Kalite Mühendisinin Günlük İş Akışı: QMS'te Bir Gün

Saat 08:10. Vardiya raporunda gece çıkan üç hurda parçanın fotoğrafı var; kaynak bölgesinde çatlak görünüyor. Aynı anda müşteri temsilcisi telefonda bekliyor, dün sevk edilen partiyle ilgili bir soru soracak. Masada iki gün önce açılmış, kök nedeni hâlâ yazılmamış bir DÖF duruyor. Kalite mühendisi günlük iş akışı tam da burada başlıyor: hangi işe önce bakacağına karar vermekle. Yanlış sıra, günün geri kalanını kovalamacaya çevirir.

Önceliklendirme kuralı: kim bekliyor?

Kalite mühendisi ne iş yapar sorusunun cevabı listede değil sırada gizli. Kullandığım kural tek soruyla işliyor: kim bekliyor? Müşteri bekliyorsa o iş birinci sıradadır. Hat bekliyorsa ikinci. Kimse beklemiyorsa üçüncü. Gece çıkan üç hurda hattı durdurmuyorsa önce telefona bakılır, ama şu şartla: aynı hata sevk edilmiş parçalarda da olabilir mi sorusu iki dakikada cevaplanır.

Bu iki dakikalık kontrol, sıralamayı tamamen değiştirebilir. Kaynak çatlağı gece vardiyasının başında başlamışsa aynı üründen sabaha kadar üretilenler de şüphelidir ve bunların bir kısmı sevk edilmiş olabilir. Bu durumda iş artık hurda incelemesi değil, potansiyel bir saha problemidir. Sıralamayı yapmadan işe başlayan mühendis öğleden sonra geri dönüp aynı parçaları yeniden aramak zorunda kalıyor.

08:30 – 10:00 Hurda incelemesi ve hızlı yanıt

Sahaya iniyorsunuz. Parçaları elinize alıyorsunuz, kırılma yüzeyine bakıyorsunuz, o vardiyanın operatörüyle ve varsa ustabaşıyla konuşuyorsunuz. Burada aranan şey suçlu değil, değişen bir şey: tel değişti mi, akım ayarı oynandı mı, farklı bir sac partisi mi girdi, fikstür sıkma torku değişti mi? Bu soruların cevabı çoğu zaman on beş dakikada bulunuyor.

Sonra kayıt açılır. Hurda kaydına parça numarası, miktar, hata tanımı, vardiya, tezgâh ve fotoğraf girilir. Kayıt sahada, işin yapıldığı anda açılmalıdır; öğleden sonra hatırlanarak girilen kayıtlar hep eksik oluyor. Eğer hata belirli bir eşiği geçtiyse hızlı yanıt toplantısına taşınır ve kök neden analizi resmi olarak başlatılır.

10:00 – 12:00 Müşteri şikâyeti ve ilk 24 saat

Telefondaki temsilci bir şikâyet bildiriyor diyelim. İlk 24 saat kök neden bulma zamanı değil, koruma zamanıdır. Sırayla: şikâyet kaydı açılır, şüpheli parçalar sahada ve stokta bloke edilir, yolda ve müşteri elinde ne kadar olduğu belirlenir, gerekirse ayıklama başlatılır ve müşteriye acil önlemler yazılı bildirilir. Kalıcı aksiyon sonraki günlerin işi.

Otomotivde bu adımların 8D raporunun ilk üç disiplinine karşılık geldiğini bilirsiniz: ekip kurulması, problemin tanımlanması ve geçici koruma önlemleri. Bu üçünü ilk gün içinde kapatabilirseniz müşteri tarafında ciddi bir güven farkı oluşuyor. Kök nedene atlamak için acele edenler ise genellikle ilk yazdıkları kök nedeni bir hafta sonra değiştirmek zorunda kalıyor.

13:00 – 15:00 Hat kontrolü ve süreç doğrulaması

Öğleden sonranın ilk bloğu sahaya ayrılmalı. Kontrol planında tanımlı ölçümlerin gerçekten yapıldığını görmek, ölçüm kayıtlarını yerinde incelemek ve süreç parametrelerinin tanımlı aralıkta olduğunu doğrulamak. Bu iş, üretim müdürünün değil kalite mühendisinin işidir ve haftada birkaç kez tekrarlanmadığında sistem sessizce kayıyor.

