Karantina alanının en dibindeki paletin üzerinde kırmızı bir etiket var. Etikette tek satır yazıyor: "ölçü dışı". Kim yazmış belli değil, ne zaman yazılmış belli değil, palet kaç haftadır orada duruyor onu da kimse söyleyemiyor. Denetçi paletin etrafında bir tur atıyor ve tek soru soruyor: "Geçen ayki karantina kalemlerinin kaçı hurdaya, kaçı yeniden işleme gitti?" Ortada liste yok. ISO 9001 madde 8.7 uygun olmayan çıktı kontrolünde bulgu tam olarak burada doğar; etiketin renginde değil, etiketin arkasındaki kaydın yokluğunda.
Madde 8.7 aslında neyi istiyor?
Standardın 8.7.1 maddesi iki şey söyler. Uygun olmayan çıktı tanımlanacak ve istenmeyen kullanımı ya da teslimi önlenecek. Sonra da alınabilecek aksiyonları sayar: düzeltme, ayırma-tecrit etme-iade etme veya hizmet sunumunu durdurma, müşteriyi bilgilendirme ve sapma izniyle (concession) kabul için yetki alma. Bunların hepsini yapmak zorunda değilsiniz; duruma uygun olanı seçersiniz. Ama seçtiğinizi kanıtlamak zorundasınız.
Asıl yük 8.7.2 maddesinde. Orada dokümante edilmiş bilginin dört şeyi içermesi isteniyor: uygunsuzluğun tanımı, alınan aksiyonların tanımı, alınmışsa sapma izinlerinin tanımı ve uygunsuzlukla ilgili kararı veren yetkinin kimliği. Bu dördüncüsü sahada neredeyse hep eksiktir. Kırmızı etiketin üzerinde hata yazar, karar sahibi yazmaz. Denetçi "bu paletin hurdaya gitmesine kim karar verdi?" diye sorduğunda odada üç kişi birbirine bakıyorsa madde 8.7 karşılanmamıştır.
Otomotivde tablo biraz daha ağır. IATF 16949, şüpheli ürünün uygun olmayan ürün gibi ele alınmasını, yeniden işleme ve tamir için ayrı talimat ve doğrulama düzeni kurulmasını, sapma izni için müşteri onayının alınmasını ve uygunsuz ürünün nihai bertarafında izlenebilirliğin korunmasını ister. Yani otomotivde etiketin arkasındaki kayıt sadece denetçiye değil, müşteriye de gösterilecek bir belgedir.
Kırmızı etiketin yaptığı ve yapamadığı iş
Etiketi savunarak başlayayım. Kırmızı etiket sahada anlaşılır, elektrik gitse de görünür, operatörün gözüne çarpar ve yanlış paletin hatta girmesini fiilen engeller. Hiçbir yazılım ekranı bu görsel bariyeri sağlamaz. Karantina alanı yönetiminde etiketten vazgeçmek gerektiğini savunan biri sahayı bilmiyordur.
Etiketin yapamadığı şey ise izlemedir. Etiket tekil bir nesnedir; toplanabilir, sayılamaz, sorgulanamaz. Paletten sökülüp çöpe atıldığında geriye hiçbir iz kalmaz. En kritik eksiği de zaman boyutudur: etiket, kalemin karantinada kaç gündür beklediğini söylemez. Oysa denetçinin en sevdiği soru budur, çünkü bekleyen karantina kalemi karar verilmemiş demektir ve kararsız kalan ürün er ya da geç ya sessizce hatta döner ya da envanterde kaybolur.
Şunu da net söyleyeyim: ISO 9001 madde 8.7 uygun olmayan çıktı için hiçbir yerde etiket şart koşmaz. Standart aracı değil sonucu tarif eder. Ürünü ayrı bir kafeste tutuyor, sistemde bloke ediyor ya da ambara hiç almadan geri gönderiyor olabilirsiniz; üçü de geçerlidir. Etiket sadece en ucuz ve en görünür yöntem olduğu için yaygınlaşmıştır. Onu kayıt yerine koymak ise yöntemi amaç sanmaktır.
Madde 8.7.2 karşısında etiket ile QMS kaydı
Aşağıdaki tabloyu denetimlerde kendim kullanıyorum. Sol kolonda standardın istediği dört unsur var; sağdaki iki kolon, aynı unsurun kağıt etiketle ve sistem kaydıyla nasıl karşılandığını gösteriyor. Tabloyu kendi karantina formunuzla yan yana koyun; eksik satırlarınız hemen görünür.
| Madde 8.7.2 unsuru | Kırmızı etiketle | QMS kaydıyla |
|---|---|---|
| Uygunsuzluğun tanımı | Tek satır, çoğu zaman kısaltma | Hata kodu + açıklama + ölçüm değeri |
| Alınan aksiyonun tanımı | Sonradan elle eklenir, çoğu kez eklenmez | Karar alanı zorunlu, boş bırakılamaz |
| Sapma izni kaydı | Ayrı kağıt, ayrı klasör | Aynı kayda bağlı, izin numarasıyla |
| Kararı veren yetki | Genelde yok | Kullanıcı + tarih + saat, değiştirilemez |
| Karantinada bekleme süresi | Hesaplanamaz | Açılış tarihinden otomatik |
| Aylık hurda / yeniden işleme dağılımı | Elle sayım gerekir | Tek sorguyla listelenir |
Tablodaki son iki satır, denetimde en çok bulgu yazdıran satırlardır. Etiket bunları yapısal olarak üretemez; kağıdın suçu değil, kağıdın doğası. Bu yüzden pratikte kullanılan düzen şudur: etiket sahada kalır, kayıt sistemde tutulur ve ikisi aynı numarayla birbirine bağlanır.
