Pres hattında iki kişi duruyor. İkisi de aynı parçanın kalitesine bakıyor, ikisi de aynı çizimi okuyor. Ama biri parçayı bloke edebiliyor, diğeri "mühendise sorayım" diyor. Hangisinin hangisi olduğu o an kimsenin aklında değil, çünkü yazılı değil. İşte kalite kontrolcü ile kalite mühendisi farkı tam burada, yani karar anında ortaya çıkar; unvan tabelasında değil.
İki rolün baktığı zaman farklı
En sade ayrım şu: kontrolcü şu anki parçaya bakar, mühendis bir sonraki parçaya. Kontrolcü ölçer, ayırır, kaydeder ve hattın doğru üretmesini sağlar. Mühendis o parçanın neden öyle çıktığını arar ve bir daha çıkmaması için neyin değişmesi gerektiğine karar verir. Biri bugünü durdurur, diğeri yarını değiştirir.
Bu ayrım kavrandığında pek çok tartışma kendiliğinden biter. Hurda oranı yükseldiğinde kontrolcüye "neden bu kadar çok hurda çıkardın" diye sorulmaz; kontrolcü hurdayı üretmez, bulur. Sorulacak kişi süreç sahibi ve kalite mühendisidir. Aynı şekilde, kontrol planında ölçülmesi mümkün olmayan bir sıklık varsa bunun düzeltilmesi kontrolcünün değil mühendisin işidir.
Ayrımın pratik bir sonucu daha var: iki rol farklı hızda çalışır. Kontrolcünün kararı dakikalarla ölçülür, hat bekliyordur. Mühendisin kararı günlerle ölçülür, çünkü veri toplamak ve doğrulamak gerekir. Bu iki hızı aynı toplantıya sıkıştırmaya çalışan firmalarda ya hat bekletilir ya da analiz aceleye gelir. Günlük kısa bir kalite turu ile haftalık bir analiz toplantısını ayırmak, çoğu yerde bu sorunu tek başına çözüyor.
Görevler yan yana
Aşağıdaki tablo iki rolün işlerini karşılaştırıyor. Unvanlar firmadan firmaya değişir; önemli olan sağdaki iki kolonun sizin organizasyonunuzda hangi isimlere karşılık geldiğidir. Görev tanımlarınızı yazarken bu tabloyu kopyalayıp isimleri değiştirmek işinizi kısaltır.
| İş | Kalite kontrolcü | Kalite mühendisi |
|---|---|---|
| Hat içi ölçüm ve görsel kontrol | Yapar | Yöntemi belirler |
| İlk parça onayı | Ölçer ve onaylar | Kriteri tanımlar |
| Şüpheli parçayı ayırma | Yapar | Doğrular |
| Uygunsuz parti kararı (hurda / tamir / sapma) | Vermez | Verir veya müdüre taşır |
| Kontrol planı hazırlama ve revizyonu | Geri bildirir | Hazırlar |
| Süreç FMEA çalışması | Bilgi verir | Yürütür |
| Müşteri şikâyeti ve 8D | Veri sağlar | Raporu yazar |
| PPAP dosyası hazırlığı | Ölçüm yapar | Dosyayı derler ve sunar |
| Ölçüm sistemi analizi | Ölçümleri alır | Analizi değerlendirir |
Tablodaki her satırda kontrolcünün de bir işi olduğuna dikkat edin. Kontrolcü mühendisin astı değil, farklı bir işin sahibidir. Bu ayrım kurulduğunda saha verisi mühendise düzgün akar; kurulmadığında mühendis veriyi kendi toplamaya çalışır ve ikisi de yetişemez. Kontrol planının içeriğine kontrol planı sayfamızdan, FMEA tarafına ise FMEA sayfamızdan bakabilirsiniz.
Bir tedarikçide üç ay boyunca aynı müşteri şikâyeti tekrar etti. Kontrolcü hatayı her seferinde yakalıyor, ayırıyor, kaydediyordu; sistem çalışıyor görünüyordu. Ama kimse neden çıktığına bakmamıştı, çünkü mühendis günlerini blokede bekleyen partileri değerlendirmekle geçiriyordu. Kontrolcünün işini iyi yapması, mühendisin işini yapmadığını gizliyordu. Bu ikisini birbirinden ayırmanın en kolay yolu şudur: aynı hatanın kaç kez tekrar ettiğini sayan bir gösterge koyun. Tekrar sayısı kontrolcünün değil, mühendisin karnesidir.
Bloke yetkisi kimde?
En çok tartışılan konu bu ve cevabı iki adıma bölünce netleşiyor. Ayırma yetkisi şüpheyi gören kişide olmalıdır; hat başındaki kontrolcü de teknisyen de parçayı ayırabilmelidir. Otomotivde ürün uygunluğundan sorumlu personelin sevkiyatı ve üretimi durdurma yetkisine sahip olması beklenir ve bu yetkinin bütün vardiyalarda karşılığı bulunmalıdır.