Buradaki en verimli kontrol şu: kontrol planından rastgele üç satır seçin ve o satırın sahada nasıl uygulandığını izleyin. Ölçüm sıklığı tutuyor mu, hangi cihazla ölçülüyor, kayıt nereye giriyor, sınır dışı çıkarsa ne yapılıyor? Üçünde de tutarsa hattınız tarif edildiği gibi çalışıyor demektir. Birinde tutmazsa muhtemelen diğer satırlarda da tutmuyordur.

Sürecin istatistiksel takibi yapılıyorsa SPC kartlarına da bu blokta bakılır. Kartın dolduruluyor olması yetmez; sınır dışı bir noktaya ne yapıldığının kaydı aranır. Boş bırakılmış tepki sütunu, denetimde en kolay bulunan açıklardan biri.

15:00 – 16:30 Kayıt kapatma ve ertesi güne hazırlık

Günün son bloğu açık kayıtlara ayrılır. Termini yaklaşan DÖF kayıtlarına bakılır, sorumlulardan durum alınır, etkinlik doğrulaması gelmiş olanlar kapatılır. Bu blok atlandığında kayıtlar birikiyor ve iki ay sonra "otuz açık DÖF" tablosu ortaya çıkıyor. Günde kırk beş dakika, ayda otuz saatlik bir birikimi önlüyor.

Aynı blokta ertesi gün için hazırlık yapılır: yarın hangi parça devreye giriyor, hangi ölçüm cihazının kalibrasyon süresi doluyor, hangi toplantıya hangi kayıtla girilecek. Toplantıya kaydı hazır olmadan girmek, kalite mühendisinin gününü bozan üç şeyden biri.

Bu bloklar arasında en çok atlanan, öğle arasından hemen önceki hızlı yanıt toplantısı. Yarım saatlik bu toplantı, sabahki bulguları üretim ve bakımla paylaşmanın en ucuz yolu; atlandığında aynı bilgi gün içinde üç ayrı kişiye tek tek anlatılıyor. Toplantıyı ayakta yapın, gündemi tek sayfada tutun ve çıkan aksiyonları toplantı biterken kaydedin. Sonradan yazılan aksiyonların yarısı kaybolur.

Günün saat saat dökümü

Aşağıdaki tablo, otomotiv tedarikçisinde çalışan bir kalite mühendisinin tipik gününü ve her işin sistemde nereye düştüğünü gösteriyor. Sektöre göre saatler kayar, blokların sırası genelde aynı kalır.

Toplam sahada geçen süre üç buçuk saat, ekran başında geçen süre üç saat civarında. Bu dengeyi koruyun. Sahadaki süre iki saatin altına düştüğünde mühendis problemleri kendi gözüyle görmeyi bırakıp raporlara güvenmeye başlıyor; kök nedenler o noktadan sonra yüzeyselleşiyor.

Bu beş blok kağıt üzerinde düzgün görünüyor, ama günün ortasında gelen bir müşteri ziyareti ya da duran bir hat her şeyi dağıtıyor. Kalite mühendisi günlük iş akışı esnek olmak zorunda; değişmeyecek tek şey, günün sonunda açık kayıtlara bakılan blok. O bloğu koruyabilen mühendisler haftayı kapalı kayıtlarla bitiriyor, koruyamayanlar ay sonunda birikmiş listeyle karşılaşıyor.

Bir başka pratik nokta da toplantı sayısı. Günde ikiden fazla toplantıya giren bir kalite mühendisi sahaya inemiyor. Hızlı yanıt toplantısı dışındaki toplantıları haftanın belirli günlerine toplayın; sabahları toplantısız bırakmak, günün en verimli iki saatini koruyor.

Haftaya yayılan işler

Her gün yapılmayan ama haftalık ritmi olan işler de var. İç denetim katılımı, katmanlı süreç denetimi turları, kalibrasyon planı kontrolü, tedarikçi giriş kalite sonuçlarının değerlendirilmesi, aylık kalite göstergelerinin hazırlanması. Bunları günlük akışın içine sıkıştırmaya çalışmak yerine haftanın belirli günlerine sabitleyin. Salı sabahı denetim, perşembe öğleden sonra göstergeler gibi.

Yeni ürün devreye alma projeleri varsa haftada yarım gün de oraya ayrılmalı. Devreye alma dosyaları biriktirilip son haftaya bırakıldığında hem eksik çıkıyor hem de günlük işi tamamen bloke ediyor. Üretim tarafıyla ortak yürüyen bu işler, kalite mühendisi iş tanımı otomotiv tarafında en çok büyüyen kalem.