Etiketleri matbaadan sıra numaralı bastırın. Numara etiketin hem üstünde hem koparılıp kayda yapıştırılan alt parçasında olsun. Böylece sahadaki nesne ile kayıt arasında fiziksel bir bağ kurulur ve "bu etiket hangi kayda ait?" sorusu tartışma olmaktan çıkar. Maliyeti sıfıra yakındır, denetimde kazandırdığı zaman ise büyüktür. Bir de şunu deneyin: ayda bir kez karantina alanına girip en eski beş etiketin tarihine bakın. En eskisi otuz günü geçtiyse sistemde değil, karar mekanizmanızda sorun var demektir.
Kararı kim verir, karar ne zaman verilir?
Uygun olmayan ürün kararı, kalite biriminin tek başına verdiği bir karar değildir ama kalite biriminin onayı olmadan da verilemez. Sahada gördüğüm en sağlıklı düzen şu: hurda ve yeniden işleme kararını kalite sorumlusu verir, sapma izni talebini kalite müdürü açar, müşteriye gidecek bildirimi ise yönetim temsilcisi imzalar. Bu üç yetki seviyesini prosedürde yazmadıysanız, denetçi her karantina kaydında farklı bir isim görecek ve "yetki matrisi nerede?" diye soracaktır.
Zaman tarafı da en az yetki kadar önemli. Karantina kaydına bir hedef kapanış süresi koyun; üç iş günü çoğu firma için gerçekçidir. Süreyi aşan kalemler için haftalık bir liste çıkarın ve o listeyi üretim toplantısına götürün. Karantina alanı yönetiminde asıl dert etiket değil, karar vermeyi ertelemektir. Sistem kurmanın en somut faydası da burada ortaya çıkar: bekleyen kalem listesi kendiliğinden oluşur, kimsenin hatırlamasına gerek kalmaz.
Sapma izni kaydı nerede durmalı?
Sapma izni, ürünün şartı sağlamadığı halde kullanılmasına verilen onaydır. Yeniden işleme ile karıştırılmaması gerekir; yeniden işlemede ürün sonunda şartı sağlar, sapma izninde sağlamaz ama kabul edilir. Otomotivde bu onayı müşteri verir ve genelde belirli bir adet ya da belirli bir tarihe kadar geçerlidir. İzin kaydında en az şu üç alan bulunmalı: izin numarası ve tarihi, kapsanan miktar veya süre, izni veren müşteri yetkilisi.
En sık gördüğüm hata, sapma izninin kapsadığı miktarın takip edilmemesi. Müşteri 2.000 adet için izin vermiştir, sevkiyat 2.600 adete ulaşmıştır ve kimse fark etmemiştir. Bu tam anlamıyla bir izlenebilirlik sorunudur ve müşteri denetiminde bulunduğunda ağır sonuç doğurur. İzin miktarını sistemdeki karantina kaydına bağlar ve sevkiyat kaydıyla karşılaştırırsanız, aşım daha ilk gün görünür. Bu bağı kurmak için ürünün geçmişini uçtan uca izleyen bir kalite yönetim sistemi kurgusuna ihtiyacınız var; tek başına bir karantina formu bunu taşımaz.
Karantina verisi kök nedene bağlanmazsa
Karantina kaydı kendi başına bir arşiv malzemesi değildir; asıl değeri sonrasında ortaya çıkar. Ay sonunda hata koduna göre gruplayıp ilk üç kalemi çıkardığınızda hangi hatanın tekrarladığını görürsünüz. O noktadan itibaren iş düzeltici faaliyete devrolur. Aynı hata kodu üç ay üst üste ilk üçe giriyorsa orada bir kök neden analizi yapılmamış demektir ve bunu denetçi de kolayca görür.
Bir müşteri şikâyeti geldiğinde de ilk bakılacak yer karantina geçmişidir. Sevkiyattan önce aynı hata karantinaya girmiş mi, kim serbest bırakmış, hangi ölçümle serbest bırakmış? Sekiz adımlı problem çözme yaklaşımının ikinci ve üçüncü adımları bu veriyi ister. 8D raporunu doldururken karantina kaydına bakamıyorsanız, koruma aksiyonunun kapsamını da tahminle yazıyorsunuz demektir.
