Kalite Ekibini Büyütmek: 1 Kişiden 5 Kişiye QMS Kurgusu

Kalite biriminde artık iki kişisiniz. Ama ikiniz de her işi yapıyorsunuz: sabah giriş kontrolüne kim bakacaksa o bakıyor, müşteri şikâyeti kimin gözüne ilk çarparsa o cevaplıyor, düzeltici faaliyeti kimin kapatacağı her seferinde ayaküstü bir sohbetle çözülüyor. Bu yöntem iki kişide gerçekten yürür. Üçüncü kişi geldiği hafta çöker, çünkü artık kimin neyi bildiğini kimse takip edemez. Kalite ekibi büyütme kararının asıl zor tarafı işe alım değil, her yeni kişide sistemin yeniden kurgulanmasıdır.

İki kişiyken sistem hâlâ tek kişiliktir

İkinci kişi geldiğinde iş yükü ikiye bölünür ama sorumluluk bölünmez. Pratikte olan şey şudur: birinci kişi sistemi taşımaya devam eder, ikinci kişi ona yardım eder. Bunun görünen belirtisi, ikinci kişinin hiçbir kaydı tek başına kapatmamasıdır. Kayıtlara bakın; son üç ayda kapatılan düzeltici faaliyetlerin hepsinde aynı isim varsa, ekip iki kişi değil, bir buçuk kişidir.

Bu dönemde yapılabilecek en faydalı iş, ikinci kişiye tam bir süreç devretmektir. Yarım iş değil, tam süreç. Örneğin giriş kalite kontrolünün tamamı: kabul kriterleri, uygunsuz malzeme kararı, tedarikçiye geri bildirim ve aylık tedarikçi performansı. O sürecin denetimde hesabını da ikinci kişi versin. İnsanlar sorumluluğu ancak sonuçlarıyla birlikte aldıklarında sahiplenir.

Devrin yapıldığını nasıl anlarsınız? Bir ay boyunca o sürecin hiçbir kaydına dokunmayacaksınız. Zor gelir, çünkü ilk iki hafta hatalar görürsünüz ve elinizi uzatmak istersiniz. Uzatmayın; haftalık bir gözden geçirme yapın, hataları orada konuşun, düzeltmeyi yine o kişi yapsın. Kalite ekibi büyütme sürecinde en çok kaybedilen zaman, devredilen işin sessizce geri alınmasıyla geçer.

Büyüme sırası: hangi rol kaçıncı gelir?

Neredeyse her imalat firmasında sıralama benzer çıkıyor ve bunun sebebi ihtiyacın görünürlüğüdür. İkinci kişi kalite kontrol tarafından gelir, çünkü tek kişilik dönemde en çok ertelenen iş ölçüm ve kontroldür. Üçüncü kişi genelde kalite mühendisi olur; müşteri şikâyetlerini ve düzeltici faaliyetleri o üstlenir. Dördüncü kişi vardiya kalite elemanıdır, çünkü ikinci vardiya açıldığında sistem gece de yürümelidir. Beşinci kişi ise tedarikçi kalitesi ya da sistem/doküman sorumlusudur.

Bu sıralamayı bozan tek şey müşteri profilidir. Otomotiv ana sanayiye doğrudan çalışan bir tedarikçide üçüncü kişi çoğu zaman ileri ürün kalitesine, yani proje ve numune sürecine kayar. APQP ve PPAP dosyaları hazırlamak, tek başına bir insanın tam zamanlı işidir; bunu seri üretim kalitesiyle aynı kişiye yüklerseniz ikisi de aksar.

Tablodaki üretim ölçekleri kesin sınır değil, otomotiv yan sanayide sık gördüğüm aralıklar. Kişi sayısını belirleyen tek değişken üretim hacmi de değil: parça çeşidi, müşteri sayısı ve kontrol yoğunluğu aynı hacimde çok farklı ekipler gerektirebiliyor. Vardiya sayısı ise aralıkları doğrudan yukarı çeker; iki vardiyaya geçtiğiniz gün aynı hacim için daha fazla kişi gerekir, çünkü gece vardiyasında karar verecek birinin bulunması şarttır.