Bu tablodaki en kırılgan blok öğleden sonraki saha bloğu. Sabahki acil işler uzayınca ilk feda edilen o oluyor ve hafta boyunca feda edildiğinde kimse fark etmiyor; sonuçlar bir ay sonra artan müşteri şikâyeti olarak görünüyor. Saha bloğunu takvime toplantı gibi yazın. Kendi ekibimde bu bloğu takvimde görünür yaptıktan sonra hat kontrollerinin gerçekleşme oranı belirgin şekilde düzeldi; değişen tek şey, o saatin başka bir işe açılmamasıydı.

Vardiyalı çalışmada akış nasıl değişir?

Üç vardiya çalışan bir tesiste kalite mühendisi günlük iş akışı gündüzle sınırlı kalamaz. Gece vardiyasında çıkan bir problem sabaha kadar bekletilirse hem parça birikir hem de kanıt kaybolur. Çözüm mühendisi geceye koymak değil; gece vardiyasında karar verecek kişinin yetkisini ve sınırını yazılı tanımlamak. Hangi durumda hattı durdurabilir, hangi durumda karantinaya alır, kimi arar?

Bu üç sorunun cevabı bir sayfada duruyorsa gece vardiyası da sistemin içinde kalıyor. Cevap yoksa gece kalite kontrolcüsü ya hiçbir şey yapmıyor ya da her şeyi durduruyor; ikisi de pahalı. Sabah devralan mühendisin ilk işi bu kararların kaydını okumak olmalı, raporu okumak değil. Karar kaydı yoksa vardiya raporu yalnızca bir üretim özetidir.

Gece açılan kayıtlarla ilgili bir kural daha: aynı kayıt sabah yeniden açılmamalı. Aynı hurda serisi için gece bir kayıt, sabah bir kayıt daha açıldığında aylık rakamlar şişiyor ve pareto analizi yanlış çıkıyor. Vardiya devrinde kayıt numarasının paylaşılması, bu kadar basit bir kuralın çözdüğü bir sorun.

Ayın ve yılın ritmi

Günlük akışın üstünde bir de aylık ritim var. Ay sonunda hurda ve müşteri şikâyeti verileri toplanır, pareto çıkarılır ve ilk üç hata için aksiyon durumu gözden geçirilir. Bu çalışmanın değeri, geçen ayın ilk üç hatasıyla bu ayınkinin aynı olup olmadığında. Üç ay üst üste aynı hata listenin başındaysa açılan düzeltici faaliyetler kök nedene inmiyor demektir.

Yıllık ritimde ise yönetimin gözden geçirmesine girecek veriler, kontrol planlarının periyodik gözden geçirmesi ve FMEA güncellemeleri var. Bunlar günlük akışta yer bulmaz; takvime konur ve o gün başka iş alınmaz. Kalite mühendisi günlük iş akışı içine sıkıştırılmaya çalışılan yıllık işler, her yıl aynı şekilde son haftaya kalıyor.

Kendi ritmini kuran mühendislerin ortak bir alışkanlığı var: günün sonunda beş dakika ayırıp ertesi günün ilk üç işini yazıyorlar. Sabah gelen sürprizler bu listeyi bozabilir, ama liste olmadığında gün tamamen sürprizlerin eline geçiyor. Beş dakikalık bu not, günün geri kalanını kovalamaca olmaktan çıkaran en ucuz araç.

Günü bozan üç şey

Birincisi aynı bilgiyi ikinci kez toplamak. Ölçüm bir Excel'de, hurda kaydı başka bir formda, fotoğraflar telefonda duruyorsa her soru yeniden veri toplama işine dönüşüyor. İkincisi kararı olmayan işi tekrar tekrar açmak: karantinadaki parti için karar verilmediyse o parti her gün gündeme geliyor ve her gün yarım saat yiyor. Üçüncüsü toplantıya hazırlıksız girmek.

Üçünün de ortak kökü kayıtların dağınık durması. Kayıt işin yapıldığı anda ve tek yerde oluşuyorsa gün planlandığı gibi ilerliyor. Bizde, yani PaKalite kurulumunda, hurda, şikâyet, DÖF ve ölçüm kayıtları aynı veritabanında durduğu için bir parça numarasından geriye doğru bütün zinciri görebiliyorsunuz. Şunu da söyleyeyim: tek vardiyalı ve günde birkaç kayıt üreten küçük bir atölyede bu akış kağıtla da yürür. Belirleyici olan araç değil, sıranın korunması.