Yeni kalite mühendisi ilk gün sisteme giriyor ve karşısında on altı modül duruyor. Doküman, DÖF, denetim, kalibrasyon, tedarikçi, eğitim, risk, şikâyet… Hangisinden başlayacağını soruyor. Cevap "hepsini öğren" olursa iki hafta sonra hâlâ Excel kullanıyor olacak; çünkü on altı modülün hepsini öğrenmeye çalışan kimse hiçbirini kullanamıyor. İşe yarayan bir yeni kalite mühendisi eğitim programı, modül listesini değil işin sırasını takip eder.
Modül sırası değil, iş sırası
Çoğu kurulum eğitimi menüyü soldan sağa gezerek yapılıyor. Bu, telefonu ayarlar menüsünden öğretmeye benziyor. Yeni gelen kişi ekranları görüyor ama hangi ekranın ne zaman açılacağını bilmiyor. Doğru sıra kişinin gerçekten yapacağı işlerden çıkar: ilk gün bir hurda kaydı açacak, ikinci gün bir kontrol planı okuyacak, üçüncü gün bir düzeltici faaliyete katılacak.
Bu yaklaşımın ikinci faydası ölçülebilir olması. Yeni kalite mühendisi eğitim programı bu şekilde kurulduğunda beş günün her günü için somut bir çıktı tanımlarsınız ve akşam o çıktıya bakarsınız. Kayıt açıldı mı, doküman bulundu mu, analiz tamamlandı mı? Böylece kalite mühendisi oryantasyon programı, katılım imzası toplayan bir formalite olmaktan çıkıyor.
Birinci gün: kayıt açmak
Sabah bir saat sistem tanıtımı yeterli: giriş, ana ekran, arama, bildirimler. Sonra doğrudan sahaya inilir ve gerçek bir hurda ya da uygunsuzluk kaydı birlikte açılır. Parça numarası, miktar, hata tanımı, tezgâh, vardiya, fotoğraf. Kaydı yeni gelen kişi girer, eğitmen yanında durur.
Öğleden sonra aynı işlem tek başına tekrarlanır ve iki kayıt karşılaştırılır. Hata tanımı yeterince açık mı, fotoğraf hatayı gösteriyor mu, doğru parça numarası seçilmiş mi? Birinci günün sonunda kişinin sistemde kendi açtığı iki kaydı olmalı. Bu iki kayıt, sistemin soyut bir program olmaktan çıkıp kendi işinin parçası hâline geldiği andır.
İkinci gün: doküman okumak
İkinci gün okuma günü. Kişi kendi sorumlu olacağı ürün ailesinin kontrol planını sistemden bulur, açar ve okur. Ardından o kontrol planına bağlı iş talimatlarını, ölçüm talimatlarını ve varsa müşteri şartnamesini bulur. Amaç ezberlemek değil; hangi bilginin nerede durduğunu öğrenmek.
Bu gün mutlaka bir revizyon geçmişi de açılmalı. Aynı kontrol planının bir önceki revizyonuyla farkına bakılır ve neden değiştiği sorulur. Yeni gelen kişi bu egzersizle iki şeyi birden öğrenir: dokümanların yaşayan kayıtlar olduğunu ve değişikliğin bir gerekçesi olması gerektiğini. Öğleden sonra sahaya inip tezgâhtaki nüshanın sistemdekiyle aynı revizyon olduğunu doğrular.
Eğitimi kendi bilgisayarınızdan göstermeyin. Kişi kendi hesabıyla, kendi yetkileriyle girsin. Eğitmenin hesabıyla yapılan gösterimlerde her şey açık görünür, kişi kendi başına oturduğunda ise yarısını bulamaz ve "sistem karışık" der. Bir kurulumda oryantasyon şikâyetlerinin çoğunun bu tek sebepten çıktığını gördük; eğitimi kişinin kendi hesabına taşıdıktan sonra aynı program çok daha az soru üretti.
Üçüncü gün: düzeltici faaliyet ve kök neden
Üçüncü gün sistemin kalbine giriliyor. Kapanmış bir DÖF kaydı seçilir ve baştan sona okunur: uygunsuzluk nasıl tanımlanmış, acil önlem ne olmuş, kök neden nasıl bulunmuş, aksiyonlar neler, etkinlik nasıl doğrulanmış. İyi yazılmış bir kayıt, en iyi eğitim materyalidir.
Sonra açık bir kayda gerçek katılım sağlanır. Yeni mühendis kök neden analizi toplantısına katılır ve 5 neden zincirinin bir kolunu kendisi yazar. Burada öğretilmesi gereken tek teknik nokta şu: her "neden" bir önceki cümlenin sebebini vermeli, konuyu değiştirmemeli. Yeni başlayanların en sık yaptığı hata, ikinci adımda başka bir konuya atlayıp zinciri koparmak.