Üçüncü kişi: yetki matrisinin doğduğu an

Üç kişi, kalite ekibi büyütme yolculuğundaki gerçek eşiktir. İki kişiyken "sen bak" demek yeterlidir; üç kişiyken aynı cümle iki kişinin birbirini beklemesine yol açar. Bu noktada yazılı bir görev dağılımı kurmak zorundasınız. Kim açar, kim yapar, kim onaylar, kim bilgilendirilir sorusunun cevabı tabloya dökülmeli. RACI matrisi yazımızda bu tabloyu kalite süreçleri için nasıl kuracağınızı anlattık.

Üç kişide kurulması gereken ikinci şey ayrılıktır: kaydı açan ile kapatan farklı olmalı, işi yapan ile onaylayan farklı olmalı. İki kişiyken bunu kuramazsınız, üç kişiden itibaren kurabilirsiniz ve kurmalısınız. Denetçinin doğrulama kaydına bakarken sorduğu soru tam da budur: düzeltici faaliyetin etkinliğini, o faaliyeti yapan kişi mi doğruladı? Cevap evetse doğrulama kaydı zayıflar.

Dört ve beş kişi: vardiya ve sahanın gerçeği

İkinci vardiya açıldığında kalite sisteminin en zayıf noktası ortaya çıkar. Gece vardiyasında bir uygunsuzluk çıkar, operatör kimi arayacağını bilemez, parça ayrılır ve sabah kalite geldiğinde kutunun üstünde bir kağıt bulur. O kağıtta ne saat vardır, ne tezgâh numarası, ne de kaç adet olduğu. Vardiya kalite elemanının işi, bu kararı gece vermektir.

Dört kişilik ekipte kurulacak asıl şey, vardiya devir kaydıdır. Beş satırlık bir formdur: açık kalan uygunsuzluklar, karantinaya alınan parçalar, ayarı değişen tezgâhlar, tekrar eden hatalar ve bir sonraki vardiyaya bırakılan iş. Bu form olmadan iki vardiya iki ayrı fabrika gibi çalışır. Üretim kalitesi tarafındaki izleme mantığı da bu devrin üzerine kurulur.

Beşinci kişide tablo bir kez daha değişir. Artık kalite biriminin kendi içinde bir hiyerarşisi vardır ve birileri birilerini yönetir. Bu noktada haftalık bir kalite toplantısı kurun: yarım saat, sabit gün, sabit gündem. Açık müşteri şikâyetleri, termini yaklaşan düzeltici faaliyetler, hurda rakamı ve bu hafta yapılacak denetimler. Gündemi değiştirmeyin; sabit gündem, ekibin kendi verisine bakma alışkanlığını kurar.

QMS yetkilerini her adımda yeniden kurmak

Ekip büyürken en sık yapılan hata, yeni gelene "tam yetki" verip işi kolaylaştırmaktır. Üç aylık deneme süresindeki bir kalite kontrolcünün doküman onaylama yetkisi olması, kayıt silebilmesi ya da başkasının açtığı bir kaydı kapatabilmesi hem denetimde soru yaratır hem de iş karışır. Yetkiyi işe göre verin, kolaylığa göre değil.

İkinci kural, yetkinin kişiye değil role bağlanmasıdır. Sistemde "vardiya kalite elemanı" diye bir rol tanımlayın ve yetkileri o role verin; kişi işten ayrıldığında rolü yeni kişiye devretmek bir dakika sürer. Yetkiler tek tek kişilere verilmişse, ayrılan kişinin neye erişebildiğini çözmek günler alır ve genelde tam çözülmez. PaKalite'de yetkiler rol bazlı tanımlanır ve her modül için ayrı ayrı açılıp kapatılır; ekip büyüdükçe yeni rol eklemek dışında bir iş çıkmaz.

