Ayrılan kalite müdürünün son iş günü. Size teslim edilen tek şey bir dizüstü bilgisayar ve "gerisi sistemde" cümlesi. Cuma akşamı herkes gidiyor, pazartesi sabahı denetim takvimi, açık bulgular ve müşteri şartnameleri sizin sorumluluğunuzda olacak. İmza atmadan önce sistemde tam olarak ne olduğunu görmek gerekiyor. Bu yazıda kullandığım kalite müdürü devir teslim listesi, otomotiv ve imalat tarafında yaptığım devir tesliminden çıkan on beş maddeyi topluyor; hepsi bir öğleden sonrada kontrol edilebilir.
Devir teslimin amacı sorumluluğu tarihlendirmektir
Devir teslim tutanağı yazmanın hukuki bir zorunluluğu yok. Ama pratik bir işlevi var: göreve başladığınız gün sistemin hangi durumda olduğunu tarih atarak sabitler. Altı ay sonra çıkan ve aslında sizden önceye ait olan bir açık, tutanak varsa tartışma konusu olmaz. Tutanak yoksa her açık uç yeni gelenin sırtına biner. Bu yüzden kalite müdürü devir teslim listesi bir görev devri kontrol listesinden ibaret değil; onu kendinizi koruma belgesi olarak düşünün.
Devreden kişiyle konuşma imkânınız yoksa tutanağı tek taraflı yazın. "Şu tarihte devralınan sistemde açık DÖF sayısı 23, en eski kayıt 14 aylık, süresi geçmiş cihaz sayısı 6" gibi. Yöneticinize imzalatın. İmzalanmış o tek sayfa, ilerideki pek çok tartışmayı baştan bitirir.
Birinciden beşinciye: belge, denetim ve bulgu
İlk beş kayıt sistemin dışa dönük yüzüdür. Belge sertifikalarının geçerlilik tarihleri, bir sonraki gözetim denetiminin tarihi, son iki dış denetimin raporları ve bu raporlardan çıkan bulguların kapanma durumu, belgelendirme kuruluşuyla yapılan yazışmaların dosyası, ve kapsam tanımı. Bu beşi görmeden imza atmayın.
Bulgu kapanışlarına ayrıca bakın. Kapanmış görünen bir bulgunun etkinlik doğrulaması yapılmamış olabilir; bu durumda bulgu belgelendirme kuruluşunda kapalı, sistemde ise yarımdır. Bir sonraki denetim geldiğinde tekrar eden bulgu olarak karşınıza çıkar ve o zaman sizin sorununuzdur. Kapanmış bulgulardan rastgele üç tanesini seçip kanıtlarını açın; üçü de tamsa gerisine güvenebilirsiniz.
Altıncıdan onuncuya: operasyonel açık uçlar
İkinci grup, günlük işin biriktirdiği açıklar. Açık DÖF listesini yaşına göre sıralayın; sayı değil yaş önemlidir. Otuz kaydın hepsi bu ay açılmışsa sistem çalışıyor demektir; beş kaydın üçü bir yılı geçmişse kapatma disiplini yoktur. Müşteri kaynaklı kayıtları ayrı süzün, çünkü bunların gecikmesi doğrudan skor kartına yansır.
Ardından kalibrasyon planı gelir. Süresi geçmiş cihazları listeleyin ve hangi ölçümlerde kullanıldıklarını sorun. Üçüncüsü karantina ve uygun olmayan ürün kayıtları: sahada bekleyen bloke stok var mı, karar verilmemiş parti var mı? Dördüncüsü açık müşteri şikâyetleri ve verilmemiş cevaplar. Beşincisi de sapma izinleri; süresi ya da adedi dolmak üzere olan bir sapma izni varsa bu bir haftada acil işe dönüşür.
Devir teslim günü ambara ve karantina alanına birlikte gidin. Rafta bekleyen etiketli parçaların kaç tanesinin kararı verilmiş, kaç tanesi aylardır orada duruyor bakın. Devraldığım bir karantina alanında sekiz ay önce bloke edilmiş, kararı hiç yazılmamış üç kasa parça çıktı; kayıtta "değerlendiriliyor" yazıyordu. Bu tür şeyler ekranda değil, rafta görünüyor. Yarım saat sürer ve devir tesliminizin en değerli yarım saati olur.
On birinciden on beşinciye: müşteri, tedarikçi ve yetki
Üçüncü grup en çok atlananı içeriyor: müşteri özel şartları dosyası. Otomotivde her müşterinin kendi şartnameleri var ve bunlar portallarda sessizce güncelleniyor. Devralırken her müşteri için hangi sürümün geçerli olduğunu ve son ne zaman kontrol edildiğini yazılı isteyin. On ikinci madde portal hesapları: kullanıcı adları, hangi bildirimlerin kime düştüğü, ayrılan kişinin hesabının ne olacağı.