Dördüncü gün: ölçüm, kalibrasyon ve denetim kayıtları
Dördüncü gün kanıt tarafına ayrılır. Sabah ölçüm kayıtları: hangi ölçüm nereye giriliyor, sınır dışı bir sonuçta ne yapılıyor, kayıt kim tarafından onaylanıyor. Ardından kalibrasyon ekranı açılır ve kişinin kullanacağı cihazların kalibrasyon durumu birlikte kontrol edilir. Bu, ilerideki en sık kontrolü ilk haftada alışkanlığa çevirir.
Öğleden sonra denetim tarafı: geçen yılın iç denetim raporlarından biri okunur, bulgu nasıl yazılmış, hangi kanıta dayandırılmış, nasıl kapatılmış görülür. Yeni mühendisin birkaç ay içinde iç denetçi olarak görevlendirilmesi muhtemel; bu okuma o güne hazırlık olur. Tedarikçi ve eğitim modülleri bu programda yok, çünkü ilk aylarda kullanılmayacak. Kullanılmayan modülün eğitimi ikinci haftaya bile kalmadan unutuluyor.
Beşinci gün: gerçek bir işi baştan sona
Beşinci gün tekrar yok, uygulama var. Kişiye gerçek bir iş verilir ve baştan sona kendisi yürütür: bir hurda kaydı açar, parçayı inceler, gerekiyorsa karantina kaydı oluşturur, düzeltici faaliyet başlatılması gerekip gerekmediğine karar verir ve kararını gerekçesiyle yazar. Eğitmen sadece izler, akşam birlikte gözden geçirir.
Bu günün amacı yetkinliği kanıtlamak değil, boşlukları görmek. Nerede takıldığını not alın; o noktalar ikinci haftanın eğitim konusudur. Beş günün sonunda kişinin sistemin tamamını bilmesi beklenmiyor, kendi günlük işini sistem üzerinde yürütebilmesi bekleniyor. Günlük işin nasıl aktığını kalite mühendisinin bir günü yazımızda saat saat anlattık.
Programın dışında bıraktığım bir konu var: standartların kendisi. Yeni mühendise ilk hafta IATF 16949 ya da ISO 9001 maddelerini anlatmayın. Sistemi kullanmayı öğrendikten sonra, ikinci ayda, kendi açtığı kayıtlar üzerinden "bu kayıt hangi şartı karşılıyor" diye ilerlemek çok daha kalıcı oluyor. Madde numaralarıyla başlayan eğitimlerden çıkanlar standardı ezberliyor ama kendi işiyle bağını kuramıyor.
Beş günlük programın tablosu
| Gün | Konu | Uygulama | Gün sonu çıktısı | Verilen yetki |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sistem tanıtımı, uygunsuzluk kaydı | Sahada iki kayıt açma | 2 kayıt numarası | Kayıt açma |
| 2 | Doküman, kontrol planı, revizyon | Saha nüshası doğrulama | 3 doküman kodu + 1 revizyon farkı | Okuma |
| 3 | DÖF ve kök neden analizi | Toplantıya katılım, 5 neden kolu | 1 analiz katkısı | Kayda katkı |
| 4 | Ölçüm, kalibrasyon, denetim kayıtları | Cihaz durumu kontrolü | Cihaz listesi + 1 denetim raporu özeti | Ölçüm girişi |
| 5 | Uçtan uca uygulama | Bir işin tamamı | 1 tamamlanmış vaka | Gözetimli tam kullanım |
| +2. hafta | Eksik noktalar | Tespit edilen boşluklar | Tekrar uygulama | Kapatma yetkisi |
Tabloyu olduğu gibi kullanmayın; kendi modül adlarınızla ve kendi ürün ailenizle uyarlayın. Değişmemesi gereken tek şey sıra: kayıt, doküman, DÖF, kanıt, uygulama. Kullandığınız sistemin ekran adları farklı olsa da bu sıra her yerde çalışıyor; modül listesine bakıp hangi ekranın hangi güne düştüğünü işaretlemek hazırlık için yeterli.
Beş gün kimin işi, kim eğitecek?
Eğitimi sistemi kuran firmaya bırakmayın. Satıcı eğitimi ürünü anlatır, sizin süreçlerinizi anlatmaz. Yeni kalite mühendisi eğitim programı, içeride bu işi yapan birinin sorumluluğunda olmalı; genelde en uygun kişi bir yıldır sistemi kullanan başka bir kalite mühendisidir. Kalite müdürü ilk günün açılışını yapar, gerisini kullanan kişi verir.
Eğitmenin günde iki saatini ayırması yeterli. Beş gün boyunca sürekli yanında durmak gerekmiyor; sabah işi tarif etmek, öğleden sonra sonucu birlikte bakmak yeterli. Kalan zamanda yeni kişi kendi başına deneyecek ve takıldığı yerleri not edecek. Bu notlar programın bir sonraki turunda düzeltilecek noktaları veriyor.
Programın bir de yazılı hâli olsun. Beş günün konularını, uygulamalarını ve beklenen çıktılarını tek sayfaya yazın ve yeni gelen kişiye ilk gün verin. İnsanlar ne öğreneceğini bildiğinde daha hızlı öğreniyor. Aynı sayfa, eğitim kaydının da eki olur ve denetimde "eğitim içeriği neydi" sorusuna doğrudan cevap verir.
