Toplantı odasında dördüncü demo izleniyordu. Satıcı ekranda pırıl pırıl bir gösterge paneli açtı, herkes başını salladı. Kalite müdürü söz aldı ve tek bir şey istedi: "Şu bizim 4750 kodlu kontrol talimatını sisteme yükleyip revize edin, operatör tabletinde nasıl göründüğünü görelim." Sunum orada bozuldu; yükleme yapılabildi ama revizyon sonrası eski sürüm hâlâ indirilebiliyordu. O tek istek, üç haftalık karşılaştırma tablosundan daha çok şey anlattı. Kalite yönetim sistemi yazılımı seçimi, özellik listesi karşılaştırmaktan çok kendi akışınızı adayların üzerinde denemektir. Bu yazıda seçimi sırayla, gerçek kriterlerle ele alıyoruz.
Seçime nereden başlanır?
Doğru başlangıç noktası ürün araştırması değil, kendi sisteminizin fotoğrafıdır. Kaç yürürlükte doküman var, yılda kaç revizyon yapılıyor, kaç DÖF açılıyor ve ortalama kaç günde kapanıyor, kaç ölçüm ekipmanı takip ediliyor, kaç tedarikçi puanlanıyor? Bu beş sayıyı yazamayan bir ekip, hangi kalite yönetim sistemi yazılımı olursa olsun doğru kararı veremez. Çünkü karşılaştırma ölçütü yoktur. Bu beş sayıyı çıkarmak genelde yarım gün sürer ve seçim boyunca defalarca işinize yarar; teklif isterken de aynı listeyi tedarikçilere verirsiniz.
Bu sayıları çıkarırken sistemin bugünkü zayıf noktaları da kendiliğinden görünür. Çoğu imalat firmasında ilk iki sırada doküman revizyon dağıtımı ve termini geçmiş düzeltici faaliyetler yer alır.
Gereksinim listesi nasıl yazılır?
ISO 9001 madde 7.5.1, kuruluşun kendi sisteminin etkinliği için gerekli gördüğü dokümante bilgiyi belirlemesini ister. Gereksinim listesi tam olarak bunun pratiğe dökülmüş halidir: hangi kaydı, hangi alanla, kimin gireceği. Listeyi yazarken dilek kipinden kaçının. "Doküman yönetimi olmalı" bir gereksinim değildir; "revizyon onayı iki kademeli olmalı ve onaysız sürüm sahaya çıkmamalı" gereksinimdir.
- Zorunlu: onaysız dokümanın yayınlanamaması, kayıt değişikliğinde iz kalması, rol bazlı yetki, kullanıcı sınırı olmaması.
- Önemli: mobil/tablet erişimi, e-posta bildirimi, Excel'den toplu veri aktarımı, tetkik planı takvimi.
- İyi olur: ERP entegrasyonu, çok dilli arayüz, özelleştirilebilir gösterge paneli.
- Gerekmez: günlük kullanımda karşılığı olmayan, sadece sunumda iyi görünen modüller.
Seçim ekibine üretimden bir vardiya amiri katın. Kalite ve BT'nin birlikte seçtiği sistemler kâğıt üzerinde kusursuz olur, sahada tutmaz. Vardiya amiri demoda tek soru sorar ve o soru genelde belirleyicidir: "Eldiven takılıyken bu ekranda kaç tıkla uygunsuzluk açıyorum?"
Demo nasıl yapılmalı?
Hazır demo verisiyle yapılan sunumlar her üründe pürüzsüz geçer. Farkı görmek için kendi verinizi verin ve üç senaryoyu isteyin: bir kontrol talimatının revize edilip sahaya ulaşması, bir müşteri şikâyetinin DÖF olarak açılıp doğrulamayla kapanması, bir iç tetkik bulgusunun aksiyona bağlanması. Süreyi de ölçün. Aynı senaryo bir üründe 4 dakika, diğerinde 11 dakika sürüyorsa, bu fark yılda yüzlerce saate karşılık gelir.
DÖF akışının nasıl kurulması gerektiğini CAPA yazılımı yazımızda, doküman revizyon akışını ise doküman kontrol yazılımı yazımızda ayrıntılandırdık.
Yazılım sağlayıcısı nasıl değerlendirilir?