On üçüncü madde tedarikçi tarafı: onaylı liste, açık tedarikçi uygunsuzlukları, planlanmış ama yapılmamış tedarikçi denetimleri. On dördüncü madde devam eden yeni ürün projeleri ve bunların onay durumu; hangi parçanın onayı alınmış, hangisi bekliyor. On beşinci madde ise sistem yetkileri: ayrılan müdürün yönetici hesabı kapatılmalı, yenisine eşdeğer yetki tanımlanmalı ve bu işlem tarihiyle kaydedilmelidir.
Son grupta bir madde daha var ama listeye koymadım, çünkü kayıt değil: fiziksel varlıklar. Ölçüm cihazları, mastar ve kalibrasyon setleri, numune parçalar, arşiv anahtarları ve varsa müşteri mülkiyetindeki kalıp ve fikstürler. Bunların sayımını devir teslim günü yapmak zor olabilir; en azından listesini isteyin ve ilk ay içinde sayın. Müşteri mülkiyetindeki ekipmanın durumu her denetimde soruluyor ve kaybolan bir mastarın hesabını devralan kişi veriyor.
On beş kaydın kontrol tablosu
Aşağıdaki tabloyu çıktı alıp yanınıza alın. Üçüncü sütun, o kaydı hangi ekrandan ya da hangi dosyadan alacağınızı, dördüncü sütun ise alarm eşiğini gösteriyor.
| # | Kayıt | Nereden bakılır | Alarm işareti |
|---|---|---|---|
| 1 | Belge sertifikaları ve geçerlilik | Belge dosyası | 6 aydan yakın bitiş |
| 2 | Denetim takvimi | Belgelendirme yazışması | 3 ay içinde gözetim |
| 3 | Son iki denetim raporu | Denetim modülü | Tekrar eden bulgu |
| 4 | Açık dış denetim bulguları | Bulgu listesi | Etkinlik doğrulaması yok |
| 5 | Kapsam ve belge kapsam metni | Kalite el kitabı | Fiili üretimle uyumsuz |
| 6 | Açık DÖF listesi | DÖF modülü | 6 aydan eski kayıt |
| 7 | Süresi geçmiş ölçüm cihazları | Kalibrasyon planı | Bir cihaz bile |
| 8 | Karantina ve bloke stok | Uygunsuz ürün kayıtları | Kararı verilmemiş parti |
| 9 | Açık müşteri şikâyetleri | Şikâyet modülü | Cevap süresi geçmiş |
| 10 | Sapma izinleri | Sapma kayıtları | Süresi/adedi dolmak üzere |
| 11 | Müşteri özel şartlar dosyası | Doküman modülü | 1 yıldır kontrol edilmemiş |
| 12 | Müşteri portalı hesapları | Portal listesi | Ayrılan kişide kalmış |
| 13 | Onaylı tedarikçi listesi | Tedarikçi modülü | Güncelleme tarihi eski |
| 14 | Devam eden parça onay dosyaları | Proje takibi | Termini geçmiş onay |
| 15 | Sistem yetkileri | Kullanıcı yönetimi | Açık kalmış hesap |
On beş maddeyi tek tek gezmek dört beş saat sürüyor. Kayıtların tek bir sistemde durduğu firmalarda bu süre iki saate iniyor; dağınık dosya sunucusunda çalışan firmalarda iki güne çıkabiliyor. Süre uzuyorsa bu da devraldığınız sistem hakkında bir bilgidir.
Listeyi gezerken bir de erişim testi yapın. Her maddenin kaydını kendi hesabınızla açmayı deneyin. Açamadığınız her ekran, henüz tamamlanmamış bir yetki devrini gösterir ve bunu ilk gün fark etmek, denetim haftasında fark etmekten çok daha ucuz. Aynı testi müşteri portalları için de yapın; şifresi ayrılan kişide kalmış bir portal, aylarca okunmamış bildirim biriktiriyor.
Tutanağı nasıl yazarsınız?
Devir teslim tutanağı iki sayfayı geçmesin. Üstte tarih, devreden ve devralan adı. Ortada on beş maddenin her biri için tek satırlık durum: rakam, tarih ya da "kayıt bulunamadı". Altta iki imza ve varsa yöneticinin imzası. Süslemeye gerek yok; önemli olan sayıların yazılı olması.
"Kayıt bulunamadı" yazmaktan çekinmeyin. Bu ifade kimseyi suçlamaz, sadece durumu tespit eder. Devralınan sistemde müşteri özel şartlar dosyası yoksa bunu tutanağa yazmak, altı ay sonra o eksiklikten doğacak bir bulgunun kime ait olduğunu belirsizlikten çıkarır. Aynı şekilde eksik bulduğunuz her kalem, ilk 90 günlük planınızın ilk maddeleri olur; ilk 90 gün yazımızda bu geçişin hafta hafta nasıl yürütüldüğünü anlattık.
Tabloyu doldururken bir sütun daha ekleyebilirsiniz: bu kaydın sorumlusu kim? Bu işin en sinsi tarafı, kayıtların değil sahiplerinin kaybolması. Ayrılan müdür birkaç işi kendi üzerine almış olabilir ve o işler sistemde başka kimseye bağlı görünmez. Her maddenin yanına bir isim yazdığınızda, sahipsiz kalan kalemler kendiliğinden ortaya çıkıyor. Genelde iki üç madde sahipsiz çıkıyor ve bunlar ilk haftanın işi oluyor.
