Aylık değerlendirme toplantısı. Slaytta hurda oranı üç aydır yükseliyor ve genel müdür başını kaldırıp kalite müdürüne bakıyor. Oysa hurdanın çıktığı pres hattı üretim müdürüne bağlı, ayar da onun ekibi tarafından yapılıyor. Kalite birimi o hurdayı üretmedi, buldu ve saydı. Üretim müdürü kalite sorumluluğu nerede başlar sorusunun cevabı yazılı olmadığında, rakam kimsenin olmaz ve gösterge her ay aynı slaytta aynı yönde ilerler.
Kaliteyi kalite bölümü üretmez
ISO 9001, kalite yönetim sisteminin etkinliğinden üst yönetimi sorumlu tutar ve süreçlerin hedeflenen çıktıyı vermesini sağlama görevini süreç sahiplerine bağlar. Üretim süreçlerinin sahibi üretim müdürüdür. Yani üretim sürecinin çıktısının uygun olması, tanımı gereği onun sorumluluğundadır. Kalite birimi bu çıktıyı doğrular, ölçer ve uygunsuzluğu yönetir; ama üretmez.
Türkiye'de bu cümle çoğu fabrikada teoride kabul edilir, uygulamada tersine döner. Hurda, yeniden işleme ve müşteri şikâyeti kalite panosuna asılır; üretim panosunda ise adet, verimlilik ve duruş bulunur. Panolar böyle ayrıldığında iki bölüm iki farklı işletme gibi çalışmaya başlar. Oysa kalite göstergesi üretim panosunda durduğunda, sabah toplantısında konuşulmaya başlar ve o gün bir şey değişir. Üretim müdürü kalite sorumluluğu, bu yüzden bir görev tanımı maddesinden önce bir pano meselesidir.
Hurda kimin göstergesi?
Kural basit: bir göstergeyi iyileştirecek kararı kim alabiliyorsa, gösterge onundur. Hurdayı azaltmak için kalıp bakımı, ayar süresi, operatör eğitimi ve malzeme kalitesi üzerinde çalışmak gerekir. Bu dört kaleme de üretim müdürü müdahale eder. Kalite müdürünün elinde ise hurdayı azaltacak bir kaldıraç yoktur; olsa olsa hurdayı daha doğru sayar.
Bunu söylerken kalite biriminin işini küçültmüyorum. Kalitenin buradaki sorumluluğu verinin güvenilirliğidir: hurdanın doğru sınıflanması, sebep kodlarının tutarlı kullanılması ve sayımın gerçeği yansıtması. Sebep kodları rastgele seçiliyorsa, o göstergeyle iyileştirme yapılamaz. Kalitenin ikinci sorumluluğu ise analizdir; hangi hattan, hangi vardiyada, hangi sebeple ne kadar hurda çıktığını gösteren tabloyu kalite üretir, kararı üretim verir.
Sebep kodlarını sadeleştirmek de kalitenin işidir. Otuz kodlu bir hurda listesinde operatör ilk üç kodu seçer ve veri anlamını yitirir. On iki kod, iyi ayrılmışsa fazlasıyla yeter. Kodları belirlerken tek ölçüt kullanın: bu kod seçildiğinde ne yapılacağı belli mi? Belli değilse o kod veri değil gürültü üretiyordur.
Görev sınırı tablosu
Aşağıdaki tablo, tartışma çıkan başlıkları tek tek ayırıyor. Bu tabloyu kendi organizasyonunuzda doldurup iki müdürün de imzasını almanız, yılın en verimli yarım saatlerinden biri olur.
| Konu | Üretim müdürü | Kalite müdürü |
|---|---|---|
| Hurda oranı hedefi | Sahibi, iyileştirmeyi yürütür | Ölçüm ve sınıflandırmadan sorumlu |
| Yeniden işleme | Uygular, kaynağı ayırır | Talimatı ve doğrulamayı belirler |
| Uygunsuz parti kararı | Karar veremez | Verir |
| Hattı durdurma | Durdurabilir | Durdurabilir |
| Operatör eğitimi ve yetkinliği | Sahibi | Kalite konularının içeriğini verir |
| Kontrol planına uyum | Uygulamadan sorumlu | Planı hazırlar ve denetler |
| Müşteri şikâyeti kök nedeni | Faaliyeti uygular | Analizi yönetir, raporu yazar |
| Kalıp ve tezgâh bakımı | Sahibi | Etkisini izler |
| Sevkiyat izni | Talep eder | Verir |
Üçüncü ve son satırlar birlikte okunmalı. Uygunsuz bir partinin serbest bırakılması kalite tarafındadır ve bu sınır korunmalıdır; ay sonunda sevkiyat baskısı yükseldiğinde tek koruma o yazılı satırdır. Buna karşılık hattı durdurma yetkisi her iki tarafta da bulunur. Üretim tarafındaki süreç kurgusuna üretim sayfamızdan bakabilirsiniz.
