Bir yan sanayi firmasında geçen yıl yaptığımız devreye alma toplantısında ekran açıldığında on dört modül sıralanıyordu. Kalite müdürü kısa bir sessizlikten sonra sordu: "Bunların kaçını gerçekten kullanacağız?" Altı ay sonraki durum şuydu: dört modül günlük kullanımdaydı, üç tanesi haftalık, kalan yedisi hiç açılmamıştı. Bu tablo istisna değil, kural. Bir kalite yönetim sistemi yazılımı seçerken asıl soru kaç modül olduğu değil, hangi modülün sizin kayıt trafiğinizi taşıdığıdır. Aşağıda modülleri şart olanlar, sonraya bırakılabilecekler ve sektöre özgü olanlar diye ayırıp her birini standardın hangi maddesini karşıladığıyla birlikte anlatıyoruz.
Hangi modüller olmadan sistem yürümez?
Standartlar modül adı saymaz; kayıt ister. Ama sahada üç modül olmadan hiçbir kalite yönetim sistemi ayakta durmaz:
- Doküman ve revizyon kontrolü — madde 7.5.2 oluşturma ve güncelleme, 7.5.3 kontrol. Sistemin omurgası burasıdır; talimat güncel değilse kalan her şey tartışmalı hale gelir.
- Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet — madde 10.2. Müşteri şikâyeti, iç red, tetkik bulgusu ve tedarikçi uygunsuzluğu aynı akışta toplanır.
- İç tetkik — madde 9.2. Program, soru listesi, bulgu ve kapanış tek yerde tutulmazsa yıl sonunda tetkik takvimi kâğıt üstünde kalır.
Bu üçü ilk fazda devreye alınır. DÖF akışını DÖF nedir yazımızda, doküman kontrolünü ise doküman kontrol yazılımı yazımızda ayrıntılandırdık.
İkinci fazda hangi modüller gelir?
Temel akış oturduktan sonra sıra ölçüm ve tedarik tarafına gelir. Madde 7.1.5.1 izleme ve ölçme kaynaklarının uygunluğunu, 7.1.5.2 ölçüm izlenebilirliğini şart koşar; kalibrasyon modülü bunu karşılar. Madde 8.4.1 ve IATF 8.4.2.4 tedarikçi kontrolü ile izlemesini ister; tedarikçi modülü PPM, sevkiyat ve şikâyet verisini toplar. Madde 7.2 yetkinlik için eğitim ve yetkinlik matrisi modülü devreye girer.
Kalibrasyon periyotlarının nasıl kurgulanacağını kalibrasyon takip programı yazımızda bulabilirsiniz.
| Modül | İlgili madde | Faz | Kimin işi kolaylaşır? |
|---|---|---|---|
| Doküman ve revizyon | 7.5.2 / 7.5.3 | 1 | Kalite, üretim, bakım |
| Uygunsuzluk ve DÖF | 10.2 | 1 | Kalite, üretim |
| İç tetkik | 9.2 | 1 | Kalite |
| Kalibrasyon ve ekipman | 7.1.5.1 / 7.1.5.2 | 2 | Kalite, metroloji |
| Tedarikçi yönetimi | 8.4.1 / 8.4.2.4 | 2 | Satın alma, kalite |
| Eğitim ve yetkinlik | 7.2 | 2 | İnsan kaynakları, üretim |
| Risk ve fırsat | 6.1 | 3 | Yönetim, süreç sahipleri |
| Gösterge ve YGG | 9.1.1 / 9.3.2 | 3 | Üst yönetim |
| Müşteri şikâyeti ve 8D | 10.2.3 | 2 | Kalite, satış |
Modül sıralamasında en sık yapılan hata, gösterge panelini ilk faza koymaktır. Yönetim en çok onu ister, çünkü görünürdür. Ama altında veri yoksa panel boş kalır ve iki hafta sonra kimse bakmaz. Göstergeyi doküman, DÖF ve tetkik verisi akmaya başladıktan sonra açın; ilk gerçek grafiği gördüğünde yönetimin ilgisi kalıcı olur.
Otomotivde hangi ek modüller gerekir?
IATF 16949 kapsamında çalışan bir firmada temel setin üzerine otomotive özgü modüller biner. Kontrol planı (madde 8.5.1.1), PPAP dosyası, APQP proje takibi, katmanlı proses denetimi (madde 9.2.2.3), özel karakteristik yönetimi (8.3.3.3) ve SPC ile proses yeterliliği (9.1.1.1). Bu modüllerin ayrı ayrı olması yetmez; birbirine bağlı olmaları gerekir. Kontrol planında değişen bir karakteristik PFMEA'ya ve iş talimatına yansımıyorsa yazılım işini yapmıyordur.