Kalite kayıtlarınızı tutan bir sağlayıcı, ISO 9001 madde 8.4.1 kapsamında dışarıdan sağlanan proses tedarikçisidir. IATF 16949 madde 8.4.2.4 tedarikçi izlemesini ayrıca şart koşar. Yani yazılım firmasını da diğer tedarikçiler gibi değerlendirmeniz gerekir. Uygulamada bu, satın alma dosyasına eklenecek tek sayfalık bir değerlendirme formundan ibarettir; ama o sayfa olmadığında denetimde "kalite kayıtlarınızı tutan sağlayıcıyı hangi kriterle seçtiniz?" sorusunun yazılı bir cevabı kalmaz. Formu demo aşamasında doldurmaya başlayın, sözleşme imzalandıktan sonra geriye dönük yazmak zorunda kalmayın.
| Kriter | Ne sorulur? | Kanıt |
|---|---|---|
| Veri sahipliği | Sözleşme bitince veri hangi formatta alınır? | Sözleşme maddesi |
| Yedekleme | Sıklık, saklama süresi, geri dönüş testi | Yedek politikası |
| Destek | Yanıt süresi, dil, kanal | Hizmet taahhüdü |
| Sürüm geçmişi | Son 12 ayda kaç güncelleme çıktı? | Sürüm notları |
| Referans | Benzer ölçekte kaç imalat firması? | Referans görüşmesi |
| Toplam maliyet | Kullanıcı, modül, eğitim, göç kalemleri | Kalemli teklif |
Fiyatlandırma modellerinin farklarını kalite yönetim yazılımı fiyatları yazımızda, tedarikçi değerlendirme yöntemini ise tedarikçi kalite yönetimi yazımızda bulabilirsiniz.
Bulut tabanlı bir çözüm seçtiyseniz denetçi sağlayıcının değerlendirme kaydını sorabilir. "İnternette bulduk, beğendik" cevabı madde 8.4 için yeterli değildir. Aday karşılaştırması, seçim gerekçesi ve sözleşmedeki veri şartları dosyada dursun; bu tek sayfa, sistemin dış tedarikini kontrol ettiğinizin kanıtıdır.
Bulut mu, kendi sunucunuz mu?
Seçim sürecinde en çok tartışılan başlıklardan biri kurulum modelidir. Bulut tarafında kurulum yükü yoktur, güncellemeler sağlayıcıdan gelir, saha ve şubeler tek adresten bağlanır. Buna karşılık verinin nerede tutulduğu, yedeklerin sıklığı ve sözleşme bittiğinde verinin nasıl alınacağı yazılı olarak netleşmelidir. Kendi sunucunuza kurulan bir kalite yönetim sistemi yazılımı ise veri üzerinde tam kontrol verir ama yedekleme, güncelleme ve erişim sorumluluğunu size bırakır; çoğu KOBİ'de bu iş BT biriminin zaten dolu olan gündemine eklenir.
Karar verirken tek soru yeterlidir: bir arıza anında sistemi kim, ne kadar sürede ayağa kaldıracak? Cevabı yazılı olarak veremiyorsanız o model size uygun değildir. İki modelin ayrıntılı karşılaştırmasını web tabanlı kalite yönetim yazılımı yazımızda bulabilirsiniz.
Pilot uygulama nasıl kurgulanır?
Sözleşme imzalamadan önce gerçek kullanımla 6-8 haftalık bir pilot yapın. Pilot için tüm fabrikayı değil, tek bir bölümü ve iki modülü seçin. Ölçülecek şeyler nettir:
- Revizyon yayınından sahanın güncel sürümü görmesine kadar geçen süre.
- Açılan DÖF sayısı ve ortalama kapanma süresi.
- Eğitim almadan sisteme giren kullanıcıların yapabildiği işlem oranı.
- Destek talebi sayısı ve ilk yanıt süresi.
- Pilot sonunda kullanıcıların kâğıda geri dönme eğilimi.
Son madde küçümsenmemeli. Pilot bitiminde ekip hâlâ yanında bir defter taşıyorsa yazılım o akışı yeterince kolaylaştırmamış demektir. Pilotu bir sunumla değil, kısa bir değerlendirme toplantısıyla kapatın: her katılımcı en çok işine yarayan tek ekranı ve en çok zorlandığı tek adımı söylesin. Bu iki cümle, otuz sayfalık karşılaştırma raporundan daha isabetli bir karar üretir.
Sık yapılan seçim hataları nelerdir?
Yıllardır aynı üç hatayı görüyoruz. Birincisi, en çok modülü olanı seçmek: kullanılmayan modül boş ekran demektir ve boş ekran denetimde soru getirir. İkincisi, geçiş maliyetini hesaba katmamak; veri göçü ve eğitim çoğu zaman lisanstan daha pahalıya gelir. Üçüncüsü, kararı tek başına kalite biriminin vermesi. Sistemi üretim, bakım, satın alma ve insan kaynakları da kullanacaksa seçimde onların da sesi olmalı.
Hangi modüllerin gerçekten şart olduğunu kalite yönetim sistemi yazılımı modülleri yazımızda, temel kavramları ise kalite yönetim sistemi yazılımı nedir yazımızda ele aldık.