Bir fabrikada hurda oranı iki yıl boyunca aynı seviyede kaldı, sonra birkaç ay içinde gözle görülür biçimde düştü. Yapılan tek değişiklik şuydu: hurda göstergesi kalite panosundan alınıp üretim panosuna asıldı ve sabah vardiya toplantısının ilk maddesi yapıldı. Kalite birimi aynı veriyi aynı şekilde ölçmeye devam etti. Değişen tek şey, sayının kime ait olduğuydu. Bunu denemek bedava; panoyu taşıyın ve dört ay bekleyin. İşe yaramazsa geri asarsınız.
Yeniden işleme: en çok karışan alan
Yeniden işleme, iki bölümün en sık çarpıştığı yerdir. Üretim onu bir kurtarma yöntemi olarak görür, kalite ise kontrol altına alınması gereken bir istisna olarak. İkisi de haklıdır. Otomotivde yeniden işlenen ürün için dokümante bir süreç beklenir: yeniden işleme talimatı bulunmalı, işlem sonrası ürünün orijinal şartlara uygunluğu doğrulanmalı ve izlenebilirlik korunmalıdır. Onarım ise ayrı bir başlıktır ve genellikle müşteri iznine bağlıdır.
Sahada gördüğüm en yaygın hata, yeniden işleme saatlerinin hiçbir yere yazılmamasıdır. İş yapılır, parça kurtulur, kimse maliyeti görmez. Yeniden işleme saatini üretim maliyetine yazdığınız gün, o işin gerçek bedeli ortaya çıkar ve genelde hurda maliyetinden büyük olduğu görülür. Bu tek ölçüm, önleme çalışmalarına en güçlü gerekçeyi veriyor. Süreç israflarını nasıl göreceğinize yalın üretim sayfamızdan bakabilirsiniz.
Sevkiyat baskısı altında sınır
İş bölümünün gerçekten sınandığı gün, ayın son iş günüdür. Müşteri hattı bekliyordur, sevkiyat rakamı tutmamıştır ve blokede yüz elli parça durmaktadır. Bu anda alınan karar, o fabrikanın kalite kültürünü diğer yirmi dokuz günden daha iyi anlatır. Doğru kurgu şudur: uygunsuz partiyi serbest bırakma kararı kalite tarafında kalır, ama müşteriden sapma izni isteme yolu da açık tutulur ve bu yol hızlı işler.
Sapma izni talebini bir kaçış kapısı olarak görmeyin; şeffaf bir yoldur ve müşteri bilerek karar verir. Asıl sorun, hiçbir izin alınmadan verilen sözlü kararlardır. Bir kez yaşandığında geri dönüşü zordur, çünkü ertesi ay aynı baskı geldiğinde emsal gösterilir. Bu yüzden kuralı yazarken istisnayı da yazın: hangi durumda, kimin imzasıyla, hangi kayıtla sevk edilebilir. İstisnası yazılı olan kural sahada ayakta kalıyor, olmayan kural ilk baskıda esniyor.
Müşteri şikâyetinde iş bölümü
Şikâyet geldiğinde kalite mühendisi devreye girer: veriyi toplar, kök nedeni araştırır, raporu yazar ve müşteriyle yazışır. Buraya kadar iş kalitededir. Ama kök neden bulunduktan sonra yapılacakların çoğu üretimin elindedir; talimat değişikliği, operatör eğitimi, ayar yönteminin güncellenmesi, bakım sıklığının artırılması. Rapor kalitede yazılır, faaliyet üretimde uygulanır.
Bu ayrım yazılı olmadığında rapor kalite biriminde kalır, faaliyet maddeleri "kalite takip edecek" diye kapanır ve şikâyet altı ay sonra tekrar eder. Tekrar eden şikâyet sayısı, iş bölümünün gerçekten kurulup kurulmadığını gösteren en dürüst ölçüdür. Rapor yapısı için 8D, analiz yöntemi için ise kök neden analizi sayfamıza bakabilirsiniz.
Üretim müdürünün tutması gereken kalite kayıtları
Görev sınırı konuşulurken genelde atlanan bir taraf var: üretim müdürünün de kalite kayıtları vardır ve bunlar kalite biriminde değil, üretimde tutulur. Vardiya başında yapılan kurulum doğrulaması, operatörün yetkinlik kaydı, hat üzerindeki talimatların güncelliği, tezgâh ayar değişikliklerinin kaydı ve kalıp bakım geçmişi bu grubun içindedir. Denetimde bu kayıtların çoğu üretim müdürüne sorulur, kalite müdürüne değil.