Karar yetkisi ise ayrıdır. Ayrılan partinin hurda mı, yeniden işleme mi, tamir mi yoksa müşteriden sapma izni mi olacağına kontrolcü karar vermez. Bu iki adımı ayırmayan firmalarda iki uçtan biri yaşanır: ya kimse bloke etmeye cesaret edemez ya da bloke edilen parça karantinada aylarca bekler. Yetkiyi verirken tek şart koyun: bloke kararı aynı vardiya içinde kayda geçsin ve kırk sekiz saat içinde değerlendirilsin. Bu iki cümle yazılı olduğunda hem kontrolcü tereddüt etmez hem de karantina alanı şişmez. Kalite kontrolcü ile kalite mühendisi farkı en somut olarak bu ayrımda görünür.
Yetkiler tablosu
Aşağıdaki tablo, bir tedarikçide işleyen yetki dağılımını gösteriyor. Kendi tablonuzu yazarken kolonlara kendi unvanlarınızı koyun ve boş bıraktığınız hücreleri not edin; boş hücreler tartışma çıkan yerlerdir.
| Yetki | Kontrolcü | Mühendis | Müdür |
|---|---|---|---|
| Parçayı ayırmak ve etiketlemek | Evet | Evet | Evet |
| Kalite sebebiyle hattı durdurmak | Evet | Evet | Evet |
| Blokeyi kaldırmak | Hayır | Evet | Evet |
| Yeniden işleme talimatı vermek | Hayır | Evet | Evet |
| Hurda kararı vermek | Hayır | Tutar sınırına kadar | Evet |
| Müşteriden sapma izni istemek | Hayır | Hazırlar | İmzalar |
| Kontrol planını revize etmek | Hayır | Evet | Onaylar |
| Sevkiyatı durdurmak | Evet | Evet | Evet |
Üçüncü satır çoğu firmada eksiktir. Bloke etme yetkisi geniş tutulur ama blokeyi kimin kaldıracağı yazılmaz; sonuçta parçalar sözlü kararlarla serbest bırakılır ve iz kalmaz. Blokeyi kaldırma yetkisini az sayıda kişide toplayın ve mutlaka kayda bağlayın.
Proje tarafı: mühendisin görünmeyen işi
Seri üretim başlamadan önceki dönem, kalite mühendisinin işinin en az anlaşılan kısmıdır. Yeni bir parça alındığında müşteri şartları okunur, özel karakteristikler belirlenir, süreç akışı ve kontrol planı çıkarılır, ölçüm yöntemleri kararlaştırılır ve numune onay dosyası hazırlanır. Bu işler haftalar sürer ve hiçbiri hat başında görünmez; bu yüzden de üretim tarafından "mühendis ne yapıyor" sorusu sıkça duyulur.
Oysa bu dönemde yapılan iş, seri üretimde kontrolcünün kaç parça ayıracağını belirler. Kötü yazılmış bir kontrol planı, iki yıl boyunca her vardiyada bedel ödetir. Numune onay sürecinin adımlarına PPAP sayfamızdan bakabilirsiniz. Kontrolcünün bu dönemdeki katkısı da küçümsenmemeli: ölçümün sahada gerçekten yapılabilir olup olmadığını en iyi o bilir ve plan yayınlanmadan önce görüşü alınmalıdır.
Kimin karnesi ne?
Rolleri ayırdıktan sonra ölçüleri de ayırmak gerekir, yoksa aynı gösterge iki kişinin birden karnesine yazılır ve kimse sahiplenmez. Kontrolcünün karnesi yakalama ile ilgilidir: kaçan parça sayısı, müşteride bulunup içeride bulunmayan hata adedi, kontrol kayıtlarının eksiksizliği. Mühendisin karnesi ise tekrar ile ilgilidir: aynı hatanın tekrar etme sayısı, düzeltici faaliyetlerin etkinliği, kontrol planı revizyon süresi.
Bu ayrım yapıldığında kalite kontrolcü ile kalite mühendisi farkı sayılara da yansır ve aylık toplantıda tartışma kısalır. Müşteride bulunan bir hata varsa iki soru sorulur: neden içeride yakalanmadı, ve neden hiç üretildi? Birinci sorunun muhatabı kontrol sistemi, ikincisininki süreçtir. İki soruyu tek kişiye sormak, ikisinin de cevapsız kalmasına yol açıyor.