Ek şartların tamamını IATF 16949 kalite yönetim sistemi yazılımı yazımızda, PPAP tarafını ise PPAP takip sistemi yazımızda ele aldık.
Hangi modüller genellikle gereksiz çıkar?
Satış sunumlarında etkileyici duran ama çoğu KOBİ'de karşılığı olmayan modüller var. Karmaşık iş akışı tasarımcıları, onlarca hazır rapor şablonu, çok dilli arayüz, anket ve müşteri memnuniyet modülleri bunların başında gelir. Bunlar kötü değildir; sadece sizin bugünkü kayıt trafiğinize karşılık gelmiyorsa maliyet ve eğitim yükü yaratır.
Bir modülün gerçekten gerekip gerekmediğini ölçmenin basit yolu şudur: o modülün taşıyacağı kayıt bugün nerede tutuluyor ve ayda kaç adet üretiliyor? Cevap "hiçbir yerde, ayda sıfır" ise o modül şimdilik beklesin.
Bu soruyu sorarken dikkat edilecek bir istisna var: standardın açıkça istediği ama sizde henüz kaydı tutulmayan alanlar. Örneğin risk ve fırsat değerlendirmesi (madde 6.1) çoğu KOBİ'de yazılı değildir; ama olmadığı için değil, henüz başlanmadığı için yoktur. Böyle bir modülü "kayıt yok" gerekçesiyle ertelemek yanlış olur. Ayrım basit: standardın istediği bir kayıt eksikse modül gerekir, standart istemiyorsa ve sizde de karşılığı yoksa modül beklemelidir.
Denetçi ekranda açık ama boş duran bir modül gördüğünde iki soru sorar: bu proses sizde yok mu, yoksa kaydını tutmuyor musunuz? İkisinin de cevabı ek soru getirir. Devreye almadığınız modülleri yetkiyle gizleyin. Görünen her ekranın arkasında güncel kayıt olsun; bu tek kural denetim gününü belirgin biçimde rahatlatır.
Modül sayısı maliyeti nasıl etkiler?
Klasik lisans modelinde fiyat çoğu zaman iki değişkenle hesaplanır: açılan modül sayısı ve kullanıcı sayısı. Bu model kâğıt üstünde adil görünür ama kalite yönetim sisteminde ters çalışır. Çünkü sistemin işlemesi için üretimdeki operatörün, bakımdaki teknisyenin ve satın almadaki uzmanın da sisteme girmesi gerekir. Kullanıcı başına ücretlendirme, firmayı kullanıcı sayısını kısmaya iter; sonuç, kayıtların yine kalite biriminde toplanması ve sistemin kâğıt düzenin dijital kopyasına dönüşmesidir.
Modül başına ücretlendirme de benzer bir yan etki üretir. Kalibrasyon modülü ek ücretliyse ekip ekipman takibini Excel'de bırakır; ölçüm kaydı ile ekipman kaydı arasındaki bağ kurulamaz ve madde 7.1.5.1 için beklenen izlenebilirlik kopar. Değerlendirme yaparken teklif kalemlerini üç yıla yayarak toplayın: lisans, kullanıcı artışı, eğitim, veri göçü ve yıllık bakım. Bu toplam, kalite yönetim yazılımı fiyatları yazımızda ayrıntılandırdığımız gerçek maliyettir.
Modüller birbirine nasıl bağlanmalı?
Modüllerin tek tek çalışması bir kalite yönetim sistemi yazılımını değerli kılmaz; aralarındaki bağ kılar. Sağlıklı bir kurulumda şu zincirler kurulur:
- İç tetkik bulgusu otomatik olarak DÖF açar; DÖF kapanmadan bulgu kapanmaz.
- DÖF'ün kalıcı aksiyonu bir dokümanı revize ediyorsa doküman modülünde revizyon talebi oluşur.
- Revize doküman, ilgili görevlerin yetkinlik kaydına eğitim ihtiyacı düşürür.
- Tedarikçi uygunsuzluğu tedarikçi puanına ve yıllık değerlendirmeye yansır.
- Kalibrasyonu geçmiş bir ekipmanla yapılan ölçüm, ilgili kayıtta uyarı üretir.
Bu zincirleri demo sırasında test edin. Modül listesi uzun ama zincirleri kopuk bir ürün, kısa listeli ama bağlantılı bir üründen daha zayıftır. Seçim yöntemini kalite yönetim sistemi yazılımı nasıl seçilir yazımızda, temel kavramları ise kalite yönetim sistemi yazılımı nedir yazımızda bulabilirsiniz.