Karantina verisinin ikinci kullanım alanı maliyet tarafı. Hurdaya giden miktarı parça maliyetiyle çarpıp aylık bir rakam çıkarın; yeniden işlemeye harcanan saati de yanına yazın. Bu iki sayı, yönetim gözden geçirme toplantısında ISO 9001 madde 8.7 uygun olmayan çıktı başlığını rakamla konuşulabilir hale getirir. Sadece "şu kadar kalem karantinaya girdi" demek kimseyi hareket ettirmez; "bu ayki hurda tutarının üçte ikisi tek bir kalıptan çıktı" demek toplantının gündemini değiştirir.
Küçük atölyede etiket ve defter yeter
Burada dürüst olalım. Ayda dört beş karantina kalemi olan, tek vardiya çalışan ve kararı tek kişinin verdiği bir atölyede yazılıma gerek yok. Sıra numaralı etiket, sayfaları numaralı bir karantina defteri ve defterde altı kolon işi görür: numara, tarih, parça, miktar, hata, karar ve kararı veren. Bu defter madde 8.7.2'nin dört unsurunu da karşılar. Denetçi de bunu kabul eder, çünkü standart yazılım istemez, kayıt ister.
Eşiği nereden anlarsınız? Ay sonunda hangi kalemin nereye gittiğini defterden on dakikada çıkarabiliyorsanız defteriniz çalışıyordur. Aynı soruyu cevaplamak yarım gün sürüyorsa, ya da iki vardiya arasında defter kayboluyorsa, ya da müşteri sizden aylık hurda dağılımı istemeye başladıysa kağıt sınırına gelmişsiniz demektir. Bu geçişi ne zaman yapacağınızı düşünürken QMS seçim kriterleri yazımızdaki soruları da elinizin altında tutun.
Sistemde kurarken dikkat edilecekler
Karantinayı yazılıma taşırken en sık yapılan hata, kaydı üretimden kopuk bir form olarak kurmaktır. Kayıt açılışının sahadan, tercihen barkodla yapılabilmesi gerekir; ekrana on alan doldurtan bir form vardiya ortasında kimse tarafından açılmaz ve sistem birkaç ay içinde ölü veriye döner. Açılışta üç alan yeter: parça, miktar, hata kodu. Kararı ve gerekçeyi sonra kalite ekleyecektir.
İkinci nokta, karantina statüsünün stok tarafında gerçekten bloke edilmesidir. Kayıt açıldığında ilgili miktar kullanılabilir stoktan düşmüyorsa, sistem yalnızca bir liste tutuyor demektir; ürün yine de sevk edilebilir. Üçüncü nokta ise değiştirilemezlik: karar alanı doldurulup onaylandıktan sonra geri dönüp değiştirilebiliyorsa kaydın kanıt değeri düşer. PaKalite'de uygun olmayan ürün kaydı açıldığı anda ilgili miktarı bloke eder, karar ve yetki bilgisini kullanıcı ve saat damgasıyla saklar; modüller sayfasında bu akışın ekranlarını görebilirsiniz.
Dördüncü nokta hata kodlarının disipline edilmesi. Serbest metin alanı bırakırsanız aynı hata için sekiz farklı ifade birikir ve ay sonunda gruplama yapamazsınız. Otuz kalemlik sabit bir hata kodu listesi kurun, "diğer" seçeneğini bırakın ama üç ayda bir "diğer" kayıtlarını okuyup listeye yeni kod ekleyin. ISO 9001 madde 8.7 uygun olmayan çıktı kayıtlarının analiz edilebilir olması, kaydın kendisinden daha çok bu kod disiplinine bağlıdır.
Karantina alanına girdiğimde üç şeye bakarım. Birincisi alanın fiziksel olarak ayrılmış ve işaretlenmiş olması. İkincisi en eski etiketin tarihi. Üçüncüsü de rastgele seçtiğim bir etiketin kaydını istemek ve o kaydın sonunu takip etmek: hurdaysa hurda irsaliyesi nerede, yeniden işlemeyse doğrulama ölçümü nerede, sapma izniyse müşteri onayı nerede? Bu zincir bir yerde kopuyorsa madde 8.7'den bulgu çıkar. Zincir sağlamsa etiketin rengi hiç konuşulmaz.
Kararı tek cümleye indirmek
Kırmızı etiket ile sistem kaydı birbirinin alternatifi değil, birbirinin tamamlayıcısıdır. Etiket ürünü durdurur, kayıt kararı kanıtlar. ISO 9001 madde 8.7 uygun olmayan çıktı kontrolünde denetçinin aradığı şey de zaten ikincisidir: hangi ürüne, kimin, ne zaman, hangi gerekçeyle karar verdiği. Bu dört soruya bugün kaç dakikada cevap verebildiğinizi ölçün. Cevap on dakikanın altındaysa mevcut düzeniniz ayakta, üstündeyse bir sonraki denetimde konuşulacak konu belli. Karantina kaydı kapandıktan sonra açılacak faaliyet zincirinin nasıl kurulduğunu ise düzeltici faaliyet sayfamızda adım adım işledik.