Eğitim ve yetkinlik farkı
Kontrolcüden beklenen yetkinlikler somuttur: teknik resim okuma, ölçüm cihazı kullanma, kontrol planını anlama, uygunsuzluk sürecini bilme. Mühendisten ise bunlara ek olarak analiz yetkinliği beklenir: kök neden çalışması yürütmek, FMEA oturumunu yönetmek, veri okumak ve müşteriyle teknik yazışma yapmak. Otomotivde bu ikinci sete temel araçlar bilgisi de eklenir.
Kariyer yolu genelde kontrolcülükten mühendisliğe doğru işler ve iyi de işler. Sahayı bilen bir mühendis, kontrol planını gerçekten uygulanabilir yazar. Ancak geçiş sırasında eğitim verilmezse kişi kontrolcü olarak kalır, sadece unvanı değişir. Geçişte verilmesi gereken üç eğitim şudur: kök neden analizi, FMEA ve müşteri şikâyet yönetimi. Müşteriye giden raporun kurgusu için 8D sayfamıza bakabilirsiniz.
Geçişi planlarken bir de deneme dönemi koyun. Aday, üç ay boyunca haftada bir gün mühendislik işlerine katılsın; bir kök neden çalışmasında yer alsın, bir kontrol planı revizyonunu izlesin, bir müşteri yazışmasını taslak olarak hazırlasın. Üç ayın sonunda hem kişi hem yönetici kararını sağlıklı verir. Doğrudan unvan değiştirip kişiyi derinliğine bilmediği bir işe atadığımız her seferde, altı ay kaybedildiğini gördüm.
Küçük firmada iki rol tek kişide
Elli kişilik bir tedarikçide çoğu zaman ayrı iki kadro yoktur; aynı kişi hem hat başında ölçer hem kontrol planını yazar. Bunda yanlış bir şey yok, ama bir tuzağı var: acil olan her zaman önemli olanı yer. Hat başındaki işler gün boyu insanı meşgul ettiği için kök neden çalışmaları ve kontrol planı revizyonları sürekli ertelenir.
Çözüm basit ve bedava. Haftanın bir gününü mühendislik işlerine ayırın ve o gün o kişiye hat başında görev vermeyin. Kontrolü o gün başka biri devralsın. Bu tek düzenleme, iki rolün tek kişide sürdürülebilmesini sağlayan en pratik yoldur. Uygulayan firmalarda tekrar eden şikâyet sayısı ilk altı ayda gözle görülür biçimde düşüyor. Teknisyenin günlük iş akışına kalite teknisyeni ne iş yapar yazımızdan bakabilirsiniz.
QMS'te yetkilendirme
Kâğıt üzerinde ayrılan yetkinin sistemde de ayrılması gerekir, yoksa herkes her kaydı kapatabilir. Uygulamada üç ayar yeterlidir. Uygunsuz ürün kaydını herkes açabilsin. Karar alanını yalnızca mühendis ve müdür rolü doldurabilsin. Blokeyi kaldırma işlemi ayrı bir onay adımı olsun ve kim tarafından, hangi tarihte yapıldığı kayıtta görünsün.
PaKalite'de bu üç ayar kullanıcı rolleriyle tanımlanır ve uygunsuz ürün kaydı ile düzeltici faaliyet aynı veritabanında durur; bir partinin ne zaman, kim tarafından serbest bırakıldığı sorusu tek ekrandan cevaplanır. Yazılımsız çalışıyorsanız aynı sonucu form üzerinde iki ayrı imza kutusuyla alırsınız: ayıran ve karar veren. Önemli olan araç değil, iki imzanın farklı kişilere ait olmasıdır.
Uygunsuz ürün sürecini denetlerken son üç ayın kayıtlarından beş tanesini seçer ve tek soruyu sorarım: bu partiyi kim serbest bıraktı? Cevap kayıtta görünüyorsa devam ederim. Görünmüyorsa, ya da hep aynı kişi hem ayırıp hem serbest bırakıyorsa, yetki ayrımını sorgularım. İkinci baktığım şey karar süresidir; kırk sekiz saati aşan bloke kayıtları çoksa, karar yetkisinin kimde olduğu pratikte belirsizdir.
Kontrolcüyü yardımcı sanmak
Ayrımı en çok bozan kurgu budur. Kontrolcü mühendisin yardımcısı sayıldığında karar almaktan kaçınır, en küçük şüphede mühendisi çağırır ve hat bekler. Doğru kurgu, iki rolün farklı işlerin sahibi olmasıdır. Kontrolcünün alanı dar ama net olsun; o alanda kimseye sormadan karar versin. Kalite kontrolcü ile kalite mühendisi farkı bir hiyerarşi farkı değil, bir sorumluluk farkıdır ve görev tanımı bunu böyle yazmalıdır. Üretim tarafının bu resimde nereye oturduğunu üretim müdürü kalite sorumluluğu yazımızda ele aldık.