Buradaki üretim müdürü kalite sorumluluğu, form doldurmakla ilgili değil; süreci kontrol altında tuttuğunu gösterebilmekle ilgili. Bir denetçi hattaki talimatın revizyon numarasına bakar ve sistemdeki güncel revizyonla karşılaştırır. Uyuşmuyorsa bu bir doküman bulgusu gibi görünür ama gerçekte üretim kontrolü bulgusudur; hat, geçerli olmayan bir talimatla çalışıyordur. Bu kontrolü ayda bir kez kendi ekibinize yaptırın, denetçiye bırakmayın.
İkinci kayıt grubu değişikliklerle ilgilidir. Tezgâh ayarı, kalıp, malzeme tedarikçisi ya da vardiya düzeni değiştiğinde bunun kaydı tutulmalı ve kalite bilgilendirilmelidir. Otomotivde ürünü veya süreci etkileyen değişikliklerin kontrol altında yürütülmesi ve bazı durumlarda müşteri onayı alınması beklenir. Sessizce yapılan bir tedarikçi değişikliğinin bedelini ödemiş çok fabrika gördüm; kaydı tutulmadığı için sorun çıktığında sebep de bulunamadı.
Ortak göstergeler ve QMS'te paylaşım
Bazı göstergeler tek bir bölüme ait olamaz; ikisinin ortak sonucudur. Bu durumda gösterge paylaşılır ama sahibi yine tek olur. Aşağıdaki tablo ortak göstergelerde sahiplik ve katkı ayrımını gösteriyor.
| Gösterge | Sahibi | Katkı veren | Görüşme sıklığı |
|---|---|---|---|
| Hurda oranı | Üretim müdürü | Kalite (ölçüm ve analiz) | Günlük |
| Yeniden işleme saati | Üretim müdürü | Kalite (kurallar) | Haftalık |
| Müşteri şikâyet adedi | Kalite müdürü | Üretim (faaliyet uygulama) | Aylık |
| İlk seferde doğru üretim oranı | Üretim müdürü | Kalite (veri) | Günlük |
| Kontrol planı uyumu | Kalite müdürü | Üretim (uygulama) | Aylık |
| Bloke stok tutarı | Kalite müdürü | Üretim (karar hızı) | Haftalık |
Sistem üzerinden çalışıldığında bu tablo bir slayt olmaktan çıkar. Uygunsuz ürün kaydı hangi hattan açıldığını taşır, hurda sebep kodu ile birlikte kaydedilir ve iki müdür de aynı ekranı açar. PaKalite'de üretim ve kalite kayıtları aynı veritabanında durduğu için "bu sayı nereden geldi" tartışması yaşanmaz; kayıt açılır, kaynağı görünür. Aynı sonucu ortak bir tabloyla da alırsınız, yeter ki iki bölüm de aynı dosyaya baksın.
İş bölümünü yazılı hâle getirmek
Bu konuyu çözmenin yolu uzun bir prosedür yazmak değil. Yukarıdaki iki tabloyu bir sayfaya alın, iki müdürün ve genel müdürün imzasını koyun ve süreç dokümanlarının ekine ekleyin. Yılda bir gözden geçirin. Böyle bir sayfası olan fabrikalarda aylık toplantı sorumluluk tartışmasıyla değil, faaliyetle geçiyor.
Son bir uyarı: bu sayfayı kalite birimi tek başına yazarsa işe yaramaz. Üretim tarafı yazım sürecinin içinde olmalı, hatta tabloyu birlikte doldurmalısınız. Üretim müdürü kalite sorumluluğu başlığını sahiplenmediği sürece, kâğıt üzerinde ne yazarsa yazsın uygulama değişmez. Sistemin bütününü nasıl kurgulayacağınıza kalite yönetim sistemi sayfamızdan bakabilirsiniz.
Üretim müdürüyle görüşürken kalite sorusu sormam; süreç sorusu sorarım. Hedefiniz ne, son üç ayda ne oldu, sapmada ne yaptınız? Cevaplar kendi ağzından gelirse kalite sorumluluğunun gerçekten paylaşıldığını anlarım. "O rakamı kalite tutuyor, onlara sorun" cevabı geliyorsa, süreç sahipliği kâğıt üzerindedir ve o fabrikada kalite hedefleri üretim kararlarını etkilemiyordur.
Nereden başlanır?
Bir sonraki aylık toplantıdan önce şu üç soruyu yazılı olarak cevaplayın: hurda göstergesinin sahibi kim, uygunsuz partiyi kim serbest bırakıyor, müşteri şikâyeti faaliyetlerini kim uyguluyor. Üçünün de cevabı bir isim olsun, bir bölüm değil. Cevaplar netleştiğinde üretim müdürü kalite sorumluluğu tartışması kendiliğinden kapanır ve toplantı gösterge konuşmaya başlar. Rol ayrımının kalite tarafındaki devamını kalite kontrolcü ile kalite mühendisi farkı yazımızda ele aldık.