Üçüncü kural şu: yetki değişikliğini kaydedin. Kimin ne zaman hangi yetkiyi aldığı bir yerde yazılı olmalı. Denetimde bu soruyu sık duyarsınız, özellikle IATF 16949 kapsamındaki denetimlerde. Sistem kullanıcı listesi ile organizasyon şeması birbirini tutmuyorsa, ikisi arasındaki fark denetçinin ilk sorusudur.

İşe alırken neye bakılır?

Kalite ekibine adam alırken en yanıltıcı kriter, adayın hangi standartları bildiğidir. Standart öğrenilir; sahada karar verme alışkanlığı zor öğrenilir. Mülakatta tek bir soru çok şey söyler: "Bir parti şüpheli, müşteriye yarın çıkacak, siz karar vereceksiniz. Ne yaparsınız?" Cevabında ölçüm, numune ve kayıt geçenler kalite yapar; sadece "müdüre sorarım" diyenler henüz hazır değildir.

İkinci bakılacak şey yazma alışkanlığıdır. Kalite işi büyük ölçüde yazmaktır: uygunsuzluk tarifi, kök neden, müşteri cevabı, denetim bulgusu. Kötü yazan bir kalite mühendisi, müşteri cevabınızın kalitesini doğrudan düşürür. Adaya kısa bir uygunsuzluk senaryosu verip üç cümleyle tarif etmesini isteyin; on dakikada çok şey görürsünüz.

Üçüncüsü de en çok atlanan: adayın ölçü aletiyle arası. Kalite mühendisi bile olsa kumpası, mikrometreyi ve komparatörü eline alıp bir parça ölçebilmeli. Mülakatın son beş dakikasını laboratuvarda geçirin, elinize bir parça ve bir kumpas alın, ölçmesini isteyin. Sahada güven kazanmanın yolu buradan geçiyor; ölçemeyen kalite personelini operatör dinlemiyor. Yeni gelen kişinin ilk haftasını da tezgâh başında geçirtin, ofiste değil.

Ne zaman büyütmezsiniz?

Kalite ekibi büyütme her zaman doğru cevap değildir. Ekip yetişemiyor gibi görünüyorsa önce nereye zaman gittiğine bakın. Bir tedarikçide iki kalite mühendisinin haftada yaklaşık on iki saatini yalnızca veri toplamaya harcadığını gördüm: hurda kayıtlarını elle Excel'e girmek, üç ayrı dosyayı birleştirmek, aynı raporu iki farklı formatta hazırlamak. Orada eksik olan kişi değil, kaydın bir kez girilip her yerde kullanılmasıydı.

Üç durumda kadro yerine başka bir şey gerekir. Birincisi veri girişinin tekrar etmesi; bunun çözümü sistemdir. İkincisi dönemsel yükler; iç denetim, belge geçişi ya da ölçüm sistemi analizi kurulumu dışarıdan alınabilir, çünkü sürekli iş değildir. Bu tercihin hesabını kalite müdürü mü dış danışman mı yazısında ayrıntılı yaptık. Üçüncüsü de üretimin kendi işini kaliteye yıkması; operatör kendi kontrolünü yapmıyorsa aldığınız her yeni kalite elemanı o boşluğu doldurmaya gider ve sayı hiç yetmez.

Karar vermeden önce iki hafta boyunca ekibin gününü saatlik olarak kaydedin. Kaç saat ölçüme, kaç saat veri girişine, kaç saat toplantıya, kaç saat müşteri yazışmasına gidiyor? Bu kayıt neredeyse her firmada aynı sonucu veriyor: en büyük kalem, kimsenin iş saymadığı veri toplama ve rapor hazırlama oluyor. O kalem küçüldüğünde beş kişilik ihtiyaç üç kişiye düşebilir; küçülmediğinde ise altıncı kişi de yetişemez.