Kayıtlarda görünmeyen bilgi
On beş maddelik kalite müdürü devir teslim listesi sistemde duran her şeyi kapsıyor. Ama bir kalite müdürünün kafasında, hiçbir kayda geçmemiş bir bilgi katmanı daha var ve devrederken en çok kaybedilen o. Hangi müşterinin kalite mühendisi hangi konuda hassas, hangi tedarikçi termin verdiğinde iki gün eklemek gerekiyor, hangi tezgâh yaz aylarında farklı davranıyor, hangi ustabaşı kayıt tutmayı sevmiyor.
Bu bilgiyi tutanağa yazmak zor, ama bir sayfaya not düşmek mümkün. Devreden kişiyle oturma şansınız varsa üç soru sorun: bu firmada en çok hangi konu sorun çıkarıyor, geçen yıl seni en çok ne zorladı, senin yerinde olsam ilk neye bakardım? Yarım saatte alacağınız cevaplar, on beş maddelik listenin üzerine bir kat daha ekliyor.
Görüşme mümkün değilse aynı bilgiyi kalite mühendislerinden ve ustabaşılardan toplayabilirsiniz. Onlar da aynı sistemin içinde yaşıyor ve genellikle daha açık konuşuyorlar. Tek fark, sizin bu bilgiyi doğrulamanız gerekmesi; anlatılan her şeyi bir kayıtla teyit edin.
İlk hafta yapılacak üç doğrulama
Devraldıktan sonraki ilk hafta, listedeki bilgilerin doğruluğunu örneklemeyle test edin. Birinci doğrulama: kapanmış üç DÖF kaydını açın ve etkinlik doğrulama kanıtlarına bakın. Kanıt bir ekran görüntüsü, bir ölçüm sonucu ya da bir denetim notu olmalı; "aksiyon tamamlandı" cümlesi kanıt değildir.
İkinci doğrulama: sistemde yürürlükte görünen üç dokümanı seçip sahadaki nüshasıyla karşılaştırın. Revizyon numaraları tutuyor mu? Bu üç kontrol, doküman sisteminin gerçekten işleyip işlemediğini bir haftalık incelemeden daha net gösteriyor. Üçüncü doğrulama: kalibrasyon planından üç cihaz seçip etiketlerini yerinde kontrol edin. Plan ile etiket tarihleri uyuşuyor mu?
Bu dokuz kontrol yarım gün sürüyor ve devraldığınız sistemin sağlığı hakkında gerçekçi bir fikir veriyor. Dokuzunda da sorun çıkmazsa kalite müdürü devir teslim listesi üzerinden yazdığınız tutanağa güvenebilirsiniz. Birden fazla noktada tutmazsa, listedeki rakamların da gözden geçirilmesi gerekir; çünkü kayıtla gerçek arasındaki fark bir yerde varsa genelde başka yerlerde de vardır.
Bir de takvim doğrulaması yapın. Önümüzdeki altı ayda hangi denetimler, hangi belge yenilemeleri ve hangi müşteri ziyaretleri var? Bunları kendi takviminize işleyin. Göreve başlarken yapılabilecek en pahalı hata, üç hafta sonra gelecek bir gözetim denetiminden habersiz olmak; hazırlık için kalan süreyi öğrendiğinizde geç olur.
Devreden taraf ne yapmalı?
Bu yazıyı ayrılan taraf olarak okuyorsanız birkaç şey söylemek isterim. Devrettiğiniz sistem, sizin on beş madde boyunca savunacağınız iş değil; bıraktığınız iz. Yarım kalan işleri gizlemek kısa vadede rahatlatır, ama sektör küçüktür ve bu tür şeyler duyulur. Açık uçları listeleyip devreden kişi olarak kendiniz yazmak, mesleki olarak en doğru davranıştır.
Pratik bir öneri: ayrılma kararınız netleştiği gün bir devir dosyası açın ve her hafta içine bir şey ekleyin. Son gün toplanan bilgi eksik olur; altı hafta boyunca biriktirilen dosya tam olur. Devretme süresi bir günse yalnızca kritik olanı yazın: hangi müşteri hangi konuda hassas, hangi denetim ne zaman, hangi tedarikçide sorun var.
Son bir not. Devir teslimin kolay ya da zor olması, büyük ölçüde kayıtların nerede durduğuna bağlı. Her şeyin tek sistemde tutulduğu firmalarda devralan kişi ilk gün ekranlardan on beş maddenin çoğuna ulaşıyor; kişisel klasörlerde biriken firmalarda ise bilgi ayrılan kişiyle birlikte gidiyor. Her şeyin PaKalite gibi tek veritabanında tutulduğu kurulumlarda yetki devri de tek ekrandan yapılıyor. Asıl belirleyici olan yine de alışkanlık: bilgi kişide değil sistemde duruyorsa devir teslim zaten yapılmış olur.