyimli bir değerlendirici bunu ilk sorusunda anlar. Eksiğinizi kabul etmek, sahte bir kayıt göstermekten her zaman daha iyi sonuç verir; eksik bir aksiyon planına bağlanır, sahte kayıt ise güveni bitirir.
Yeni imzalanmış, tarihi denetimden bir hafta önceki dokümanlar dikkat çeker. Değerlendirici o dokümanın uygulandığına dair kayıt ister; kayıt yoksa doküman yalnızca hazırlık için yazılmış demektir ve bulgu doküman eksikliğinden değil, sistemin işletilmediğinden yazılır. Bu yüzden hazırlık döneminde yeni doküman üretmek yerine, var olan dokümanların uygulandığını gösteren kayıtları toparlayın.
Kararı nereden vereceksiniz
Ana sanayiye tedarikçi olmak, kalite tarafında kalıcı bir yük getirir. Bu yükü taşıyacak düzeni kurmadan sözleşme imzalamak, ilk yıl içinde kontrollü sevkiyat gibi pahalı sonuçlar doğurabiliyor. Kayıt sayınız az, müşteri sayınız birse iyi kurulmuş bir klasör yapısı ve disiplinli bir liste gerçekten yeter; bu ölçekte yazılıma gerek yok. Ama ikinci ana sanayi müşterisi geldiği anda şart sayısı ikiye, kanıt derleme süresi dörde katlanır. Kararı o eşiği ölçerek verin. Aynı hazırlığın başka bir müşteri için nasıl kurulduğunu ASES hazırlığı yazımızda adım adım anlattık.