Programın işe yarayıp yaramadığını ölçmenin basit bir yolu var: otuzuncu günde yeni mühendisin açtığı kayıtları açıp okuyun. Hata tanımları anlaşılır mı, kök nedenler zincir hâlinde mi yazılmış, kanıtlar eklenmiş mi? Kayıtlar zayıfsa sorun kişide değil programın üçüncü gününde; kök neden bölümü yeterince uygulamalı geçmemiş demektir. Bu kontrolü her yeni gelen kişide tekrarlayın, program üç turda kendini oturtuyor.
Sık yapılan üç hata
Birincisi, eğitimi toplu yapmak. Beş yeni kişiyi aynı odaya toplayıp projeksiyondan sistem göstermek ucuz görünüyor ama işe yaramıyor; kimse kendi hesabıyla dokunmadığı için hiçbiri ertesi gün kullanamıyor. İkincisi, sistemin tamamını göstermek. On altı modülün turu yapıldığında yeni kişi hangisinin kendi işi olduğunu ayırt edemiyor ve hepsini unutuyor.
Üçüncüsü, eğitimi işe başladıktan bir ay sonra vermek. İlk ay kağıtla ve Excel'le çalışmaya başlayan biri, bir ay sonra sisteme geçmekte zorlanıyor; çünkü kendi düzenini kurmuş oluyor. Yeni kalite mühendisi eğitim programı işe giriş haftasında verilmeli, en geç ikinci hafta. Geciken her hafta, sonradan kırılması gereken bir alışkanlık üretiyor.
Bir de ölçme tarafında yaygın bir eksik var: eğitim sonrası hiç geri bildirim toplanmaması. Beşinci günün sonunda on dakikalık bir konuşma yapın ve tek soru sorun: hangi kısımda kayboldun? Alacağınız cevap genelde programın en zayıf halkasını gösteriyor. Bizde bu soru sayesinde ikinci günün doküman bölümünü ikiye böldük; tek oturumda anlatılan revizyon mantığı kimsede oturmuyordu.
Yetkileri kademeli açın
İlk gün kayıt açma ve kendi kaydını düzenleme yetkisi verilir. İkinci gün doküman okuma açılır. Onaylama, kapatma ve doküman yayınlama yetkileri ilk hafta verilmez. Bunlar ikinci haftada, gözetim altında açılır. Kademeli yetkilendirme kişiyi de korur: yanlış kapatılan bir kayıt geri açılabilir, yanlış yayınlanan bir doküman ise sahaya gider ve toplanması gerekir.
Bir kural daha: yeni gelen kişiye başkasının hesabını kullandırmayın. "Şimdilik benim hesabımla gir" cümlesi, denetim izini kirletir ve altı ay sonra bir kaydın kim tarafından girildiği sorulduğunda cevapsız kalırsınız. Hesap açma işi bir günde yapılamıyorsa eğitimi bir gün erteleyin.
İkinci hafta programını da baştan planlayın. Beşinci günün sonunda çıkan boşluk listesi, ikinci haftanın gündemidir; bunun için ayrı bir hazırlık gerekmez. İkinci haftanın sonunda kapatma ve onay yetkileri açılır, üçüncü haftada kişi kendi ürün ailesinin sorumluluğunu devralır. Bu üç haftalık kademe, sahada gördüğüm en sağlıklı devir hızı.
Deneyimli bir mühendis işe alındıysa program kısalır ama kaldırılmaz. Başka bir firmada on yıl kalite yapmış biri bile sizin kodlama düzeninizi, iş akışlarınızı ve yetki yapınızı bilmiyor. Onun için üç günlük bir sürüm yeterli; ama ilk günün kayıt açma uygulaması yine yapılmalı. Sistemi bildiğini varsayıp atlanan ilk gün, sonradan yanlış açılmış kayıtlar olarak geri geliyor.
Eğitim kaydını çıktıyla tutun
Eğitim kaydına katılım imzası değil, üretilen çıktıları yazın: açılan kayıt numaraları, okunan doküman kodları, katkı verilen analiz numarası. Bu yaklaşım eğitim etkinliğini ayrı bir sınavla ölçme ihtiyacını ortadan kaldırıyor; kişinin ürettiği kayıtlar kanıt oluyor. Denetimde eğitim etkinliği sorulduğunda da doğrudan cevap veriyorsunuz.
Kalite yazılımı öğrenme süresi konusunda gerçekçi olalım. Beş gün, günlük işi yürütecek seviyeyi verir. Denetim planlama, tedarikçi değerlendirme, risk kayıtları gibi başlıklar ihtiyaç doğdukça, birer saatlik oturumlarla eklenir. Hepsini ilk haftaya sıkıştırmaya çalışmak, hiçbirini öğretmemekle aynı sonucu veriyor. PaKalite'de kurulum sonrası önerdiğimiz sıra da bu; ilk hafta beş ekran, gerisi ihtiyaç geldikçe.